Ali morate napisati poslovno pismo? Ali niste prepričani o najboljši postavitvi, ki jo želite uporabiti, ali kaj naj v pismo vključite? Pomembno je, da so vsa poslovna pisma, ki jih pišete, ustrezno oblikovana in profesionalna po videzu.
Ko pišete potencialnim delodajalcem, sodelavcem, strokovnim in poslovnim povezavam, je postavitev vašega pisma skoraj tako pomembna kot tisto, kar pišete.
Če črka ni formatirana pravilno, nima dovolj prostora med odstavki in uporablja ne-tradicionalni slog pisave ali velikost, se lahko slabo odraža na vas.
Smernice za pisanje poslovnih pisem
Tukaj so smernice za pisanje poslovnega pisma, tako da vsa vaša korespondenca daje najboljši vtis.
Margine
Robovi poslovnega pisma bi morali biti približno 1 "vsepovsod, kar daje vašemu strokovnemu pismu neprijeten videz. Besedilo bi bilo treba poravnati na levi, to je, kako je večina dokumentov usklajena, zato bo vašo pismo bralno.
Razmik pisem
Če pustite prostor v vašem pismu, ustvarite jasen, nezahteven in enostaven za branje videz, ki ga bo bralec cenil. Vaše pismo mora biti v obliki zapisa: celotna črka mora biti poravnana na levo in enodostopno, razen pri dvojnem presledku med odstavki.
Velikost pisave
Tradicionalna velikost pisave za profesionalno pismo je 12. Pisava naj bo Times New Roman ali Arial. Vendar, če uporabljate pisemski papir, je glava pisave v drugačni velikosti in slogu.
Slog pisave
V profesionalnem pismu ni potrebe po uporabi različnih stilov.
Uporabite enotno pisavo (pisava tiska za knjižnice, kot sta Times New Roman ali Arial) in se izogibajte poudarjanju, kurjenju ali krepitvi. Vendar, če uporabljate pisemski papir, je glava pisave v drugačnem slogu pisave.
Besedilo pisma
Besedilo poslovnega pisma mora biti čisto in berljivo. Izogibajte se pisanju vašega pisma v enem velikem delu besedila.
Razbijte besedilo na več zgoščenih odstavkov. Te odstavke je treba uskladiti z levo; to omogoča lažje branje. Ko izpolnite svoje pismo, prosite nekoga drugega, da ga preberete za vas. Na kratko jim pazite na pismo. Ali je na strani preveč besedila? Ali je enostavno videti ločene odstavke?
Kontaktni podatki
Prvi del vašega pisma mora vsebovati vaše kontaktne podatke in kontaktne podatke osebe, ki jo pišete. Vključite tudi datum, ki ga pišete na vrhu vašega pisma.
Pismo pozdravi
Če dobro ne poznate bralca in jih običajno naslovite po svojem imenu, morate vključiti osebni naslov in polno ime osebe v pozdrav (npr. "Dragi gospod James Franklin"). Če niste prepričani o imenu bralca, vključite njegov naslov (tj. "Dragi izvršni direktor marketinga"). Če niste prepričani o spolu bralca, preprosto navedite svoje polno ime in se izognite osebnemu naslovu (npr. »Dragi Jamie Smith«). Če niste prepričani o spolu, imenu in naslovu bralca, preprosto napišite "Za koga se morda zanima ." Po pozdravu pustite eno črto prazno.
Pismo odstavkov
Strokovni pismeni odstavki morajo biti razmeroma jedrnati.
Prvi odstavek lahko vsebuje kratko prijazno otvoritev in kratko razlago razloga za pisanje. Drugi odstavek (in vsi nadaljnji odstavki) bi morali razširiti na vaš razlog za pisanje. V zadnjem odstavku je treba navesti razlog za pisanje in, če je primerno, navedite svoj načrt ukrepov (ali zahtevajte, da bralec sprejme kakšno vrsto ukrepov).
Zapiranje
Ko pišete poslovno pismo ali e-poštno sporočilo, je pomembno, da vaše pismo zapišete na profesionalen način, tako da ste pismo, v celoti, dobro napisano in strokovno.
Podpis
Ko pošiljate papirno črko, z napisom črko izpolnite ročno, nato pa vtipkajte ime. Če je to e-poštno sporočilo, preprosto vključite svoje vneseno ime.
Nazadnje, ne pozabite preveriti črkovanja in popraviti pismo, preden ga pošljete.
Še enkrat prosite družinskega člana, prijatelja ali kolega, da ga pregleda za vas. Vedno je dobro, če pogledate še en par oči, ker je težko ujeti naše napake.
Oblika poslovnega pisma
Oglejte si formatirano poslovno pismo z informacijami o tem, kaj naj vključijo v vsak del vašega pisma.
Primeri poslovnega pisma
Primeri poslovnega pisma za različne poslovne, strokovne in zaposlitvene korespondence, vključno z vzorci in predlogami pismov in e-poštnih sporočil.