Zakaj bi radi poslali profesionalni e-poštni naslov? Obstaja več razlogov. Pošljite lahko vaše spremno pismo potencialnemu delodajalcu, pismo hvala kolegi, ki se strinja, da bo referenca, pismo o odstopu trenutnemu šefu ali zahtevo za priporočeno pismo.
Morda imate druge razloge za pošiljanje ne-osebnih e-poštnih sporočil, v resnici pa je dobro, da se prepričajte, da je vse vaše e-pošte organizirano in strokovno. V svoja sporočila je treba vključiti, kaj ne vključiti, in kako zapreti, podpisati in pošiljati e-poštna sporočila.
Strokovne e-poštne smernice za sporočila
Oglejte si te korake, da napišete visokokakovostno strokovno e-poštno sporočilo in vedno boste imeli velik vtis o prejemniku:
- Predmetna vrstica: Zadeva mora natančno predstaviti svoj namen pisanja. Vaša tematska vrstica je lahko tako preprosta kot "Hvala" ali "Zahteva za priporočila".
- Pozdrav: četudi pišete zelo kratko e-poštno sporočilo, vključite pozdrav. Če poznate ime osebe, jo vključite. Če niste na osebi z imenom prvega imena, jih pokličite po svojem naslovu.
- Dolžina: imejte e-pošto čim bolj jedrnata. Ljudje ponavadi posnemajo dolga e-poštna sporočila, tako da vsebujejo le bistvene podatke.
- Slog pisave: izogibajte se bogatim, razigranim ali barvenim pisavam; ti preprosto odvračajo prejemnika od vašega dejanskega sporočila. Izogibajte se prekomerni uporabi krepkega in poševnega pisma, zaradi česar je elektronski izgled neurejen. Ne pišite niti v vse velike črke; to se zgodi kot jezno ali prekomerno v e-pošti.
- Emoticons: Ne vključujte emoticons v poklicni e-pošti; shranite jih za osebno korespondenco.
- Črkovanje in slovnica: samo zato, ker pišete e-pošto, ne pomeni, da bi morali biti črkovati glede črkovanja in slovnice. Pred pošiljanjem skrbno uredite svoj e-poštni naslov. Sporočilo o napaki prejemniku sporoči, da je treba vaš e-poštni naslov obravnavati resno.
- Zapiranje: odjavite s kratkim »Hvala«, »najboljšim« ali drugim preprostim pošiljanjem in nato svoje ime. Večina e-poštnih računov vam omogoča vpisovanje podpisa z vašim imenom, naslovom in kontaktnimi informacijami v vsak e-poštni naslov. To je čudovit način, da vsak korespondenca postane bolj profesionalen.
Dodatni nasveti za strokovno e-poštno sporočilo
Ko ste napisali e-poštno sporočilo, preberite vse te korake, preden kliknete gumb »Pošlji«:
- Prepričajte se, da je vaše sporočilo končano: dvakrat preverite, ali je izpolnjena vrstica Zadeva vašega e-poštnega sporočila, vključili ste podpis , pošiljate sporočilo desni osebi za stike in zapolnili ste polje Skrbnik za pošiljanje kopirajte sami, tako da imate zapis e-poštnega sporočila.
- Dokaz vašega e-poštnega sporočila: Preden pošljete sporočilo, poskrbite, da preverite črkovanje in preverite svojo slovnico in velikost. So prav tako pomembni pri korespondenci po e-pošti pri iskanju zaposlitve, saj so v papirnem pismu.
- Pošiljanje e-poštnega sporočila za preskus: preden dejansko pošljete svoj e-poštni naslov, najprej pošljite sporočilo sebi, da preverite, ali oblikovanje deluje, in nič ne izgleda izven kraja. Če vse izgleda dobro, pojdi naprej in pošljite e-pošto podjetju ali posamezniku, na katerega se obrnete.
- Pošljite kopijo e-poštnega sporočila sebi: uporabite polje Bcc, da pošljete kopijo e-poštnega sporočila sebi, da boste imeli zapis o tem, kdaj ste poslali sporočilo in koga ste ga poslali. Te informacije lahko najdete tudi v poslani mapi.
- Datoteke kopij: z veliko e-poštnih programov lahko pošiljate mape, da boste lažje našli pomembne pretekle e-pošte. Nastavite mapo za vsa vaša e-poštna sporočila o iskanju zaposlitve in pošljite kopije e-poštnega sporočila, ki ga pošljete v mapo za iskanje zaposlitve.
Redno preverjajte svojo e-pošto
Čas je bistvenega pomena, ko iščete zaposlitev, zato je pomembno redno in pogosto preverjati e-pošto, da ne boste zamudili nobenih pomembnih priložnosti. Vsaj zjutraj in zgodaj popoldne preverite svojo e-pošto, tako da boste imeli pravočasen odziv na sporočila, ki jih prejmete.
Te dni, ki imajo pametni telefon, lahko preprosto preverite svoja e-poštna sporočila, kamor koli greste in kadar koli želite - ne boste več lebdeli nad računalnikom. Pravzaprav lahko prejmete obvestila za nova e-poštna sporočila, tako da jih lahko preberete takoj, ko dosežejo mapo »Prejeto«.