Naslov nenačrtovane odsotnosti za zmanjšanje absentizma
Za večino podjetij je odgovornost za upravljanje absentizma padla predvsem na neposredne nadzornike.
Ti nadzorniki so pogosto edini ljudje, ki se zavedajo, da je določen delavec odsoten.
So v najboljšem položaju, da bi razumeli okoliščine, ki so povezane s posameznikovo odsotnostjo, in v zgodnji fazi opaziti problem . Zato je njihova aktivna udeležba v postopkih odsotnosti podjetja ključna za splošno učinkovitost in prihodnji uspeh politike ali programa odsotnosti.
Za zagotovitev, da so nadzorniki udobni in kompetentni pri upravljanju odsotnosti, morajo imeti polno podporo višjega vodstva. Vse stranke se morajo zavedati cilja politik in postopkov odsotnosti. Če obstajajo razlike med oddelki; politika lahko izgubi svojo učinkovitost.
Da bi zagotovili večjo skladnost, bi morali biti nadzorniki usposobljeni v svojih odgovornostih pri upravljanju odsotnosti, svetovali, kako izvedeti učinkovite razgovore o vrnitvi na delo in se izobraževati pri uporabi disciplinskih postopkov, kadar je to potrebno.
Odgovornosti nadzornika
Poleg zagotavljanja, da je delo med odsotnostjo delavca ustrezno pokrito, obstajajo številna druga kritična dejanja, ki jih morajo prevzeti nadzorniki za upravljanje absentizma. Bi morale:
- zagotoviti, da so vsi zaposleni v celoti seznanjeni s politiko in postopki organizacije za obravnavanje odsotnosti,
- biti prva točka za stike, ko zaposleni telefoni v bolnih,
- vzdrževati ustrezno podrobne, natančne in posodobljene zapise o odsotnosti za svoje osebje (npr. datum, naravo bolezni / razlog za odsotnost, pričakovano vrnitev na delo, zdravniško potrdilo, če je potrebno),
- opredeliti vse vzorce ali trende odsotnosti, ki vzbujajo skrb,
- opraviti razgovore o vrnitvi na delo in
- kadar je to potrebno, izvajajo disciplinske postopke.
Intervju med vračanjem v delo
Usposabljanje nadzornikov pri najboljšem upravljanju odsotnosti bi moralo vključevati navodila za izvedbo učinkovitih in poštenih razgovorov o vrnitvi na delo. Nedavne nacionalne raziskave kažejo, da se ti intervjuji obravnavajo kot eno izmed najučinkovitejših orodij za upravljanje kratkoročnega odsotnosti.
Razprava o vrnitvi na delo bo nadzorniku omogočila, da zaposlenega vrne na delo, poleg tega pa dokazuje močno zavezo uprave, da nadzoruje in obvladuje odsotnost na delovnem mestu. Razgovor bo omogočil preverjanje, da je delavec dovolj dobro, da se vrne na delo.
Potrebno dokumentacijo je mogoče dokončati, tako da je odsotnost in njegov zaključek pravilno zapisana. Dejstvo, da je uveljavljen postopek za preiskavo in razpravljanje o odsotnosti z zaposlenim, lahko sam po sebi odvrača od odsotnosti zaradi neupravičenih razlogov.
Intervju je treba opraviti čim hitreje po vrnitvi na delo odsotnega delavca (najpozneje en dan po njegovi vrnitvi). Zaposleni bi moral imeti veliko možnosti, da navede razloge za svojo odsotnost. Nadzornik mora intervju uporabljati kot čas, da razišče morebitne težave, ki jih ima delavec, ki vodijo do odsotnosti.
Cilj je spodbujati odprto in podporno kulturo . Postopki so vzpostavljeni, da se zagotovijo pomoč in nasveti, kadar je to potrebno, in zagotoviti, da je delavec sposoben vrniti na delo.
Zaposleni bodo ponavadi cenili priložnost, da razložijo pristne razloge za odsotnost v formalizirani strukturi. Če nadzornik dvomi v verodostojnost razlogov za odsotnost, mora to priložnost izkoristiti za izražanje dvomov ali pomislekov.
Vedno se mora delavec zavedati, da razgovor ni zgolj del postopkov podjetja, temveč pomemben sestanek, v katerem je bila ugotovljena odsotnost in lahko vpliva na prihodnje zaposlitve. Disciplinski postopek družbe v primeru nesprejemljive ravni odsotnosti je treba pojasniti zaposlenemu.
Med sestankom naj intervju ne sme nikoli biti oblika kaznovanja, ampak je treba obravnavati kot priložnost za poudarjanje in razlago posledic odsotnosti v oddelku. Velika večina zaposlenih ima občutek ponosa in dosežkov iz svojega dela, zato je treba spodbujati upravljanje, da obravnavajo te posameznike kot odgovorne odrasle.
Priporočeni disciplinski postopki, če se nadaljuje odsotnost
Naslednje smernice opisujejo priporočene korake, ki jih je treba sprejeti v primerih, ko v določenem časovnem obdobju velja, da so kratkotrajne odsotnosti nad sprejemljivo stopnjo.
Faza 1: Intervju s svetovanjem
- Nadzornik takoj obvesti delavca o njegovi skrbi glede odsotnosti, poskuša ugotoviti razloge za bolezen in ugotoviti, kaj je treba storiti, da se izboljša prisotnost.
- Če je v tej fazi ugotovljeno kakšno zdravstveno stanje in bi verjetno vplivalo na primernost delovnega mesta, mora nadzornik urediti sestanek z zdravnikom, ki ga je odobrila družba. To mora biti pisno potrjeno v petih delovnih dneh.
- Če se iz razprav ne zdi, da je problem posledica osnovne nesposobnosti za delo, bi moral nadzornik svetovati delavcu, da se lahko, čeprav so zabeležene bolezni lahko resnične, pričakuje trajno izboljšanje navzočnosti ali naslednja stopnja postopka bodo sprejeti.
- Pregled udeležbe bo samodejno opravljen vsak mesec v naslednjih šestih mesecih.
2. stopnja: prvi formalni pregled (faza verbalne opozicije)
- Če se odsotnost delavca še naprej poslabša po analizi in rednem spremljanju, ga je treba povabiti na uradno revizijsko srečanje z nadzornikom.
- Zapis o odsotnosti je treba podrobno navesti v pismu, ki zaposlenemu vabi k temu razgovoru. Zaposlenemu je treba obvestiti, da ima pravico, da jo zastopa sindikalni predstavnik ali kolega, kot je primerno.
- Namen tega srečanja bo:
- neprestano razpravljali o osnovnih razlogih za odsotnost,
- navede zaposlene v službi in stroškovne posledice njene odsotnosti, in
- opozori delavca (razen kadar se odloči, da bo zaprosil za zdravniško pomoč), da če nima bistvenih in trajnih izboljšav , se lahko njena zaposlitev prekine zaradi nezmožnosti vzdrževanja sprejemljive stopnje prisotnosti. To je ustno opozorilo. - Kadar je zdravniška oskrba upravičena, je treba nemudoma ukrepati. Sestanek je zato odložen, da se dovoli, da se ta del postopka zaključi. V petih delovnih dneh mora delavec dobiti zdravniško pomoč. Srečanje se nato ponovno sestavi z VP in obravnava zdravniško mnenje.
- Če zdravnik potrdi pripravljenost za delo, je treba delavca opozoriti na posledice nadaljnje odsotnosti.
3. faza: drugi uradni pregled (pisna opozorilna faza)
- Redno spremljanje kaže, da ni prišlo do nobenega izboljšanja vzorca odsotnosti, drugi formalni sestanek pa bo organiziran s HR.
- V pismu, ki delavcu povabi na sestanek, bo vključen zapis o odsotnosti in znova svetovanje o zastopanju.
- Morebitne nove informacije na sestanku o slabem zdravju ali spremembi bolezni bodo morda morali oceniti zdravnik, ki ga je odobrila družba.
- Zaposleni bi moral imeti možnost, da pojasni svojo odsotnost. Če je primerno, mora nadzornik obvestiti zaposlenega, da se izda uradno pisno opozorilo in da bo to opozorilo ostalo v datoteki zaposlenega za določeno obdobje. Kopijo opozorila je treba izdati zaposlenemu in njegovemu zastopniku.
- Zaposlenim je treba obvestiti, da neupoštevanje pričakovanosti podjetja in izboljšanje obstoječega nesprejemljivega zapisa odsotnosti povzroči prenehanje zaposlitve zaposlenega .
- Kjer je pripravljenost za delo v dvomih, nadaljujte z možnostmi prerazporeditve v skladu z navodili zdravnika. Posvetujte se s predstavnikom sindikata zaposlenega (če je primerno) o postopku prerazporeditve in možnostih.
Faza 4: začasno opustitev dela
- Če po izvajanju prejšnjih faz disciplinskega postopka ne pride do izboljšanja prisotnosti, lahko uprava nadaljuje z začasno prekinitvijo brez plačila. Namen začasne prekinitve je treba pisno potrditi s podatki o datumih začetka in konca. Kopijo pisma o opustitvi je treba poslati predstavniku delavca (če je to primerno).
Faza 5: Prekinitev zaposlitve
- To je zadnja stopnja v disciplinskem postopku, s katerim se delavec zavrne zaradi nezmožnosti izpolnjevanja zahtev družbe za udeležbo na delovnem mestu. Odpuščanje lahko poteka le s pisnim dovoljenjem višjega vodstva in visokega predstavnika.
- V pismu, v katerem se bo zaposleni vpisal, bodo znova vključeni nasveti o zastopanju in bo opisal zapis o odsotnosti. Zaposlenemu je treba opozoriti, da se lahko zaradi razgovora zavrne zaradi nezmožnosti opravljanja delovnih nalog .
- Še enkrat se je treba posvetovati z zdravnikom podjetja, če bodo v zvezi z zdravjem ali zmožnostjo dela zaposleni prišli do novih informacij.
- Če se odloča o odpuščanju na podlagi sposobnosti, je treba kopijo razrešnice poslati predstavniku delavca (če je to primerno).
- Delavec ima pravico do pritožbe zoper odpuščanje. Pritožba mora biti v skladu z disciplinskimi postopki družbe.
Izzivi pri upravljanju odsotnosti
Zavedajte se, da so nadzorniki pogosto neudobni ali nepripravljeni poročati o tistih, ki so presegli sprejemljivo stopnjo absentizma. Zaradi številnih pritiskov, ki so že na nadzornike, dosledno izvajanje politik odsotnosti ni vedno njihova prednostna naloga.
Pomembno je, da se subjektivnost skuša izogniti upravljanju odsotnosti in zagotoviti, da se vsi zaposleni obravnavajo enako . Bistveno je biti dosleden, vztrajen in pošten za vse. Če odsotnost ni obravnavana ali obravnavana na nekonsistenten način, lahko pride do nižje morale.
Večina zaposlenih bo cenila politike in programe, ki so spodbujevalni in ne kaznovalni. Stroge ali kaznovalne ukrepe, ki prisilijo zaposlence, da pridejo na delo, lahko povzročijo, da zaposleni postanejo "odsotni med delom".
Delajo čim manj in se upirajo vsakemu trudu, da bi jih naredili več. Izvajati bi morali tudi druge programe, ki bi prislužili zaposlene na delovnem mestu, kot so prilagodljivo načrtovanje dela, delitev zaposlitve , nagrade za udeležbo in wellness programi.