Kljub temu se moramo včasih spoznati. In da, obstajajo nekateri odlični nasveti strokovnjakov o upravljanju časa, kontroli dnevnega reda in pravilih reda.
Poudarek na tem mestu je nekoliko drugačen, saj ponuja nekaj preizkušenih in resničnih navodil, ki bodo upraviteljem pomagali spremeniti pet skupnih tipov srečanj v neboleče in produktivne dogodke.
Pet skupnih rešitev
1. Odpravite smrt s posodobitvami "okrog tabele" . Ta sestanek poznaš. Cram osemnajst ljudi v sobi in nato od vsakega posameznika zahteva, da posreduje posodobitev, ki običajno zveni kot poskus, da bi upravičili njihov obstoj, in ustvariti primer za njihovo hrambo v veliki dvorani slave. Direktorji in višji vodje so znani po vodenju teh srečanj, naivno verjamejo, da je to odličen način za vsakogar, da sliši, kaj se dogaja v podjetju. V resnici se ljudje večinoma premikajo in se osredotočajo na načrtovanje lastne posodobitve, ki jo nihče ne bo poslušal.
Namesto tega: vsekakor se sestanite s svojimi vrstniki, člani skupine ali ključnimi kolegi, vendar ne podlegate pristopu "okrog mize". Ponudite informacije na osnovi izjeme.
Podajte pomembne novice, vključno s finančnimi rezultati, velikimi zmagami strank ali posodobitvami na pobudo organizacije. Prav tako razširite ponudbo za posameznike, da zberejo pomembna vprašanja. Če se je zgodilo nekaj zanimivega in ni splošno znano, bi ga moral nekdo dati v skupno rabo. Če ena skupina potrebuje pomoč iz druge skupine, podajte zahtevo.
V nasprotnem primeru ne prisilite vse udeležence, da si delijo.
2. Statusni sestanki na splošno. To so lahko brutalni časovni ubijalci, še posebej, če se zaklenejo kot ponavljajoči se dogodki in se slabo upravljajo.
Namesto tega : Nikoli ne pokličite srečanja za nekaj, kar lahko pogledate. Izkoristite tehnološka orodja dneva, da zagotovite, da vaše delovne ekipe ohranijo aktualno in vidno posodobitev stanja, kjer jo lahko vsi vidijo s klikom miške. Če se morate srečati, skrajšajte načrtovani čas srečanja na polovico, ali uporabite agile pristope in vodite kratke "stojne" seje. Bodite drakonski glede odmikov in motenj, ki podaljšujejo te seje. Osredotočite se na stanje v skupni rabi in od ljudi zahtevajte, da se spopadejo z vprašanji izven tega foruma.
3. Nestrukturirani sestanki za brainstorming. Večina sestankov za brainstorming je tako slabo olajšana, da na koncu zavračamo ideje, podpiramo idejo šefa ali ustvarjajo odlične sezname kul stvari na post-it, ki jih nikoli več ne slišimo in ne vidimo več.
Namesto tega: dela za opredelitev teme brainstorming in jo delite z povabljenci pred sejo. Zberite svoje prispevke in jih konsolidirajte, objavite ali delite, ne da bi pripisovali ideje. Uporabite živo sejo, da skočite in gradite na predloženih idejah in dodate na seznam.
Upiraj se, da ocenite ideje v tej seji. Vključite druge tehnike, ki zmanjšujejo pritisk na socializacijo, kot je pisanje možganov. Predvsem pa konsolidirajte ideje in ustvarite postopek za njihovo vrednotenje ter jih arhivirate za enostavno sklicevanje na skupine v prihodnjih sejah in situacijah.
4. Operativni pregledi, zaradi katerih je inkvizicija videti slepa. Če ste se kdaj srečali s sejo, kjer se vodja srečanja, ki je običajno izvršni direktor, osredotoča na bodisi eno borno funkcijo bodisi poiskava šibko točko pri predstavitvi vsakogar in nato nemočno rešuje glasnike, saj veš, kako destruktiven je ta format. Ne nadaljujte tega procesa.
Namesto tega: naj globalni funkcionalni potopi in proktološki izpite zasebno in se osredotočijo na delitev ključnih kazalnikov delovanja, težav in priložnosti.
Sestanek skupine ni čas ali mesto, na katerem je treba razviti slabo delujočo območje ali posameznika. Nastavite sestanek za spremljanje na kraju samem, vendar ne izpostavljate vsem ostalim pri vašem vidnem navzkrižnem preverjanju glede tega vprašanja. Ne izravnajte odgovornosti za izboljšave, ampak odpravite krutost in kaj pomeni, da je javni posnetek iz vašega repertoarja vodenja sestankov.
5. Sestanki, ki postavljajo vprašanja, ki zahtevajo spontane odločitve. Sejna soba je čudno ali ironično ena izmed najslabših krajev za hitre odločitve . Prvič vnesite težavo in pokličite na odločitev, da boste na mestu postavili ljudi in vas bodo zamerili, ker ste uporabili ta pristop.
Namesto tega: Delajte nenehno pred skupinskimi sestanki, da vključite ključne zainteresirane strani o vprašanjih in možnostih. Navedite svoje prispevke, ponudite svoje perspektive in delajte za posredovanje skupnih interesov. Uporabite forum za srečanja, da preverite interese zainteresiranih strani in ugotovite njihova priporočila. Čeprav še vedno ne morete dobiti takojšnje odločitve brez drugega ali drugega koraka, boste okrepili delovna razmerja s svojim predhodnim delovnim časom.
Bottom-Line za zdaj:
Smo komunalna bitja po naravi in celo z različnimi tehnološkimi orodji, ki nam omogočajo povezavo, ne da bi bili na istem mestu, včasih pa le pomagajo biti osebni. Ta čas pametno uporabite in pokažite svoje spoštovanje udeležencem s sestanki, ki zmanjšujejo časovne naložbe in povečajo kakovostno izmenjavo informacij v nevarne okolju.