Ključ za upravljanje sestankov - Stojalo PAT
Nekateri menedžerji zaposlujejo PAT
pristop k sestankom, ki zahtevajo P urpose, A ročnost in T imeframe. Oborožitev udeležencev s temi ključnimi točkami konteksta pred sejo zagotavlja, da se ljudje pokažejo pripravljeni sodelovati in podpirati splošni namen srečanja. Jasen okvir PAT pomaga zagotoviti produktivno sejo.
Namen sestanka bi moral biti v največ 1 ali 2 stavki. "Ta sestanek je namenjen načrtovanju nove marketinške akcije" ali "ta sestanek bo pregled ladijskega novega pravilnika za ravnanje z vračili." Namen pomaga zagotoviti, da vsi vedo, zakaj so tam, kaj je treba storiti, in kako voditi napredek in se potegovati za zaključek.
Nastavite dnevni red. Navedite elemente, ki jih želite pregledati / razpravljati / pregledati. Želim določiti časovno omejitev za vsako postavko dnevnega reda (glej spodaj) in določiti osebo, ki je odgovorna za moderiranje razprave. Nastavite časovni okvir; vsaj nastavite začetni in končni čas.
Priporočam tudi določitev trajanja za vsako postavko dnevnega reda. Ti se morajo ujemati s celotnim časom sestanka.
Začnite sestanke na čas
Če delate v eni od tistih kultur, v katerih se ljudje obrnejo na sestanke vse do pet ali deset minut po načrtovanem času začetka, je čas, da začnete nov trend.
Eno podjetje spodbuja svoje vodje, da zapirajo vrata ob načrtovanem času začetka, pozno pa tudi tisti, ki se ne udeležijo. Čeprav je to morda bolj drakonsko, kot vam je všeč ukrepanje, ne bi smeli imeti pomislekov o tem, da se srečanje uredi, da preverite namen in potrdite pričakovanja in čas.
Ne počakajte, da se bodo poškodovanci pojavili. Ko nekdo pride pozno, se ne vrne in si oglej, kaj je že bilo zajeto. Nadaljujte z vašimi temami srečanja. To bo nerodno za stragglerja in izboljša verjetnost, da bo prišel na čas na naslednjem sestanku.
Če se organizator / sponzor sestanka ne pojavi pravočasno, menite, da je sestanek preklican in se vrnite na delo. Pet do sedem minut čakalne dobe je razumno. Čudnosti so, organizator srečanja naletel na nepričakovano težavo in bi raje izgubil čas, ki ga čaka.
Naj bo sestanek na temo
Dobra praksa je, da nekdo dodeli vlogo, da med sestankom vodijo vse na pravi poti. Prepogosto se razprave vlečejo in nato degradirajo do vrtinčenja mnenj, idej, dejstev in čustev. Namesto tega dodelite vlogo in obveščajte vse prisotne, da bo ta posameznik vplival, če in kdaj razprava ovirajo dnevni red in določen predmet razprave.
V nekaterih podjetjih se ta vloga omenja kot "Traffic Cope", v drugih pa "Topic Keeper". Ne glede na oznako je vloga izredno koristna pri krepitvi učinkovitosti in produktivnosti vaših srečanj.
Če se pojavijo dodatne teme, ki so izven dnevnega reda, vendar so pomembne za razpravo, jih je treba jasno zajeti in dati v "parkirišče" za prihodnje razmišljanje in razpravo ali za diskretno srečanje. Lastnik sestanka si pridržuje pravico, da dovoljuje manjše razprave, če podpira celoten namen srečanja.
Hranite in razdelite beležke / minute sestanka
Nekdo, ki ni organizator srečanja, mora voditi zapisnik sestanka. Dober zapis zapisnika bo vključeval:
- Čas sestanka, datum, lokacija
- Opis namena
- Kopija dnevnega reda
- Seznam udeležencev in seznam tistih, ki se niso udeležili
- Podroben povzetek seznama sklepov, dejanj, odgovornosti in datumov za dokončanje. Mnogi uporabniki za ušesa uporabljajo agendo kot vodilo za navedbo sklepov in dejanj.
- Načrtovan nadaljnji sestanek, če je resnično potreben.
Idealno je, da se sestanke čimprej razdelijo po zaključku sestanka in v enem delovnem dnevu. Zapisnik in pojasnila služita kot pomemben opomnik udeležencem, pa tudi vir informacij za druge zainteresirane strani ali za tiste, ki so zamudili srečanje. Zapisniki so odlično orodje za vzpodbujanje ljudi in skupin, da jih opozorijo na nadaljnje ukrepe.
Bottom Line za zdaj:
Možno je, da bo srečanje imelo za posledico pozitiven izid, ki bo pomagal pri projektih in ljudeh naprej, samo ne upoštevajte tega. Nekaj skrbnosti in namerne krepitve tehnik vodenja sestankov bo izboljšalo vaše možnosti za vožnjo odličnega rezultata.
-
Posodobljeno z Art Petty