Izberite skupino in zahteve za izbiro sistema za sledenje kandidatom
Tukaj boste našli pomembna področja, ki jih je treba raziskati, vprašanja, ki jih je treba vprašati, in odgovore, ki jih je treba analizirati med postopkom ocenjevanja sistemov prosilcev za prosilce. Ti podatki bodo vodili vaše podjetje pri iskanju ustreznega sistema za sledenje prosilcem, ki bo ustrezal vašim potrebam.
Določite odločevalni sistem za sledenje prosilcem
Podjetje se mora organizirati interno, preden začne postopek ocenjevanja sistemov sledenja. Ko se pripravljate na ocenjevanje sistema sledenja prosilcev, je nujno, da se oblikujejo sodelovanje zainteresiranih strani in tem odloćencem dajo ćas, da doseżejo informirano odloćitev.
Vaša izbirna komisija mora biti pripravljena, da oceni prednosti in pomanjkljivosti vsakega prodajalca sistema sledenja prosilcev. Izbirni odbor mora vključiti te člane.
- Izbor izvršnega direktorja: to je običajno višji podpredsednik (SVP) ali podpredsednik (VP) človeških virov, ki lahko drugim članom odbora pooblasti z jasno direktivo in vizijo . Oseba mora imeti tudi možnost, da svojim dobaviteljem pojasni izbiro prodajalca glede na donosnost naložbe (ROI).
- Selection Manager: ta oseba mora imeti v celoti razumevanje postopka najema in bolečine v podjetju, da bi ustvarila ustrezno taktiko iskanja in izbire.
- Član odbora: Zagotoviti, da je glas uporabnikov predstavljen in da bo prišlo do uspešnega sprejetja izbrane rešitve.
- Sodelujoči v Odboru: To so člani iz drugih oddelkov, ki zagotavljajo dodaten prispevek k postopku izbire sistema za sledenje prosilcem. Tisti, ki imajo finančno znanje, lahko prispevajo k finančni stabilnosti prodajalcev ali primerjajo skupne stroške vsakega sistema sledenja prosilcev v zvezi s proračunom projekta. Prispevki za informacijsko tehnologijo lahko izobražujejo člane odbora o tehničnih zmožnostih sistemov za sledenje prodajalcev in jim pomagajo primerjati vsako rešitev s sedanjim sistemom.
Člani odbora bi morali biti ljudje, ki lahko prepoznajo vrednost tehnoloških orodij, optimizacijo procesov in storitve za stranke, saj se nanašajo na vašo vizijo upravljanja talentov .
Dokumentirajte svoj trenutni postopek zaposlovanja
Ko sestavite odbor za izbiro sistema za sledenje tožeče stranke, je vaša prva naloga ustvariti dokument, ki spremlja postopek zaposlovanja, vašega postopka zaposlovanja in vloge upravitelja najemanja, zaposlenega in kandidata za dokončanje najema . Nato mora vaš odbor razpravljati o tem, zakaj je vsak korak potreben in kaj bi se zgodilo, če bi ga bilo odpravljeno.
Poenostavite svoj najemni postopek in se prepričajte, da vsak korak dejansko dodaja vrednost in vam pomaga pri izdelavi kakovostnih najemov. To bo vašemu odboru omogočilo, da primerja potrebe vašega postopka zaposlovanja z zmogljivostmi vsakega sistema sledenja prosilcev. Ta ocena je odlična priložnost, da se seznanite z najboljšimi praksami pri zaposlovanju in pregledujete ter optimizirate svoj trenutni postopek zaposlovanja.
Določite zahteve za sistem za sledenje vlagatelja
Zdaj, ko ste jasno opredelili postopek zaposlovanja vašega podjetja, je vaš odbor v celoti pripravljen identificirati vaše zahteve podjetja za sistem sledenja prosilcev. Upoštevajte, da želite imeti jasen odgovor na naslednja vprašanja:
- Zakaj kupujete ta sistem za sledenje prosilcev?
- Ali je vaš trenutni postopek zaposlovanja usklajen s cilji vašega podjetja?
Upoštevanje teh vprašanj bo vašemu odboru pripomoglo k odločni priložnosti za nakup rešitev za sledenje prosilcem. Če želite, da sistem za sledenje prosilcev odločite za močno povezavo z donosnostjo naložbe, mora vaš odbor oblikovati jasna pričakovanja glede tega, kaj želite v sistemu za sledenje prosilcem.
Vaš sistem za sledenje prosilcev naj bi vzpostavil boljši odnos med zaposlenimi in menedžerji za zaposlovanje, racionaliziral vašo zahtevo za ustvarjanje in odobritev zahtev in izboljšal kakovost vaše zaposlitve. Vaš sistem za sledenje prosilcev mora poenostaviti zaposlovanje strokovnjakov za človeške vire z avtomatizacijo in ustvarjati učinkovitejši in stroškovno učinkovitejši postopek zaposlovanja. To je pravi čas za reševanje skupnih problemov HR, kot so:
- Velik obseg nadaljevanj brez učinkovitega sprejema, pregleda in upravljanja.
- Velik obseg zaposlitvenih možnosti s težavno notranjo komunikacijo.
- Nezmožnost hitrega dostopa do informacij in poročanja o vseh meritvah zaposlovanja.
- Izguba kvalificiranih prosilcev zaradi nesorazmernega shranjevanja.
- Podvajanje prizadevanj za zaposlovanje med različnimi poslovalnicami in oddelki na lokalni ravni ali v tujini.
- Prekomerni stroški IT vzdrževanja in podpore z domačo tehnologijo.
- Neučinkovito spremljanje podatkov o skladnosti z EEO-OFCCP.
- Bojijo se, da dobijo ustrezno pozornost od IT za nadgradnjo tehnologije in izboljšave.
Prav tako izkoristite to priložnost, da upoštevamo vrednost izboljšav iz novih procesov in tehnologij, kot so:
- izogibanje uporabi različnih modulov,
- izboljšanje komunikacije in
- reševanje globalnih vprašanj.
Če želite to obvladljivo obdržati, morate ugotoviti, da je nujno, da mora "odpreti" nekvalificirane prodajalce. Na primer, kot temeljni dejavnik lahko vaš odbor odloči, da boste upoštevali samo prodajalce, ki ponujajo spletno rešitev, v nasprotju z nameščenim sistemom, saj gostilna rešitev odpravi breme za vašo IT ekipo.
Določite zahteve za sistem za sledenje vlagatelja
Določitev jasnih poslovnih ciljev bo vaše prednostne naloge povezala z vašimi zahtevami. Nujno je, da vaš odbor ostane osredotočen na svoje začetne sistemske zahteve. Odbor se mora izogibati motnjam s sistemskimi elementi, ki niso v skladu s prednostnimi nalogami vašega podjetja. Ste prepoznali pomembne poslovne cilje in ključne zahteve, ki jih je treba upoštevati pri oblikovanju lastnih ciljev.
Ključne zahteve, ki jih je treba upoštevati v sistemu za sledenje prosilcem
- Učinkovitost procesa: centraliziranje postopka lahko izboljša različne naloge, vključno z zahtevami za opravljanje dela, sledenjem, upravljanjem programov napotitve in prenosa zaposlencev, vendar ne omejeno nanje.
- Omogoča kandidatom, da se hitro in enostavno prijavijo v vašo organizacijo za plačo in uro, ne da bi se lotili več strani vprašanj.
- Lahko olajša zaposlovanje v visokem obsegu in ostane stroškovno učinkovito.
- Visoko nastavljiva, razširljiva rešitev, ki se lahko prilagodi našemu edinstvenemu procesu upravljanja najemanja in je sposobna prilagoditi našim potrebam, ki se razvijajo, ko organizacija raste ali pa se naši procesi spreminjajo.
- Izboljšane možnosti poročanja: mnogim organizacijam se izpodbijajo določitev njihovih skupnih stroškov za prodajalce, pridobivanje in merjenje primerjav. Koordinacija prek enotnega vira bo omogočila natančno centralizirano poročanje.
- Omogoča zaposlovalcem, da iščejo bazo podatkov o vseh informacijah in po posebnih parametrih.
- Vključuje center za poročanje, ki uporabnikom omogoča, da vodijo ad-hoc poročila in shranjujejo merila za prihodnjo uporabo ter vodijo poročila o industrijskih standardih, vključno s stroški na najem, časovno zapolnitvijo, učinkovito uporabo virov in drugo.
Zgradite prepoznavnost blagovne znamke
- Ustvarjanje povezave med prosilcem in pozitivno zaposlitveno izkušnjo bo omogočilo prepoznavanje blagovne znamke. Močna blagovna znamka lahko ustvari zaupanje, ki bo spodbudilo promet prijaviteljev in izboljšalo svoj talentski bazen.
- Spletne strani blagovne znamke za karierno središče so lahko dostopne na spletnem mestu vašega podjetja.
- Omogoča zaposlovalcem preprosto objavljanje informacij o karieri na spletnem mestu podjetja.
- Zagotovite večjezične zmogljivosti za globalno podporo.
- Skladnost EEO / AAP.
- Sposobnost vzdrževanja natančnega merjenja takšnih informacij se bo ohranila v skladu z zveznimi predpisi in se izognila pravnim tožbam proti organizaciji. Pomagal bo tudi pri ugotavljanju kakovosti prijavitelja.
- Zmožnost zajemanja, sledenja in poročanja o prostovoljnih podatkih o EEO, pri čemer ostane v skladu s smernicami, ki jih določi EEO / OFCCP.
- Zmožnost predhodnega preverjanja kandidatov z vprašanji za izločitev, da se navedejo tisti, ki izpolnjujejo osnovne kvalifikacije za položaj.
- Izboljšana komunikacija.
- Ustvari okolje, ki učinkovito obvešča, bo združilo vse uporabnike in racionaliziralo delovanje organizacije.
- Vključuje komunikacijski center za lažjo komunikacijo med zaposlenimi, menedžerji in kandidati. Prav tako omogoča uporabnikom, da načrtujejo sestanke, dopustijo opombe in povratne informacije za intervju, pošljejo množična sporočila in samodejno odgovarjajo kandidatom po prejemu nadaljevanja.
Podpora strankam za sistem sledenja prosilcem
- Celotno sprejemanje uporabnikov je odvisno od ravni podpore strankam, ki jo ponudnik nudi med izvajanjem in po njej.
- Skupina za podporo, ki je na voljo, namenjena upravljanju podjetij in uporabnikov, ob uporabi najboljših praks v industriji.
- Najvišja stopnja podpore je brezplačno na voljo vašemu podjetju.
Ocenjevalec sistemov za sledenje vlagateljev
Priporočljivo je, da od potencialnih prodajalcev zaprosite za zahtevek za predlog (RFP), ki ga je vaš odbor odločil, da razmisli. To je vaša priložnost, da pridobite pojasnilo o vsaki temi, ki bo vašemu odboru omogočilo ugotoviti, ali lahko programska oprema za sledenje prosilcem opravi zahtevano službo. Vaš odbor bi moral razmisliti o naslednjih glavnih vprašanjih, da bi izdelal učinkovit RFP:
- Ali sistem podpira glavne skrbi vašega odbora? To je povezano s prejšnjim delom procesa ocenjevanja; morate popolnoma poznati svoj proces, preden lahko določite, katere funkcije potrebujete. Rešitve, ki lahko ponujajo funkcije, ki niso vaša glavna prednostna naloga, ne morejo motiti vašega odbora. Čeprav se morda zdijo privlačne, številne nepregledne funkcije in funkcije ne bodo ustvarile nobene vrednosti za vašo organizacijo, če jih uporabniki ne bodo sprejeli.
- Ali je prodajalec namestil sistem v drugo organizacijo podobne velikosti?
- Vaš odbor mora imeti dostop do referenc, ki vam omogočajo vpogled v vprašanja, kot so zadovoljstvo strank in spremljanje, postopek izvajanja in skrite pristojbine. Ne pozabite, da funkcije nimajo nobene vrednosti brez močnega sprejemanja uporabnikov.
- Kaj pomeni proces izvajanja? Uspešno sprejetje se začne s pravilnim izvajanjem. Želite biti prepričani, da vaš izbran prodajalec ne zapusti vaših uporabnikov brez ustreznega usposabljanja in stalne podpore. Izvajanje bi moralo biti osredotočeno na proces zaposlovanja vaše organizacije, ne pa na učenje, kako se prilagoditi njihovemu sistemu.
Nikoli ne smete imeti občutka, da bo vaš implementacijski program pustil, da se boste počutili izgubljene in ne boste mogli prepričati o zmogljivosti prodajalca. V procesu ocenjevanja mora vaš odbor imeti vtis, da bo vaše izvajanje na podlagi vaših oddelčnih prednostnih nalog in poslovnih ciljev ustvarilo trdno podlago za dolgo partnerstvo s ponudnikom sistema za sledenje prosilcem. Upoštevajte, da bo visoko uporabniško sprejetje v sistem za sledenje prosilcem ustvarilo višjo donosnost naložbe.
Več o oceni dobaviteljev sistemov za sledenje
- Kakšna je strategija vizije in rasti prodajalca? Prodajalec mora izkazati vodstvo in predvidevanje kot vodilni na trgu. Da bi predstavili celovito rešitev, mora prodajalec upoštevati vaše posebne potrebe in se pripraviti na spremembe in rast v prihodnosti.
- Ugotovite, ali ta rešitev prispeva k vašemu poslovnemu načrtu? Konec koncev bo izvršni direktor za izbor verjetno moral prikazati pričakovano donosnost naložbe, da bi se odločilen primer rešil.
Izvršni direktor izbire mora iskati prihranke pri oglaševanju kadrov, vrednosti zaposlencev pri iskalnih podjetjih in optimizaciji procesov, ki jih ponuja prodajalec. Družba bi morala prihraniti tudi pri ohranjanju zaposlenih in kakovosti kandidatov. Močno je ustvariti podroben dokument poizvedb, ki bo obsegal vse potrebne teme za oceno sistema sledenja prosilcev.
- Poleg funkcij in funkcij mora biti vaš odbor pozoren na sposobnost prodajalca, da bo služil kot dolgoročni partner vaši organizaciji. Ker vaš odbor vodi postopek ocenjevanja prodajalcev, si želite upoštevati dejavnike, kot so:
- Finančna stabilnost: Spoštujte računovodske izkaze vseh potencialnih prodajalcev, ki jih pregledujejo. Ugotovili boste, da je to odlična tema, ki vam lahko pomaga vodja finančnega odbora.
- Kakovosti strateških partnerjev: Da bi ponudili popolno rešitev, bodo nekateri prodajalci sodelovali z drugimi storitvenimi podjetji, da bi svojim strankam ponudili celovit paket storitev. Vaš odbor bi se moral zavedati vseh partnerstev, ki sodelujejo s konkurenčnimi prodajalci. Informacije lahko zagotovijo vpogled v morebitno partnerstvo med vašim podjetjem in prodajalcem.
- Možnosti zaposlovanja: Ne glede na velikost vašega podjetja morate poskrbeti, da bo prodajalec sposoben podpreti celoten življenjski cikel zaposlenih, od sledenja prosilcev, vkrcanja na potovanje, načrtovanja zaporedij do off-boardinga. To bo preprečilo vašemu podjetju, da ne bo več rešil svoje rešitve, kar bi lahko povzročilo poslabšanje, novo oceno in drage provizije za izvajanje.
- Prihodnji razvoj produkta: Prepričajte se, da prodajalec izraža dobro razumevanje izzivov, s katerimi se srečuje zdaj in v prihodnosti. Prodajalec, ki ga izberete, mora biti na pulzu tehnoloških in industrijskih novic, da se prilagodi vašim spreminjajočim se potrebam in zagotovi, da se konfiguracije rešitve uporabljajo v največji možni meri.
- Vključevanje s HRIS-om: Čeprav bi lahko vaš prispevek odbora za informacijsko tehnologijo zagotovil podatke o tej zadevi, vaš odbor ne bi smel vplivati na uporabo sistema za sledenje prosilcev, ki ne bo ustrezno služil celotnemu oddelku. Vsak prodajalec, ki ga je vredno razmisliti, mora omogočati prenos ključnih informacij iz svojega sistema v vaš sistem HRIS z minimalnimi težavami.
Povzetek izbire prodajalcev za sisteme sledenja prosilcem
Časovna razporeditev postopka izbire ponudnika za sistem sledenja prosilcu lahko traja od enega do šestih ali več, da se zaključi. Naslednji je predlagani časovni razpored, ki bo vašemu odboru omogočil, da načrtuje časovni okvir za postopek izbire prodajalcev za sistem sledenja prosilcev.
Upoštevajte, da se to lahko spremeni glede na želeni datum izvedbe.
Časovnica za izbiro ponudnika za sisteme sledenja prosilcem
- Formirajte izbirni odbor - 1 teden
- Ugotovite potrebe podjetja - 1-2 tedna
Objektivno ocenjujte prodajalce glede na ugotovljene potrebe podjetij z naslednjim postopkom:
- Ustvarite dolg seznam možnih prodajalcev - 1 teden
- Zahtevajte RFP-je, da zagotovijo pojasnilo o vsaki temi ali zaskrbljenosti - 4 tedne
- Ustvarite ožji izbor z uporabo ključnih kriterijev ocenjevanja - 1-2 tedna
- Dokončati prodajalca - 3-6 tednov
- Dokazati različne sisteme - čim prej
- Prodajne predstavitve - čim prej
- Obiski strani - po potrebi
Upoštevajte, da je glavni cilj sistema za spremljanje prosilcev, da pooblasti svoje uporabnike. Člani odbora bi morali biti sposobni prepoznati in postaviti vrednost na tehnološka orodja, optimizacijo procesov, vizijo podjetja in podporo strankam, da bi strateško zožili prodajalce kratek seznam realnih možnosti.
Verjetno je, da vaš kratek seznam morda ne bo imel veliko razlikovalnih funkcionalnih razlik; zato je pomembno ohraniti manj oprijemljive elemente tega prodajalca v mislih.
Vaš odbor bi moral pogledati vire informacij, kot so spletna stran prodajalca, novičarske skupine, portali za človeške vire in trgovinski oglasi. Povežite se s kolegi v drugih podjetjih, ki so po velikosti, potrebah in industriji podobni, da se naučijo iz svojih izkušenj.
Partnerstvo s storitvenim prodajalcem, ki je najbolj združljiv z vizijo in cilji vaše organizacije za prihodnost, se bo izkazal za neprecenljivega za vse ključne akterje v ocenjevanju, izbiri in izvajanju sistema sledenja.