Učinkovite supervizorje in menedžerji si težko prizadevajo, da bi razvili svoje sposobnosti pri zagotavljanju navodil svojim članom ekipe. Ta objava ponuja smernice za učinkovito usmerjanje in prenos pooblastil v nadzornem okolju.
7 Pozitivne komunikacijske prakse za ponudbo nalog
- Vedno navedite kontekst za opravilo naloge. Ljudje opravljajo svoje najboljše delo, ko razumejo pomembnost naloge za večjo operacijo. Ko si vzamete čas, da razložite poslovni pomen naloge, ki jo zahtevate za dokončanje, poučujete in spoštujete posameznika, ki ste ga zaprosili za dokončanje dela.
- Bodite specifični, v katerem je opisano, kdaj je treba opraviti nalogo in deliti kakršne koli standarde kakovosti.
- Spoštljivo nasproti izdajanju krmnega ukaza. Izberite spoštljiv ton glasu, vljudne besede in oddajte sporočilo z ustrezno količino. Kontrast: "Hej, moraš iti tovornjak raztovoriti," je odgovoril s krvnim tonom, da: "John, pošiljka na tovornjaku je potrebna na proizvodni liniji. Prosim, pomagajte in raztovorite tovornjak pred poldnevom." Ni dvoma, da bi bil ta pristop zaznan kot pozitiven, prvi pa negativen.
- Ponudi osebi, ki je naprošena, da opravi nalogo, da zahteva pojasnila. Ta korak pomaga krepiti komunikacijo med zaposlenim in nadzornikom ter izboljša verjetnost uspešnega izida. Zaposleni ima možnost potrditi, da resnično razume, kaj se od njih zahteva.
- Upreti se potrebam, da nadzorujete ali mikro upravljate dokončanje zahtevane naloge. Del učenja za učinkovito usmerjanje je učenje zaupati posameznikom, ki jih prosi za pomoč.
- Ponudite ustrezno zahvalo in pozitivne povratne informacije za pravilno opravljena dela.
- Ponudite jasne, vedenjske in usmerjene povratne informacije za vse naloge, ki so nepravilno izpolnjeni.
Poudarite poučevanje skupaj z dajanjem navodil
En poletje sem delal kot asistent za izkušenega trgovca. Kljub temu sem se veliko naučil, ko sem ga gledal, ko mi je dal nalogo, da zaključim, s katero nisem bila seznanjena, on bi me zagledal za nekaj sekund in potem sam opravil nalogo. To mi je postalo frustrirajuće. Medtem ko je bilo zanimivo gledati njega, ko sem dobil priložnost za dokončanje naloge, sem se resnično želel naučiti, kako to storiti.
Če bi si vzel čas, da bi opravil nekaj osnovnega usposabljanja in nekaj navodil, ki sem jih prvič nekajkrat opravil, bi lahko to delo z njim preprosto dokončal do konca poletja. Njegov mikromrežni pristop ni uspel poučiti in me spodbuditi. Za njega je ustvaril več dela in zmanjšal njegovo splošno učinkovitost.
- Ocenite, ali je naloga nova ali zapletena in zasluži usposabljanje.
- Navedite navodila in nato ponudite priložnost, da posameznik opravi nalogo z vašim koristnim nadzorom.
- Ko posameznik razvije zaupanje v nalogo, jim dovolite, da dokončajo delo brez nadzora. Za preverjanje dokončanja, pravočasnosti in kakovosti preverite pozneje.
- Ponujati pozitivne povratne informacije za pravilno opravljena dela.
- Ponuditi popravljalno usposabljanje, ko se posameznik bori za dokončanje naloge pravočasno ali na pravi ravni kakovosti.
Pazite te pasti ob dajanju navodil
- Izdajanje naročil v agresivnem tonu. Čeprav lahko določene okoliščine, vključno z izrednimi razmerami ali okoliščinami v življenju in smrti, zaslužijo naročila, razen če ste v vojski, upreti tej želji.
- Odgovarjamo na: "Zakaj?" z "Ker sem to rekel." To je slab pristop za starševstvo in slabši pristop na delovnem mestu.
- Vprašanje na nejasen način.
- Vprašajte več ljudi, da izpolnijo isto nalogo.
- Če posameznik ne izpolni naloge, ne more prepoznati, kdaj je potrebna navodila.
- Ne priznava, da imajo lahko posamezniki nasprotujoče prednostne naloge in roke.
- Ne morem se zahvaliti in pozitivne povratne informacije za dobro opravljeno delo.
Posodobljeno z Art Petty