Kateri izberete, je odvisno od tega, s kom komunicirate, in zaradi vaše korespondence. E-pošta je hitrejša in lažja, vendar se nekatera e-poštna sporočila nikoli ne odprejo in, odvisno od tega, kdo pišete in zakaj pišete, boste morda morali poslati vneseno in podpisano pismo ali ga prenesti v splet.
Smernice za profesionalno pisanje in pisanje e-pošte
Ne glede na to, kako komunicirate, dobro napisana pisma vključujejo več odsekov, vsebino, ki jo vključite v vsakem odseku in način oblikovanja dokumenta, bo odvisna od tega, ali pošiljate vneseno črko ali e-poštno sporočilo.
Tukaj so navodila za pisanje črk in e-poštnih sporočil, vključno s pisanjem, oblikovanjem in popravljanjem črk s primeri različnih vrst poslovnih pisem.
Kaj vključiti v pismu ali e-pošti
Ta vodnik za pisanje črk vključuje tisto, kar je treba navesti v vsakem delu pisma, kako obravnavati in podpisati vnesene in elektronske komunikacije, oblike pisem in postavitve ter primere in predloge.
Deli pisma
- Kontaktni podatki
- Pozdrav (pozdrav)
- Telo pisma
- Zapiranje
- Podpis
Kontaktni podatki
Kako vključite svoje podatke za stik bo drugačen glede na to, kako pošiljate svoje pismo. Ko pošljete e-poštno sporočilo, bodo vaši kontaktni podatki na koncu sporočila namesto na vrhu strani.
Tukaj je, kaj naj vključuje in vzorce za vnesene črke in e-poštna sporočila.
Primeri pozdravljanja
Pozdravljeni je pozdravni del vašega pisma. Tukaj je seznam pozdravnih primerov, ki dobro delujejo za profesionalno korespondenco.
Telo pisma
Telo vašega pisma bo vsebovalo več odstavkov.
Prvi odstavek mora vsebovati uvod in kratko razlago razloga za pisanje. V drugem odstavku (in v naslednjih odstavkih) je treba še pojasniti razloge za pisanje. Zadnji odstavek bi moral zahtevati ukrep od bralca, če zahtevate nekaj, ali navedite, kako boste spremljali.
Prepričajte se, da je namen vašega pisma jasen. Bralec bo moral vedeti, kaj prosite in kako vam lahko pomagajo. Ali pa, če ponujate storitve ali pomoč, kaj lahko zagotovite bralcu.
Zapiranje
Pismo je zaprto z izrazom "S spoštovanjem" ali "S spoštovanjem", ki mu sledi vejica, nato pa vaš podpis, če pošiljate vneseno črko. Če pošiljate e-poštno sporočilo, preprosto vnesite svoje ime po zaključku. Tukaj je seznam primerov zapiranja pismov, ki so primerni za korespondenco o podjetju in zaposlitvi.
Podpis
Končna točka vašega pisma je vaš podpis, ki bo v e-poštnem sporočilu vseboval vaše kontaktne podatke.
Kako nasloviti pismo
Pomembno je, da naslovite osebka, ki ga pišete uradno, razen če jih dobro poznate. Tukaj je, kako nasloviti pismo, vključno s splošnimi informacijami, ki jih lahko uporabite, če v podjetju nimate kontaktne osebe.
Oblikovanje korespondence
Zdaj, ko imate vse informacije, ki jih morate vključiti, si oglejte standardni format, ki ga uporabljate za črke in e-poštna sporočila:
Smernice za pisanje pisem
Naslednji korak je poliranje vašega pisma, zato je med odstavkoma zgoraj in zgornjim delom strani daleč veliko prostora. Prav tako boste želeli izbrati berljiv, profesionalen slog in velikost pisave. Kaj pravite, bo odvisno od razloga, ki ga pišete, zato pazite, da prilagodite svoje pismo, da ustreza vaši osebni in poklicni situaciji.
Tukaj so navodila po korakih za pisanje različnih vrst črk, vključno z robovi strani, pisavami, razmikom in podrobnostmi o tem, kaj naj vključijo, skupaj s primeri vsake posamezne črke.
- Kako napisati referenčno pismo
- Kako pisati odstopno pismo
- Kako napisati pismo zahvaljujem
- LinkedIn smernice za sporočila in vabila
- Strokovne e-poštne smernice za sporočila
Primeri in predloge
Uporaba predloge je odličen način za začetek lastnega pisma ali e-poštnega sporočila, ker začnete z osnovnim formatom. Preprosto izpolnite svoje podatke v ustreznem delu pisma.
Če pogledamo na primere, je tudi koristno, saj boste dobili ideje, kaj naj rečemo v svoji korespondenci.
Pisemski vzorci
Vzorci pisem, vključno s poslovnimi črkami, pisma z dopisovanjem, intervjujem, zahvaljujoč se vam pismom, nadaljnjim pismom, pisem o zavrnitvi zaposlitve in zavrnitvi, pisem o odstopu, poštnih črkah, poslovnih črkah in več vzorcih in predlogah črk.
Primeri e-poštnega sporočila
Primeri zaposlovanja, iskanja zaposlitve in poslovnega e-poštnega sporočila ter predloge e-poštnih sporočil, oblikovanih primerov sporočil in zadevne vrstice, voščilnic in primerov podpisa.
Preverjanje in preverjanje črkovanja
Nazadnje, preden natisnete ali naložite svoje pismo ali pošljete e-poštno sporočilo, preverjanje črkovanja, preverjanje slovnice in njegovo lektoriranje. Nasvet za zagotovitev, da ni nobenih napak, je, da ga glasno preberete. Morda boste opazili napake, ki jih niste prebrali, če si jih ogledujete.
Sorodni članki: Čestitke in pozdravi