Faza 4: Kontrolni seznam za upravljanje sprememb
Četrta faza upravljanja sprememb
V tej fazi postopka spremembe je sprememba uvedena v večji del organizacije. Podrobne načrte razvija skupina za spremembo, ki vodi prizadevanja.
Ti spremljevalni agenti bi morali sodelovati čim več ljudi med načrtovanjem. Stopnja njihove sposobnosti vključevanja drugih zaposlenih bo odvisna od velikosti in obsega pričakovanih sprememb.
Poslanstvo skupine za spreminjanje vodenja
Vodja ekipe za spremembo mora priznati tudi dejstvo, da bodo zaposleni doživeli spremembe na več različnih načinov. Profesionalno se bodo odzvali na uvedbo sprememb, še bolj pa bodo odgovorili na spremembe na osebni ravni - in to je lahko najmočnejši odziv vseh.
To je zato, ker morajo zaposleni potovati skozi štiri faze osebnega odziva na spremembe, preden so pripravljeni sprejeti in vključiti spremembe. Medtem ko se nekateri zaposleni v desetih minutah premikajo skozi vse štiri faze; ostali zaposleni bodo potrebovali nekaj mesecev, da prečkajo isto pot.
Kaj mora uvesti sprememba sprememb
V tej uvodni fazi mora skupina za vodenje sprememb zagotoviti, da se izvedejo naslednje pobude.
- Določite, kako se bodo morali vloge in delovna mesta spremeniti.
- Organizirati splošno izobraževanje za vse, da bi razumeli, kaj pomeni sprememba za organizacijo in kako se bo spreminjala sprememba .
- Načrtujte potrebne izobraževalne seje za zaposlene, da lahko pričakujete spremembe in parametre s celotno organizacijo. Običajno je potrebno tudi posebno usposabljanje za delovna mesta in oddelke
- Določite notranje ali oddelčne vodje ali skupine projektov, da po potrebi pomagate pri integraciji sprememb.
- Po potrebi zagotovite druge možnosti za usposabljanje zaposlenih, tako da so zaposleni opremljeni, da bodo potrebne spremembe. Ti lahko vključujejo:
-Tehnično usposabljanje za spremembe delovnih mest,
- nadzorno in vodstveno usposabljanje - o spremembah in pričakovanjih ter o vseh vodstvenih sposobnostih, ki jih je treba okrepiti,
- usposabljanje vodij projektov,
-Izmenite vodstveno usposabljanje in
- Usposabljanje za odnose med ljudmi, kot so izgradnja skupin in vodenje srečanj . - Začnite načrtovati spremembe v organizacijski strukturi nagrajevanja in priznavanja ter praksah, ki bodo vzporedne in nagradile spremembe v podporo inovacijskim prizadevanjem.
- Ustvarite mehanizme povratnih informacij, tako da zaposleni vedo, kako napredek poteka. Povečajte komunikacijo stokrat.
- Zagotovite posledice za sprejetje ali zavrnitev sprememb skozi čas, vendar ne preveč časa. Začnite z nagradami in priznanjem za posvojene osebe, ki se zgodaj spremenijo.
- Navedite načine, da se poslovite od starih načinov in se zavežete novim načinom poslovanja. To se imenuje obredov in so močan motivator. V eni organizaciji, ko so policisti v celoti sprejeli skupnostno policijo, so ulični uradniki zapisali vse načine, kako so bili prej v stiku z njihovimi skupnostmi. Ko so zapisali vse stare metode, so papirje razbili v smeti in postavili papir na ogenj. Močno oddajanje.
Uvedite spremembe v gradnjo zavezanosti zaposlenih
Ljudje na različne načine reagirajo na spremembe. Stopnja, do katere bodo zaposleni podprli in se zavežejo k želenim spremembam, je delno odvisen od njihovih naravnih odzivov na spremembe in delno o tem, kako se uvedejo spremembe.
Ljudje lahko spodbudite, da se vpišejo v spremembe, ki jih želite izvajati, tako da uporabite naslednje zamisli o upravljanju sprememb, kadar koli se uvede sprememba v vaši organizaciji. (Ti predlogi so prilagojeni idejam dr. Rosabeth Moss Kanter na univerzi Harvard.)
- Zagotovite vizijo spremembe z jasnimi podrobnostmi glede želene nove države zgodaj v procesu.
- Dokažite svojo aktivno zavezanost spremembi; ustvarite občutek vznemirjenja za prihodnost. Aktivna zaveza zajema odgovornost ljudi in njihovo nagrajevanje ter podpiranje pozitivnih prizadevanj in prispevkov zaposlenih.
- Delite informacije o načrtih sprememb v največji možni meri z vsemi vašimi zaposlenimi. Delite toliko, kolikor veste, takoj, ko ga poznaš.
- Zagotovite, da se zaposleni navadijo na idejo o spremembah.
- V načrtovanje spremembe vključite vse zaposlene .
- Velike spremembe razdelite na majhne , dosegljive korake. Ustvarite specifične merljive cilje in mejnike za majhne korake in celoten proces sprememb.
- Najdite presenečenja na minimum . Prizadevajte si za učinkovito komuniciranje v vsaki fazi procesa spreminjanja, da boste lahko vsi videli, kaj prihaja. Posebne podrobnosti o vplivu spremembe na posameznike, kjer je znano, pomagajo ljudem hitreje prilagoditi spremembe.
- Izdelajte nove standarde , zahteve in politike, ki izhajajo iz sprememb.
- Ponuditi pozitivno okrepitev in spodbude za nagrajevanje zgodnjih uspehov in služiti kot vzorni vzorci in želeno vedenje od preostale organizacije.
Z osebnimi odzivi na spremembe
Večina ljudi je globoko povezana z njihovimi trenutnimi navadami. Spremembe vključujejo več kot samo učenje novih veščin. Ljudje potrebujejo prehodno obdobje, da čustveno spustijo stare načine in se premaknete na nove načine.
Štiri faze sprejemanja sprememb so zanikanje, odpornost , raziskovanje in zavezanost. Če se želimo premakniti skozi te faze, ko se v organizaciji uvedejo spremembe, se zaposleni premaknejo iz zanikanja (zunanjega okolja) in nato do odpornosti (notranjega okolja), ki je tako v preteklosti.
Ko začnejo sprejeti spremembe, ki so bile uvedene, se zaposleni preselijo v prihodnost, tako da najprej vstopijo v fazo raziskovanja, nato pa, če bodo vsi prihodki, kot je bilo načrtovano, končali v fazi prevzema obveznosti za prihodnost in dokončanje uvodne faze upravljanje sprememb.
4 faze osebne reakcije na spremembe med predstavljanjem
Zaposleni potekajo v štirih fazah na poti k zavezanosti spremembam, ki jih je uvedla organizacija. Ne pozabite, da se te štiri faze dogajajo v četrti fazi šestih faz, ki jih boste doživeli v postopku spremembe. To se zgodi na vsaki stopnji.
1. Zavrnitev: sprememba še ni realna za zaposlene. Nič se ne zgodi, kot to vidi posamezni delavec. Delo nadaljuje kot običajno. Posamezniki lahko razmišljajo o mislih, kot so: "Ta sprememba bo izginila, če jo bom prezrl."
"Organizacija se bo premislila." "To se mi ne bo zgodilo." "Ne morejo pričakovati, da se bom to naučil." "Ampak, vedno smo to počeli na tak način." In, Preveč stara, da začnem delati drugače. "
2. Odpornost: Zaposleni doživljajo jezo, dvom, tesnobo in druga negativna čustva. Prizadevajo se osredotočiti na svoje osebne izkušnje o vplivu spremembe, in ne na to, kako lahko pomaga njihovi organizaciji.
Produktivnost in proizvodnja lahko upadeta. Morda se boste odzvali od zaposlenih kot jezni, vokalni, naporni, vidni, off-putting, konfrontacijski in strašljivi. Odpornost je lahko tudi tiha, umazana, umaknjena, neverbalna, skrita, spodkopava in sabotira.
Oba sta obstajala, zato moraš biti pripravljen obravnavati obe obliki upora .
3. Raziskovanje: Ljudje se začnejo osredotočati na prihodnost in na to, kako jih dejansko lahko pomagajo. Zaželeni so, da se učijo in razumejo vpliv sprememb na njihovo delovno mesto in sfero vpliva. Ta faza je lahko stresna, saj zaposleni iščejo nove načine obnašanja in se med seboj povezujejo.
Ljudje prav tako priznavajo, da spremembe ne izginejo. Torej, čeprav se še vedno počutijo nepopustljive, iščejo načine, kako bi lahko kar najbolje spremenili zanje osebno in na svojih delovnih mestih.
4. Zaveza: zaposleni so se vključili v spremembo in so pripravljeni na napredovanje z akcijskimi načrti. Produktivnost in pozitivna čustva se vrnejo.
Na koncu je uvodna faza upravljanja sprememb izzivna, reaktivna in stresna, a tudi vznemirljiva, energična in krepitev. Ti nasveti in predlogi vam bodo pomagali učinkovito in profesionalno reševati uvedbo sprememb v vaši organizaciji.