Kako napisati pisma opomin za uspešnost zaposlenih
Pisma opomin so pomembna sestavina dokumentacije o težavah pri delovanju zaposlenih in delodajalca.
Pisna opomina jasno in natančno določa uspešnost, ki se mora izboljšati, in posledice, če se uspešnost ne izboljša.
Pisma opomin običajno sledijo ustnemu treniranju s strani nadzornika. Pogosto jim sledi ustna korekcija zaposlenega, ki se imenuje ustno opozorilo ali formalno ustno opozorilo o težavah v zvezi z uspešnostjo ali s tem povezanimi težavami pri delovanju.
Čeprav lahko pismo opomina prične z razpravo o uspešnosti, odvisno od neposrednosti in resnosti vprašanja uspešnosti, toda to je nenavadno.
Sestavni deli opomin
Te komponente imajo učinkovite črke opomina.
- Jasna izjava o problemu ali težavi glede učinkovitosti, ki jo mora zaposleni izboljšati.
- V opomin pisma je mogoče navesti več primerov načinov, na katere lahko delavec spremeni svojo uspešnost, da bi izpolnil pričakovanja glede uspešnosti . (To zagotavlja zaposlenim skupno sliko ali skupni pomen glede na pričakovanja nadzornika.)
- Vpliv neizpolnitve na uspeh delavca in organizacije. (Kako neuspeh pri izvajanju ima negativen vpliv na delovnem mestu.)
- Če je to ustrezno, časovni okvir, v katerem se mora izboljšati uspešnost zaposlenega.
- Če je ustrezno, datum zapadlosti ali končni datum, ko bo nadzornik ponovno ocenil uspešnost zaposlenega.
- Jasna izjava o posledicah, ki jih zaposlenec lahko pričakuje, če se njihova uspešnost ne izboljša, kot je opisano v pismu opomina.
- Podpis nadzornika ali direktorja zaposlenega.
- Podpis zaposlenega, katerega izvedba je osredotočena na opomin pisma. V pismu navadno vsebuje izjava, da podpis delavca pomeni, da so prejeli pismo, ne nujno, da se strinjajo z njeno vsebino.
- Možnost, da delavec pisno ugovarja vsebini opomina. Zaposleni se lahko strinja, se ne strinja, izraža naklonjenost in podobno. Pritožbe, ki jih je napisal delavec, so priloženi prvotnim opozorilnim pisem.
Sledi dva primera formalnih opozorilnih pisem. Uporabite jih, ko razvijate lastne opombe.
Vzorec pisem opomin
Za:
Od:
Datum:
Re: Pismo opomin
To je uradno pismo opora, ki vas obvesti, da vaša uspešnost ne izpolnjuje pričakovanih ravni prispevka. Pri svojem delu kot tehnični strokovnjak za podporo strankam so pričakovanja o zaposlitvi razvila celotna skupina strokovnjakov za tehnično podporo in njihov vodja. To pomeni, da so sprejemljivi standardi za vsako izvedenko strokovnjakov za tehnično podporo.
Ne izvajate na naslednje načine.
- Število strank, ki jim služijo v enem tednu, je 30% nižje od standarda, ki se ga srečujejo ostali tehnični strokovnjaki za podporo.
- Stopnja težavnosti težav, za katere se odločite, da se odzove, je 40% nižja od standarda, ki ga doseže ostalo osebje.
- Čas, ki ga stranke porabijo s telefonom, presega preostalo osebje za 25%.
Kot vidite, v treh najpomembnejših meritvah uspešnosti za vaše delo niste uspeli. Vaš nadzornik je večkrat govoril z vami in si pridobil dodatno usposabljanje. Zato verjamemo, da niste pripravljeni izvajati. To negativno vpliva na delovno obremenitev preostalega tehnološkega osebja.
Na vseh treh področjih izvajanja moramo videti takojšnje izboljšave ali dodatni disciplinski ukrepi do vključno prenehanja zaposlitve.
Vemo, da ste sposobni izboljšati. Moramo videti takojšnje izboljšanje.
George Peterson
Nadzornik
Marian Demark
Upravitelj človeških virov
Drugo vzorčno pismo opomin
Za:
Od:
Datum:
Re: Pismo opomin
Namen tega opomina je, da vas uradno obvestite, da vaša udeležba negativno vpliva na vašo sposobnost, da dokončate svoje delo. Medtem ko so plačani, oproščeni zaposleni niso dolžni delati določenih ur, štirideset urni delovni teden je standarden in pričakovan.
Niste se pokazali za delo vsaj en dan na teden, odkar ste začeli novo službo in delate le trideset in dve uri na teden. Vaš skrbnik vas je obvestil o razpoložljivosti časa FMLA za osebne ali družinske zdravstvene težave. Prav tako vas je prosil, če potrebujete namestitev , da boste lahko učinkovito opravljali svoje delo.
Predlagal je, da obiščete oddelek za človeške vire, da bi razpravljali o teh vprašanjih in vaši prisotnosti. Vse tri možnosti, ki smo vam jih ponudili, ste zavrnili, da bi vam pomagali izboljšati to slabo delovanje.
Resničnost je, da svoje delo ne morete opraviti v manj kot štiridesetih urah. Izgubili ste roke za svoje delovne naloge in vaša zakasnitev negativno vpliva na delo vaših sodelavcev za trženje. Izgubijo roke zaradi neuspeha.
Poleg tega je vaše nedokončano delo, dodeljeno svojim sodelavcem, prelagalo delovne obremenitve, ker že imajo opravila, ki zahtevajo štirideset ur dela na teden. To je nepošteno in teh negativnih vplivov na delovno mesto ne bomo prenašali zdaj.
Ogledati moramo takojšnje izboljšanje vaše prisotnosti ali pa bomo prekinili zaposlitev . To pomeni, da se morate udeležiti dela pet dni na teden. Če se ne udeležujete dela pet dni v tednu, ne morete izpolniti ciljev, za katere ste bili zaposleni.
V naši standardni plačljivi časovni politiki vam nudimo šest plačanih bolniških dni in dva dneva osebnega dopusta, ki jih morate uporabljati v teku enega leta. Prijaviti se morate v dnevih dopusta vnaprej.
S sedanjimi odsotnostjo ste že uporabljali štiri bolne dni in vse vaše osebne dneve. Ne nameravamo vam dati več časa. To vam dopušča le dva bolna dneva in čas plačanega dopusta, ki ga morate vnaprej zahtevati.
Če imate odsotnost, ki presega vašo razpoložljivo plačan čas, vam bomo prekinili zaposlitev. Upamo, da boste razumeli, kako blizu ste izgubili službo. Prejeli boste več opozoril.
S spoštovanjem,
Mary Wilmont, vodja
Thomas Credence, direktor človeških virov
Glej vzorčno potrdilo o prejemu za navodila o tem, kako ima delavec, ki prejme opomin, pravico odgovoriti.
Primeri pisem opomin
Izjava o omejitvi odgovornosti: Upoštevajte, da zagotovljene informacije, medtem ko so veljavne, niso zagotovljene za točnost in zakonitost. Spletna stran bere svetovno občinstvo, zakoni in predpisi o zaposlovanju pa se razlikujejo od države do države in države. Prosimo, poiščite pravno pomoč ali pomoč državnih, zveznih ali mednarodnih vladnih sredstev, da boste zagotovili, da bodo vaše pravne interpretacije in odločitve pravilne za vašo lokacijo. Te informacije so za nasvete, ideje in pomoč.