Tako kot pri vseh datotekah zaposlenih omejite dostop, razen tistih, ki morajo vedeti
Datoteka s plačljivim plačilom omogoča računovodskemu osebju plačilo zaposlenemu brez dostopa do zaupnih informacij zaposlenega. Računovodsko osebje lahko vodi evidenco o izplačilih, kjer je smiselno plačati zaposlenega.
V primerih, ko se plačilna lista in računovodstvo oddajajo zunanjim izvajalcem, je to še bolj priporočljiva praksa za evidenco plače zaposlenih.
Datoteka plačilne listine omejuje dostop do zaupnih podatkov o zaposlenih. Zaposlena plačna datoteka zaposlenega omogoča računovodjem in finančnemu osebju, da imajo informacije, ki jih potrebujejo za plačilo zaposlenega na priročnem mestu. Lokacija mora biti varna in izven dosega za druge zaposlene.
Računovodskemu osebju morate navdušiti dejstvo, da so podatki v datotekah za izplačane plače zaupni in jih ne smejo deliti brez dovoljenja in osebja HR. Računovodsko osebje ne bi smelo deliti nobenih informacij o povišanju zaposlenih, napredovanjih, dodatkih in drugih informacijah, ki so zaupne za zaposlene.
Človeškim virom ni treba spremljati dostopa računovodstva do plačilnih listov zaposlenih. Kot je priporočeno za povezane datoteke zaposlenih, kot so osebje in zdravstvene datoteke, bi morali omejiti dostop do datoteke plačnega lista.
Samo osebe, ki morajo imeti informacije za opravljanje svoje naloge, morajo videti vsebino.
Vsebina datoteke zaposlovalne plače
To je predlagan, vendar ne povsem celovit seznam spisa, ki pripada plačniku zaposlenih.
- Ponudbeno pismo, ki ga podpiše vodja najema, človeški viri in zaposleni
- Plačati pooblastilo, ki ga podpišeta človeški viri in vodja najemodajalca, ko obstaja pogodba o zaposlitvi
- W-4 obrazec
- Dokumentacija in avtorizacija v zvezi s kakršnimi koli zaslužki zaposlencev, ki vključujejo odbitek iz plač
- Obrazec za odobritev neposrednega depozita
- Obračunane časovne obrazce
- Časovni listi tedensko
- Evidenca časovne ure, kjer se uporablja
- Zapisi o prisotnosti
- Zahtevki za povračilo stroškov, vključno z dokumentacijo in prejemki za potne stroške in druge odobrene odhodke
- Obrazci za povračilo šolnin in prejemki za plačilo, knjige in podobno
- Plačati obrazce za predhodno zahtevo
- Dokumenti o posojilih podjetja in razpored plačil
- Odloki in zapisi o zasilovanju
- Dovoljenje za sprostitev zasebnih podatkov
- Dokumenti, ki se nanašajo na vsakega zaposlenega
- Dokumenti, ki se nanašajo na kakršenkoli bonus , delitev dobička ali nagrado za priznanje
- W-2 obrazci
- Dovoljenje za vse druge plačilne listine, ki jih vaše podjetje dovoljuje
Tudi znani kot datoteke zaposlenih, evidenca zaposlenih , človeške vire, dokumentacijo
Susan Heathfield se trudi, da bo na tej spletni strani ponudila natančne, razumne, etične vodnike za upravljanje človeških virov, delodajalce in delovna mesta, vendar ni odvetnik. Vsebine na spletnem mestu ni treba razumeti kot pravni nasvet. Spletna stran ima svetovno občinstvo in zakoni in predpisi o zaposlovanju se razlikujejo od države do države in države, zato članki ne morejo biti dokončni za vse na vašem delovnem mestu.
Kadar ste v dvomih, vedno iščite pravnega svetovalca. Informacije na spletnem mestu so podane le kot smernice.