Naredite svoje povratne informacije vpliv, ki ga zasluži način in pristop, ki ga uporabljate za zagotavljanje povratnih informacij o učinkovitosti. Vaše povratne informacije lahko ljudem pomagajo, če ne morete izzvati obrambnega odziva. Te smernice vam bodo pomagale pomagati zaposlenim razviti njihovo uspešnost.
Tukaj je, kako lahko najbolje zagotovite povratne informacije:
- Učinkovita povratna informacija zaposlenih je specifična, ne splošna. Na primer, recimo: "Poročilo, ki ste ga včeraj včlanili, je bilo dobro napisano, razumljivo in zelo učinkovito ocenilo vaše ocene o proračunu." Ne reci, "dobro poročilo." Eden od namenov učinkovite in konstruktivne povratne informacije je, da posamezniku poznate specifično vedenje, ki bi ga rad videl več od njega. Splošne povratne informacije, kot so pat na hrbtni strani, naredijo zaposleni počasen trenutek, vendar ne naredi dobrega dela za krepitev vedenja.
- Koristne povratne informacije se vedno osredotočajo na določeno vedenje, ne na osebo ali njihove namene. (Ko ste se udeležili tekmovalnih pogovorov med sestankom osebja, medtem ko je Mary imela besedo, ste odvrnili druge udeležence. Zato je bila Maryjeva pomota delno zgrešena.)
- Najboljše povratne informacije so iskreno in pošteno podprte. Verjemi mi, ljudje bodo vedeli, če jo prejmejo iz katerega koli drugega razloga. Večina ljudi ima notranji radar, ki lahko zlahka odkrije nečlovečnost. Imejte to v mislih, ko ponujate povratne informacije.
- Uspešne povratne informacije opisujejo dejanja ali vedenje, o katerih posameznik lahko nekaj naredi. Če lahko, navedite katera koli orodja, usposabljanje, čas ali podporo, ki jo mora oseba uspešno izvesti, ko jo potrebujete za izvedbo.
- Kadarkoli je to mogoče, so zahtevane povratne informacije močnejše. Zahtevajte dovoljenje za posredovanje povratnih informacij. Recite: "Rad bi vam dal nekaj povratnih informacij o predstavitvi, ali je to v redu s tabo?" To daje prejemniku nekaj nadzora nad situacijo, ki je zaželena.
- Ko izmenjujete informacije in konkretna opažanja, nudite povratne informacije, ki jih lahko uporabi zaposleni. Vključuje nasvete, razen če imate dovoljenje ali nasvet zaprošeni. Vprašajte zaposlenega, kaj bi lahko naredil drugače kot posledica zaslišanja povratnih informacij. Večja je verjetnost, da boste delavcu pomagali spremeniti svoj pristop, kot če bi zaposlenemu povedali, kaj storiti ali kako spremeniti.
- Ali so povratne informacije pozitivne ali konstruktivne, zagotovite, da so informacije tesno povezane z dogodkom. Učinkovite povratne informacije so pravočasno, tako da lahko delavec enostavno poveže povratne informacije s svojimi dejanji.
- Učinkovite povratne informacije vključujejo, kaj ali kako je bilo storjeno, in ne zakaj. Vprašanje, zakaj ljudje sprašujejo o svoji motivaciji in to povzroča obrambo. Vprašaj, kaj se je zgodilo? Kako se je to zgodilo? Kako lahko preprečite ta rezultat v prihodnosti? Kako sem lahko naredil boljšo službo za pomoč? Kaj potrebujete od mene v prihodnosti?
- Preverite, ali je druga oseba razumela, kaj ste sporočili s pomočjo povratne zanke, kot je postavljanje vprašanja ali spremljanje spremenjenega vedenja. Nastavite čas, da se vrnete skupaj in razpravljate o tem, ali so povratne informacije spremenile uspešnost in ali so potrebni dodatni ukrepi.
- Uspešne povratne informacije so čim bolj usklajene. Če so dejanja danes odlična, so odlična jutri. Če kršitev pravilnika zasluži disciplinske ukrepe , mora vedno zaslužiti disciplinske ukrepe.
Splošni nasveti o zagotavljanju učinkovite povratne informacije
- Povratne informacije se sporočijo osebi ali skupini ljudi glede vpliva, ki ga ima njihovo vedenje na drugo osebo, organizacijo, stranko ali ekipo.
- Pozitivne povratne informacije vključujejo nekoga povedati o dobri uspešnosti . Te povratne informacije bodo pravočasno, specifične in pogoste.
- Konstruktivna povratna informacija opozarja posameznika na območje, na katerem se lahko izboljša njegova uspešnost. Konstruktivna povratna informacija ni kritika. To je opisno in ga je vedno treba usmeriti v akcijo, ne na osebo.
- Glavni namen konstruktivnih povratnih informacij je pomagati ljudem razumeti, kje so v zvezi s pričakovanim in / ali produktivnim delovnim obnašanjem.
- Priznanje za učinkovito delovanje je močan motivator. Večina ljudi želi pridobiti več priznanja, zato priznanje spodbuja več cenjenih dejanj.