Preden napišete - ali dokončate - svoje naslednje poslovno pismo, vzemite nekaj časa, da preberete, kako oblikovati črko, od izbire pisave do sloga, skupaj s katerimi so primerni pozdravi in prijave.
Različne oblike za poslovna pisma
Opomba o oblikah poslovnih pisem. Obstajajo trije osnovni slogi poslovnih pisem:
- Format bloka: v tem slogu je vse besedilo upravičeno. Preskočite eno vrstico med posameznimi deli.
- Modificirana oblika bloka: v tem slogu je večina vsebine upravičena, tako kot v obliki črke bloka. Tukaj so izjeme: za svoje kontaktne podatke in brezplačne zaprte, zavijete do središča strani in tam napišite informacije.
- Polletni format: včasih se imenuje tudi razvrščeni format bloka, ta slog je enak spremenjenemu formatu bloka, le da ima vsak odsek ločen.
Kateri koli od teh stilov je sprejemljiv za uporabo v poslovnem pismu, a ker so pravila za format bloka tako jasna, je morda to lažja možnost izbire.
V mnogih programih za obdelavo besedil bodo na voljo predloge, ki vam bodo pomagale pri oblikovanju vašega črka. Ne glede na obliko, ki jo izberete, pazite na en sam prostor in preskočite presledek med vsakim odstavkom in razdelkom.
Strokovni izgled
Videz je pomemben! Poslovno pismo je strokovni kos korespondence, vendar tega ne bo zaznal, če se odločite za čudno pisavo ali pa imate veliko napak.
Tukaj je nekaj smernic:
- Izberite ustrezno pisavo in velikost pisave.
- Izogibajte se priložnostnemu jeziku ali žargonu.
- Preprečite tipkanje in slovnične napake z lektoriranjem previdno.
- Če tiskate iz pisma, razmislite o izbiri kakovostnega papirja. Ne glede na papir, ki ga izberete, previdno premaknite pismo, preden ga vstavite v ovojnico. Če je mogoče, vnesite prejemnikov naslov na ovojnico; če to ni mogoče, uporabite svoj najkrajši rokopis.
V naslednjem predlogu poslovnega pisma so naštete informacije, ki jih morate vključiti v poslovno pismo.
Predloga za poslovna pisma
Kontaktni podatki: vključite svoje kontaktne podatke v naslednji vrstni red.
Če uporabljate prilagojeno črkovno glavo, ki vsebuje te podatke, pustite ta razdelek izklopljen.
Tvoje ime
Vaš naslov
Vaša mesta, država, poštna številka
Vaša telefonska številka
Vaš email naslov
Datum: V Združenih državah je oblika zapisa datuma meseca, datuma in leta. Na primer, 3. septembra 2017 . Ne skrajšajte meseca.
Kontaktni podatki: vključite podatke o stiku za osebo, na katero pišete. Če nimate določenega imena, ga zapustite.
Ime
Naslov
Podjetje
Naslov
Mesto, država, poštna številka
Pozdrav: začnite pismo s pozdravom, na primer »Dragi«, ki mu sledi naslov in ime.
Oglejte si več primerov primernih pozdravov, ki jih lahko uporabite v poslovnem pismu , in nasvete o tem, kaj storiti, če nimate določene kontaktne osebe. Sledite imenu osebe z dvopičjem.
Spoštovani g. Priimek:
Body of Business Letter
Pismo naj bo enostavno in osredotočeno, zato je namen vašega pisma jasen.
V prvem odstavku vašega poslovnega pisma je treba navesti, zakaj pišete. Nato v naslednjih odstavkih navedite več informacij in podrobnosti o vaši zahtevi. V zadnjem odstavku je treba ponoviti razlog, zaradi katerega pišete, in se zahvaljujte bralcu za pregled vaše zahteve.
Posamezni prostor pismo in opravičite svoje pismo na levi strani. Med vsakim odstavkom pustite prazno črto.
S spoštovanjem,
Podpis:
Rokopisni podpis (za pošto)
Vpisani podpis
Če niste prepričani, kako napisati telo poslovnega pisma, si oglejte te vzorčne in zaposlitvene črke za navdih.
Razmislite o uporabi predloge
Preobremenjen z vsemi koraki, ki so vključeni v oblikovanje poslovne korespondence s pismom? Predloga lahko pomaga. Predloge Microsoftovih črk so na voljo kot brezplačen prenos za uporabnike Microsoft Word ali so na voljo v vašem programu Word, ki jih lahko uporabite za ustvarjanje različnih poslovnih in zaposlitvenih pisem.