Pametni delodajalci vzdržujejo 4 različne datoteke za evidence zaposlenih
Osebne datoteke evidenc zaposlenih
Za vsakega zaposlenega se vzdržuje kadrovska datoteka . Te osebne datoteke vsebujejo zaupne dokumente in jih upravljajo in vzdržujejo osebje Kadrovskih virov.
Osebne datoteke so glavna evidenca zaposlenih, ki jo delodajalec, zaposleni in vodja zaposlenega uporabljajo v nekaterih podjetjih.
V drugih - in to je priporočljiv pristop - dostop do datoteke osebja zaposlenih je omejen na HR in zaposleni pod nadzorom.
Tipični dokumenti v kadrovski datoteki vključujejo prijavo za zaposlitev , obrazec za stike v sili v družini, dokumentirano zgodovino disciplinskega delovanja, povzetek, potrdilo o zaposlitvi za delavca, ki ga je zaposleni prijavil, delodajalec pri delodajalcu podpiše liste, redno ocenjevanje, ocenjevanje dela ali uspešnost razvojni načrt, certifikate o usposabljanju in dokaze o udeležbi ter trenutne osebne kontaktne podatke o vsakem zaposlenem.
Vse osebne datoteke ne vsebujejo istih dokumentov, vendar ima vsaka osebna datoteka nekaj dokumentov, ki so enaki. Dokumentacija o uspešnosti zaposlenega ne sodi v osebno datoteko, razen če je to zahtevala disciplinske ukrepe, nagrado ali kak drug znak izjemnega dosežka.
Takšne dnevne opombe o uspešnosti sodijo v datoteko, ki jo vodje spremljajo uspešnost, cilji in prispevki svojih zaposlenih.
Datoteke zaposlenih v evidenci zaposlenih
Datoteke za plače vodijo tudi evidence zaposlenih. Datoteke za plače vsebujejo zgodovino delovnih mest, oddelkov, nadomestil, zaslužkov, posojil in drugih informacij, ki so bistvene za plačilo zaposlenega in hranjenje kopije zgodovine nadomestila zaposlenega.
Datoteka za izplačane plače bo vsebovala tudi zgodovino vladnih obrazcev, kot so W-2, W-4 in dokumenti o zadržanju socialne varnosti, ki jih izpolni zaposleni. Datoteka bo vsebovala tudi podatke o koristih zaposlencev in dovoljenje za umik plačil iz plače zaposlenih.
Medicinske datoteke evidenc zaposlenih
Delodajalec vzdržuje medicinsko datoteko za zaposlene. Zapisi zaposlenih v zdravstveni datoteki niso na voljo nikomur razen osebam, ki jih določi kadrovska služba, in zaposlenim, katerih zapise se hranijo v datoteki. Zdravstvene datoteke vsebujejo zdravniške opombe, dokumentacijo o uporabi zdravila FMLA, informacije o preskusih z drogami, zahtevane fizične podatke in drugo takšno dokumentacijo, ki se nanaša na zdravstveno zdravje delavca ali njegovega družinskega člana.
Zdravstvene datoteke zaradi zaupnosti evidenc zaposlenih prejmejo najvišjo stopnjo varnega shranjevanja in zaupnosti. Priporočljivo je, da se medicinske datoteke hranijo v zaprtih predalih za datoteke, ki so zaklenjeni v prostoru, ki ni dostopen drugim zaposlenim, razen kadrovskim kadrom, ki ga imenuje osebje.
I-9 datoteke evidenc zaposlenih
I-9 Datoteke hišnih evidenc zaposlenih, ki se hranijo za vse zaposlene v eni datoteki, ki je ločena od drugih evidenc zaposlenih.
Delodajalci vodijo to evidenco zaposlenih ločeno od drugih evidenc zaposlenih, da ohranijo zaupnost zaposlenih od vladnih uradnikov in drugih subjektov, ki so pooblaščeni za pregled zaposlenih I-9 .
Ohranjanje I-9-jev na ločeni lokaciji bo zagotovilo, da če bodo izbrani za pregled datoteke Zvezne I-9, državni uslužbenci ne bodo imeli dostopa do drugih zapisov o zaposlenem ali zaposlitvi z vašo organizacijo, z izjemo dejanskih Obrazec I-9. Te preiskave se vsako leto povečujejo, zato se prepričajte, da so vaši zaposleni pravilno izpolnjevali obrazce I-9 ali pa so lahko podvrženi globam in morebitnim časom zapora.
Dostop do evidence zaposlenih zaposlenih
Zaposleni si lahko ogledajo svoje zapise zaposlenih tako, da ob običajnem delovnem času kontaktirajo osebje kadrovske službe.
Noben uslužbenec ne sme spreminjati ali odstraniti nobenega dokumenta v svojih evidencah, ki ga je treba pregledati v prisotnosti osebe s kadrovsko službo.
V svojem priročniku za zaposlene morate imeti pravilnik o ogledu kadrovskih zapisov zaposlenih in ga brez razlikovanja upoštevati glede zahtev za zaposlene za ogled njihovih datotek.
Če zaposleni pošlje pisno prošnjo za kopijo svojih osebnih podatkov po tem, ko zapusti zaposlitev, jim morate poslati kopijo.
Občasno se srečujete z zaposlenim, ki sumi, kakšne evidenco zaposlenih ohranja služba za človeške vire. To so zaposleni, ki najverjetneje zahtevajo kopijo svojih datotek zaposlenega. Spet brez diskriminacije naredite kopijo datoteke in jo pošljite. (Verjetno boste prejeli povratne informacije, da je bil zaposlenec presenečen nad mano dokumentacijo, ki jo je osebje HR ohranilo.)
V nekaterih jurisdikcijah je zakonito obračunati stroške podvajanja in pošiljanja datoteke.
Izjava o omejitvi odgovornosti: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, medtem ko so veljavne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Spletna stran bere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se razlikujejo od države do države in države. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili, da bodo vaše pravne interpretacije in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za nasvete, ideje in pomoč.