Spodaj si preberite nasvete o tem, kako napisati referenčno pismo, in kakšne materiale prositi kandidata, in kdaj je treba odgovoriti ne (in kako reči ne) za pisanje pisma za nekoga.
Kaj je referenčno pismo?
Referenčno pismo, znano tudi kot priporočilno pismo, je pismo, ki govori o izkušnjah, spretnostih, strokovnem znanju, osebnih lastnostih in / ali akademski uspešnosti nekoga. To je napisal nekdanji delodajalec, kolega, odjemalec, učitelj ali nekdo drug, ki lahko pozitivno govori o tej osebi.
Ko potrebujete referenčna pisma
Potrebujete referenčne črke, običajno približno tri od njih, kdaj se prijavljate na delovna mesta, pripravništvo, prostovoljne pozicije, šole in programe podiplomskih šol. Referenčno pismo je pozitivno potrdilo vaših znanj in atributov, ki jih je napisal nekdo, ki je seznanjen z vašim delom, znaki in dosežki.
V referenčni pismu je razloženo, zakaj bi vas izbral bralec, in kaj vas izpolnjuje za priložnost, za katero se prijavljate. Organizacija, ki obravnava posameznika za zaposlitev ali sprejem v instituciji, lahko zaprosi za pisma ali jih lahko ponudijo iskalec zaposlitve ali prosilec.
Kaj je vključeno v referenčnem pismu
Referenčno pismo je pozitivno potrdilo vaših sposobnosti in lastnosti. Pojasnjuje, zakaj bi ga moral izbrati bralec in kaj vas izpolnjuje za priložnost, za katero se prijavljate.
Strokovno referenčno pismo običajno napisajo nadzornik, kolega, stranka, učitelj ali profesor, ki je dobro seznanjen z vašimi dosežki v nastavitvi vrste dela.
Ponavadi vsebuje opis vašega položaja in odgovornosti, trajanje vašega časa v podjetju ter vaše sposobnosti, kvalifikacije in prispevke v organizaciji.
Znak ali osebno referenčno pismo lahko zapiše družinski prijatelj, mentor ali sosed, ki lahko potrdi lastnosti, ki bi vam omogočile dobro kandidat za položaj, ki ga iščete. Pojasnjuje, kako vas pisatelj pozna in razpravlja o vaših osebnih lastnostih, kot bi jih uporabili pri nastavitvi posla.
Kaj storiti, preden napišete referenčno pismo
Razmislite, preden odgovorite "Da". Preden se strinjate, da napišete pismo, se prepričajte, da lahko za to osebo napišete pozitivno referenco. Če niste dobro seznanjeni z osebo ali če ne mislite, da bi lahko govorili o spretnostih ali sposobnostih osebe, je dobro, da zavrnete zahtevo za priporočilo . Pravzaprav je bolje reči ne za pisanje priporočila namesto pisanja negativne reference za osebo. Morda ste nejasni, ko zavrnete zahtevo, preprosto rečeš: "Ne čutim, da bi bila najboljša oseba, ki bi vam napisala priporočilo." Če je mogoče, predlagajte nekoga drugega, ki bi ga lahko vprašal.
Zahtevajte informacije. Priporočljivo je, da osebo zaprosite za kopijo svojega življenjepisa ali življenjepisa, tudi če ste jih že dolgo poznali.
Lahko imajo nove akreditacije ali dosežke in želite zagotoviti čim več tekočih informacij. To vam bo pomagalo tudi pri uporabi smernic za sestavljanje pisma.
Če je referenčno pismo za določeno zaposlitveno priložnost, prosimo tudi za kopijo objavljanja delovnega mesta. Podobno, če je referenčno pismo za določeno šolo ali program, prosite za nekaj informacij o šoli. Več informacij, ki jih imate, bo lažje pisati pismo.
Poišči vse podrobnosti. Skupaj s prositi za informacije o kandidatu, poiščite vse informacije, ki jih potrebujete o tem, kako predložiti pismo. Vprašajte koga morate poslati pismo, ko je rok in kakšno obliko naj bo pismo. Prav tako vprašajte, ali obstajajo podatki, ki jih šola ali delodajalec želi vključiti v vaše pismo.
Kaj vključiti v referenčnem pismu
Če kandidat ne da obrazec, na katerega želite napisati svoje priporočilo, navedite sklic kot uradno pismo. Referenčno pismo se mora začeti z vami in kontaktnimi informacijami delodajalca (ime, naslov, telefonska številka, e-pošta), ki ji sledi datum. Če gre za e-pošto in ne za dejansko pismo, vključite svoje podatke za stik na koncu pisma, potem ko ste podpisali .
Kontaktne informacije in pozdrav: če pišete pismo posamezniku ali komisiji za zaposlovanje, vključite njihove kontaktne podatke na vrh pisma in v vaš pozdrav. Če pišete splošno pismo, lahko pišete na » Koga je lahko zaskrbljujoče « ali pa preprosto začnete s prvim odstavkom.
Pozdrav: začnite svoje pismo z "Dragi gospod / Ms. Priimek." Če ne poznate imena delodajalca, preprosto napišite, "Spoštovani zaposlovalec." Če kandidat zaprosi za akademski program, lahko napišete "Dear Admissions Committee".
Uvod: pojasnite svoj odnos z osebo, za katero pišete pismo. Vključite lahko, kako dolgo poznate osebo. Nato pojasnite, zakaj pišete pismo. Vključite ime podjetja, delovno mesto, šolo ali priložnost, za katero se oseba prijavlja. Na primer: "Jaz sem bil nadzornik Jamesa Smitha v podjetju XYZ v zadnjih petih letih. Z veseljem ga priporočam za položaj glavnega računovodjo v podjetju ABC.
Pregled telesa: v telo pisma vključite specifične informacije o osebnih lastnostih kandidata (ustvarjalnost, potrpežljivost, zaupanje itd.), Specifične spretnosti (odlične komunikacijske spretnosti, organizacijske sposobnosti itd.). Bodite čim natančnejši.
Prvi odstavek: Prvi odstavek referenčnega pisma pojasnjuje vašo povezavo z osebo, ki jo priporočate, vključno s tem, kako jih poznaš in zakaj ste usposobljeni za napotitev referenčnega pisma za priporočeno zaposlitev ali diplomo. Navedite razmerje (osebno ali strokovno), ki ga imate z osebo, ki jo priporočate.
Drugi odstavek (ter tretji in četrti)
Srednji odstavki referenčnega pisma vsebujejo informacije o osebi, o kateri pišete, vključno z zakaj so kvalificirani in kaj lahko prispevajo. Po potrebi uporabite več kot en odstavek, da zagotovite podrobnosti. Bodite specifični in delite primere, zakaj je ta oseba kvalificiran kandidat. Če je mogoče, povežite specifične primere, kjer ste opazovali osebo, ki uspešno uporablja spretnosti, potrebne za položaj.
Poskusite opisati lastnosti in spretnosti, ki se nanašajo na določeno službo , šolo ali priložnost. Če na primer oseba zaprosi za delovno mesto kot vodja, se osredotočite na osebno vodstvo in komunikacijske spretnosti .
Pismo Zapiranje
V zaključnem odstavku ponudite, da zagotovite več informacij in vključite svoje kontaktne podatke (telefon in e-poštni naslov), tako da boste na voljo za ustno priporočilo ali odgovorite na dodatna vprašanja, če je potrebno. Morda boste tudi ponovili, da priporočite tej osebi "iskreno" ali "brez rezervacije".
Podpis: zaključite črko z vašim podpisom, ročno napisan, nato pa vnesite svoje vneseno ime. Če je to e-poštno sporočilo, preprosto vključite svoje vneseno ime, ki mu sledijo vaši kontaktni podatki. Kako zaključiti pismo s primeri zapiranja podjetij.
Priporočila Dolžina pisave, oblika in pisava
Preden začnete pisati pismo: prosite kandidata, naj vam pošlje svoj povzetek, prepis, življenjepis ali kateri koli drug material, ki vam bo pomagal natančno opisati osebo. Prav tako lahko zaprosite za opis položaja, za katerega se prijavlja, in informacije o podjetju. Več informacij, ki jih imate, bo lažje napisati močno priporočilo.
Dolžina: priporočilo mora biti več kot en ali dva odstavka; v pismu, ki ga ta kratka kaže, niste dobro poznali osebe ali pa jih ne potrjujete v celoti. Vendar pa želite, da pismo ostane zgoščeno in se osredotoči na nekaj ključnih točk, zato se izogibajte pisanju več kot ene strani. Trije ali štirje odstavki, ki pojasnjujejo, kako poznate osebo in zakaj jih priporočate, je primerna dolžina.
Oblika: priporočena pisma bi morala biti enostransko s presledkom med vsakim odstavkom. Uporabite približno 1 "robove za zgornje, spodaj, levo in desno stran ter poravnajte svoje besedilo na levi strani (poravnava za večino dokumentov).
Pisava: Uporabite tradicionalno pisavo, na primer Times New Roman, Arial ali Calibri. Velikost pisave mora biti med 10 in 12 točkami, zato je enostavna za branje. Prilagajanje velikosti pisave je dober način, da pismo ohranite na eni strani.
Uredi: pred pošiljanjem preberite pismo. Nekoga drugega lahko uredite s pismom, vendar prikrijejte ime kandidata, da ohranite njegovo zasebnost.
Preglejte primer
Spoštovana gospa Johnson,
Navdušena sem, da priporočam Sarah Jones za položaj vodje digitalnega marketinga v podjetju Sabre Marketing & PR. Kot vodja trženja v podjetju A & B Media sem imela veselje, da sem delala kot nadzornik Sarine, ko je bila tukaj zaposlena kot tržni sodelavec. Odgovorna, točna in zelo svetla, Sarah je bila med najboljšimi talenti na A & B Media, in popolnoma podpiram svoje kvalifikacije in njeno spretnost.
Vedno sem bil navdušen nad znanjem, ki ga je prinesla na mizo, in njeno predanost, da ostane na vrhu zadnjega na terenu. Sarah združuje ostre analitične sposobnosti z močno intuicijo in vedno sem vedela, da se lahko zanese na njo, da bi izpolnila roke in presegla naša pričakovanja. V njenih dveh letih z nami je dosegla številne dosežke, od povečanja našega socialnega medija za 20%, do znižanja stopnje bounce stopnje za 10%, povečanja ROI za digitalne oglaševalske akcije za 15%.
Medtem ko je bila Sarahin profesionalni akumen izjemno dragocena za A & B Media, je bila tudi čudovita ekipa. Optimistična, privlačna in preprosta, s Sarah je bila prava veselja, ki jo je imela v pisarni in spodbudila veliko pozitivnih odnosov znotraj našega oddelka in celotne družbe.
S tem sem povedala, da sem zelo prepričana v svoje priporočilo in verjamem, da bi bila Sarah odlična za Saber Marketing in PR. Če želite še naprej govoriti o mojih izkušnjah s Sarah, mi pošljite e-pošto na melissa@abmedia.com ali pokličite na 555-555-5555.
S spoštovanjem,
Melissa Bradley
Direktor trženja
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Oblikovanje vašega pisma
Če pošiljate pismo delodajalcu ali šoli, se prepričajte, da upoštevate pravilno obliko pisnega besedila . To vključuje navedbo vaših kontaktnih informacij, datuma in kontaktnih podatkov za osebo, ki je prejela vaše črko (običajno najemodajalec) na vrhu črke. Na dnu fizičnega pisma vključite tudi svoj ročno podpis.
Če pa pošiljate to pismo po e-pošti, vam ni treba vnesti kontaktnih podatkov ali datuma na vrh črke. Namesto tega navedite svoje podatke za stik po podpisu e-pošte . Poskrbite tudi za jasno in jedrnato vsebino, ki navaja ime kandidata, delovno mesto, za katero zaprosijo (če je to primerno), in namen vašega pisma. Na primer, se lahko vrstica za zadevo glasi: »Priporočilo za ime lastnika - pomočnik za človeške vire«.
Uporabite predlogo referenčnega slovarja
Če niste prepričani, kaj naj napišete, uporabite predlogo referenčnega črka in jo prilagodite, da vključite svoje podatke. Predloga je uporaben način, kako videti, kako oblikovati svoje črko in kaj naj v pismo vključi.
Prav tako si lahko ogledate vzorec referenčnih črk za ideje o tem, kaj vključiti v svojem pismu. Vendar ne pozabite spremeniti črke, tako da velja za določeno osebo, za katero pišete pismo.
Več vzorcev: Primeri referenčnega pisma