Kako uporabljati svoj seznam opravil, da bi dejansko naredili več in se počutili bolje
Seznam ni dovolj
Izdelava "seznam opravil" ni dovolj. Morate jih razvrstiti. Morate vedeti, katere naloge so pomembnejše, da se lahko osredotočite na njih. Nato morate dodeliti sredstva tem predmetom, izmeriti svoj napredek in si nagraditi za svoje uspehe.
Uvrstitev
V preglednici navedite vse svoje opravke, čeprav jih lahko naredite tudi na papirju. Lahko jih tudi postavite v računalnik ali pametni telefon, jih napišete na koledarju ali jih vnesete v programsko opremo za upravljanje s časom.
Prvi korak je seznam vseh, kar morate storiti. Nato jim dodelite položaj, tako da se lahko osredotočite na pomembne elemente.
Uporabite A, B, C razvrstitev. Seznam A je stvari, ki jih moram opraviti danes, preden odidem. Seznam B je stvari, ki jih morate opraviti, vendar ne nujno danes. Končno, seznam C je stvari, ki jih potrebujete, da boste kmalu našli čas.
Morda boste izvedeli zelo hitro, da stvari na seznamu C in celo na seznamu B ne bodo nikoli dosegle. Na enem položaju operacijskega menedžerja pred nekaj leti sem postal vse bolj razočaran z mojim seznamom A. Ne samo, da nisem vsak dan prehajal skozi to, kot sem imel že prej, a seznam A je še naprej rasel. Takrat sem ugotovil, kaj moram narediti, da bi moj seznam opravil delal zame, in razvil sistem, ki je delal.
Upravljanje časa
Ni bilo dovolj, da bi vedeli, kaj je pomembno; kaj je naredil A-seznam. Potreboval sem tudi vedeti, kako dolgo bodo trajale stvari in koliko časa bi jim moral nameniti. Dodal sem stolpec na seznam opravkov s predvidenim časom, ki bi ga morala opraviti vsaka naloga, in sosednji stolpec s skupnim skupnim.
Potem sem opravil preprosto študijsko delo. Kot sem naredil vsako nalogo, sem zapisal, kaj sem storil, in čas začetka in konca. Nadaljeval sem ves dan. Potem sem to ponovil nekaj tednov kasneje na drug dan. Na noben način ni bila izčrpna raziskava, vendar mi je dala nekaj vpogleda. Kot vodja operacij, je bil večino mojega časa prekinjeno s prekinitvami, ki so se nanašale na dogodke, nastale krize ali težave, ki jih je bilo treba rešiti. V povprečju so te prekinitve porabile štiri ure na dan. Ker sem običajno delal deset urni dan, mi je ostalo šest ur na dan za stvari na seznamu opravil.
Vsako noč, preden sem zapustil pisarno, bi posodobil svoj seznam opravil. Želim izbrisati stvari, ki sem jih dokončal, prenesel ali razveljavil, dodal nove stvari, ki so se pojavile, preuredile prednostne naloge, da bi dobili najpomembnejše naloge na vrhu in dodelili predviden čas vsakemu. Potem bi šel po seznamu do šesturne znamke in narisal črto. To je postalo moja tarča za naslednji dan.
Nagradite se sami
Najpogosteje je ta vrstica padla nekje na moj seznam A. Rdeče je bilo tam blizu dna. Toda to je bil moj cilj. Če sem zadel črto, sem se domov počutil, da je bil uspešen in uspešen dan.
Namesto, da bi se premagal nad stvarmi, s katerimi nisem uspel priti, sem priznala moj uspeh pri izpolnitvi ali premagovanju svojega cilja. Naslednji dan sem moral znova začeti in doseči nov cilj, vendar sem to naredil z vidika gradnje na prejšnjem uspehu in ne od nezadovoljstva, ki bi me nenehno imela več, kot sem imel čas za izpolnitev.
Potrebujete sistem
Če želite biti uspešni, morate razviti sistem, s katerim boste upravljali svoj čas, da boste lahko naredili več v času, ki ga imate. Če je vaša ciljna vrstica na seznamu opravil vedno blizu vrha, bo vaš šef začel iskati nekoga drugega, ki lahko vsak dan delajo malo dlje po seznamu. Spodaj si oglejte nekaj virov, ki vam bodo pomagali izboljšati upravljanje časa.
Upravljajte to težavo
Navedite naloge, ki jih morate opraviti. Prioritizirajte tiste, ki so pomembni, ne le nujni.
Imajte načrt, kako doseči vsak dan. Pripravite se na ta načrt. Nagradite se, ko se srečate ali premagate svoj cilj.