Ta članek obravnava področje znanja o upravljanju časa projektov iz priročnika za vodenje projekta znanja (vodnik PMBOK®) - peta izdaja. Obstajajo še drugi načini iskanja razporeda projektov, vendar če delate v smeri certificiranja PMP®, potem je pristop PMBOK® Guide tisti, ki ga boste spremljali, in to je dobra praksa tudi za vse vodje projektov.
Procesi procesa upravljanja s projekti
Vodenje projekta v vodniku PMBOK® je sestavljeno iz 7 procesov. Procesi upravljanja s projekti so:
- Načrtovanje urnika
- Opredelite dejavnosti
- Zaporedne dejavnosti
- Ocenite vire dejavnosti
- Ocenite trajanje dejavnosti
- Razviti razpored
- Kontrolni razpored.
Vzemimo poglobljen pogled na vsako od teh.
Proces načrtovanja načrta načrta
Ta korak je, če vzpostavite vse pravilnike, postopke in dokumentacijo, ki so potrebni za upravljanje vašega razporeda projektov iz prvega načrta, stalno razvijanje, izvedbo in nadzor nad urnikom.
Rezultat tega načrtovanja je izdelava načrta upravljanja načrtov. Vendar v resničnem življenju verjetno ne boste imeli ločenega načrta za upravljanje svojega urnika. Veliko tega, kar delate tukaj, se bo končalo v vašem načrtu upravljanja projekta (ugotovite, kako napisati načrt upravljanja projekta tukaj ) in to je popolnoma ustrezna.
Definiraj proces aktivnosti
Ta proces identificira in dokumentira, kaj morate narediti za izdelavo končnih rezultatov projekta. Z drugimi besedami, opredeljuje projektne naloge. Uporabili boste izjavo o obsegu, ki ste jo sestavili med dejavnostmi upravljanja obsega, da boste lahko razbili delo v posamezne naloge.
Glavni rezultat tega dela je, da boste na koncu dobili definiran seznam projektnih nalog. To je koristno, saj je glavni prispevek k naslednjemu procesu.
Postopek zaporedja aktivnosti
Z uporabo seznama opravil, jih morate postaviti v pravilnem vrstnem redu. Na koncu tega procesa boste imeli pogled na odnose med projektnimi nalogami. Ta proces vam pomaga, da svoj projekt delate v pravem redu, tako da lahko učinkovito izkoristite vire projekta in jih dostavite čim hitreje.
Vodnik PMBOK® govori o izdelavi diagrama omrežja kot izhodu tega procesa, toda to je redko potrebno in zagotovo nič, kar bi morali storiti ročno. Če želite iz nekega razloga narediti diagram omrežja, uporabite programsko opremo za upravljanje projektov. Kljub temu pa bo seznam odvisnosti in potencialnih datumov začetka in konca za naloge prav tako dober in manj zamuden.
Oceniti proces aktivnih virov
Ko veste, kaj boste storili, je naslednji korak, kako ugotoviti, katera sredstva potrebujete za dosego tega cilja. Proces ocenjevanja aktivnih virov pomaga pri tem. V tem procesu boste izdelali človeške vire, opremo in zaloge, ki jih potrebujete, in količino, ki jo potrebujete za vsakega.
Oceniti proces trajanja aktivnosti
Ta korak je, če težko delo izračunavanja, kako dolgo se bo vsaka naloga zgodila. V tem procesu boste ugotovili, kako dolgo bo trajalo, da bi naredili vsako dejavnost, z uporabo virov, ki ste jih identificirali.
Ne pozabite upoštevati razpoložljivosti virov in praznikov s trajanjem dejavnosti. Samo zato, ker naloga traja samo 8 ur, ne pomeni, da se bo dopoldne končalo.
Razviti postopek razporeditve
Končno lahko zdaj pripravite načrt projekta. Z vsemi informacijami, zbranimi v zgornjih postopkih, mora biti enostavno.
Razvoj urnika je eden bolj zapletenih postopkov v vodniku PMBOK®. Obstaja 13 vhodov (vse zgoraj in plus tveganja, obseg in elementi, povezani s kontekstom projekta). Sama razporeditev je le eden od rezultatov, drugi pa (po mojem mnenju) manj pomembni.
Navsezadnje ste skozi vse to prebrali, da bi dobili urnik, ki je kritičen dokument za upravljanje uspešnosti vašega projekta.
Vaš urnik ne sme biti Ganttov diagram. Tukaj je 5 alternativ Ganttovih grafikonih, ki jih morate upoštevati.
Postopek kontrolnega razporeda
Končno, proces nadzornega načrta vam daje orodja, ki jih potrebujete za spremljanje in posodabljanje časovnega razporeda projektov, s čimer se prepričate, ali se spremembe ustrezno upravljajo in da ste nadzorovani časi vašega projekta.
Priprava razporeda projekta in sledenje sledi sta velika dela, vendar je vredno vedeti, da imate načrt, za katerega ste lahko prepričani.