Proces razvoja zunanjega načrta
Toda, ko družine sprejemajo drugačne odločitve, lahko podjetja pridejo do presenetljivo različnih odločitev o zunanjem izvajanju. Ni predlog, ki deluje za vsa podjetja, vendar obstaja proces, ki ga morajo upoštevati vsa podjetja:
Realizacija
V preteklosti mnoge korporacije morda sploh niso vedele, kaj je bilo zunanje izvajanje. Danes poznajo zunanje izvajanje, vendar se morda ne zavedajo, koliko programov za zunanje izvajanje (in zunanjega izvajanja) že delujejo: kopirni centri, poštne sobe, upravljanje objektov, IT in celo deli pravne službe podjetja . Zunanje izvajanje morda ne bo rešilo vseh težav, vendar bo učenje o prejšnji generaciji pogodb označilo nove projekte in zagotovilo dragocen vpogled.
Postavljanje ciljev
Da bi bili uspešni pri ustvarjanju programa zunanjega izvajanja, morate določiti specifične cilje, kot so zmanjšanje skupnih stroškov podjetja za pet odstotkov, osredotočanje na učinkovitost za eno samo lokacijo ali samo pogled na funkcije, opravljene v eni poslovni enoti.
Cilji ne potrebujejo precej podrobnosti. Ker se vaša zunanja izkušnja povečuje, se bodo definicije spremenile.
Sodelovanje
Potrebujete udeležence iz številnih področij strokovnega znanja, da zagotovite prispevek k načrtu, preverite predpostavke in zagotovite strokovno presojo. Ko se premikate iz splošnega načrta na specifične projekte, boste ta proces ponovili in ustvarili podskupine z še bolj specifičnim znanjem.
Identifikacija
Zdaj, ko imate cilje in strokovnjake za prepoznavanje in interpretacijo informacij, je čas, da določite specifične projekte za svoj program zunanjega izvajanja. Vsako podjetje razvija različna merila in ga kulture usmerja tako s finančno kot operativno analizo, vendar obstajajo skupna merila, ki jih je treba upoštevati:
- Prejšnje odločitve: vaše podjetje je verjetno prej odločalo o uporabi ne-zaposlenih, kot so začasni delavci ali naročila storitev. Delo z javnimi naročili in vaš PMO ( Project Management Office) za podrobnosti. Oglejte si, kako so obravnavali vprašanja na tem seznamu in zbrali pridobljene izkušnje.
- Strokovno znanje: Ali opravljate funkcije ali izdelujete izdelke brez dovolj strokovnega znanja ali imate težave pri ohranjanju upravljavcev? Ali ima sedanje upravljanje načrt za reševanje teh težav? Če ne, bi bilo to lahko dober outsourcing projekt.
- Kakovost: Tudi če ima oseba ljudje s pravimi veščinami in izkušenimi menedžerji, morda ne boste dobili ravni storitve, ki jo potrebujete. Ali vodja izvaja ankete strank? Kaj kupci govorijo o izdelkih ali storitvah? Razlika v kakovosti ali pomanjkanje zanimanja za storitve za stranke je še ena zastava za zunanje izvajanje.
- Stroški: izjemno kakovostna storitev ni nujno dobra vrednost. Kako se vaši stroški primerjajo s konkurenti? Ali funkcija proizvede mesečna poročila: stroški enote, operativni stroški, večletni stroški? Če ta funkcija ne more ustvariti teh poročil, lahko zunanja služba zagotovi večjo preglednost v vaših operacijah.
- Merilo: Ko pregledate celotno podjetje, boste veliko nepričakovanih odkritij. Ostani zbran! Eden velik projekt je boljši kandidat za zunanje izvajanje kot številni manjši projekti. Ta en sam velik projekt bo zahteval veliko manj administrativnih in upravljavskih virov. Obdržite izčrpen seznam, vendar samo izberite kandidate, kot pa daje velik vpliv na vaš prvi val projektov.
- Varnost: Zdaj imate dobro predstavo o potencialnih projektih. Čas je, da jih filtriramo po varnostnih standardih. Varnost je zapletena in sporna tema. Različni standardi veljajo za različne panoge, nekatera podjetja pa bolj zavedajo varnosti kot njihovi konkurenti. Razumevanje notranjih in industrijskih standardov ter omejitev projektov zunanjega izvajanja. V svoje razprave vključite pravno , IT, varnost podjetij, skladnost (če se uporablja) in vse oddelke za "tveganje".
- Prednostna naloga : Vsaka postavka nad (in morda druge značilnosti) mora biti ocenjena, nato pa vsakemu projektu dodeli skupno "vrednost zunanjega izvajanja". Nedvomno bo veliko razprav o tem, katere značilnosti so najpomembnejše, če so rezultati točni in če je treba upoštevati druge značilnosti. Ne bodite presenečeni, če ta proces traja več mesecev ali celo let.
- Komunikacija: do trenutka, ko ste določili potencialne projekte, ste imeli veliko srečanj in se pogovarjali z veliko ljudmi. Pričakujte, da bodo te razprave javne informacije v oddelkih, ki ste jih ciljali na zunanje izvajanje. Vedno domnevajte, da bodo te razprave dobili vaši zaposleni, pogosto v realnem času. Previdno premišljena korporativna komunikacija mora biti pripravljena in pripravljena. Nikoli ne dovolite, da govorice postanejo boljši vir informacij kot dejstva.
Izvajanje načrta zunanjega izvajanja
Na koncu tega procesa boste imeli svoj začetni načrt zunanjega izvajanja. Ob izvajanju tega načrta je veliko več korakov: potrjevanje podatkov, oblikovanje pododbora za specifične projekte, identifikacija prodajalcev, izvajanje pilotov, dodeljevanje pogodb in podobno. Vendar pa vam razvoj načrta zagotavlja prve in najpomembnejše korake.