Oglejte si te nasvete, kako odpreti, prebrati in odgovoriti e-poštnim sporočilom, s primeri linij vsebine e-pošte, ki jih lahko uporabite, ter formalnega in priložnostnega vnosa e-pošte.
Kako se uvesti v e-pošto
Napišite zadevo, ki odpira sporočilo. Koliko e-poštnih sporočil smete odstraniti brez odpiranja? Bodite pozorni na to, kaj vključite v predmetno vrstico , zato imate možnost, da se odprete. Bodite specifični in pustite bralcu vedeti, zakaj pišete. Posamezno vrstico naj bo kratka, tako da lahko prejemnik na kratko vidi, o čem se govori.
Naslov sporočite osebi. Če najdete osebo, ki želi pisati na naslov, namesto generičnega e-poštnega naslova, na primer hr@companyabc.com, se boste lahko osebno povezali s posamezniki, ki jih želite izpolniti. LinkedIn, spletne strani podjetij in socialni mediji so dober način za iskanje kontaktnih oseb .
Uporabite uraden pozdrav. Če pišete s posebno zahtevo, uporabite uradni pozdrav za poslovanje, kot je gospod ali gospa. Prva imena delujejo tudi, če imate povezavo z osebo ali pišete bolj priložnostno, da bi zagotovili informacije in ne iskali pomoči .
Tukaj so primeri pozdravnih sporočil po e-pošti in tukaj je zajemanje pri izbiri pozdravnih sporočil in pozdravil .
Uporabite svoje povezave. Pri pisanju uvodnega e-poštnega sporočila ali sporočila LinkedIn, če ste jih omenili z njimi. Napotitev je eden od najboljših načinov za nasvet ali pomoč.
Ne zahtevajte. Bolje je, da predlagate ali zaprosite za nasvet, kot da bi nekdo narekoval.
Na primer: "Bi mi lahko dali povratne informacije o mojem življenjepisu, če čas dopušča?" Zveni veliko boljše od "Prosim, preglejte moj življenjepis in se vrnite k meni." Biti vljuden in sprašuje vas bo dal več kot nekdo povedati, kaj so naj naredi.
Naj bo kratka . Večina ljudi posnema e-poštna sporočila in redko preberi več kot prvi odstavek ali tako. Sporočilo shranite na kratko - največ 2 ali 3 odstavka. V vsakega odstavka ne vključite več kot nekaj stavkov. Pustite presledek med vsakim odstavkom in drugim prostorom pred zapiranjem in podpisom.
Bodite jasni, zakaj pišete. V vašem e-poštnem sporočilu je treba jasno navesti, kdo ste, zakaj pišete in kaj želite od bralca. Uporabite prvi odstavek, da se predstavite, drugi za vašo zahtevo in tretji, ki se bralcu zahvali za njegovo obravnavo.
Uporabite preprosto pisavo. Uporabite preprosto pisavo (npr. Calibri, Times New Roman ali Arial) in velikost pisave, ki je enostavna za branje. Velikost pisave v velikosti 11 ali 12 točk je berljiva, ne da bi jo morali zasenčiti. Evo, kako izbrati slog in velikost pisave .
Izberite poklicno zapiranje. Vaš zaključek je skoraj tako pomemben kot vaš uvod. Končajte svoje e-pošte s kratkim strokovnim zapiranjem. Kako končati pismo s primeri dobrih zaprtij za uporabo.
Vključite podpis. Osebi, s katero pošiljate e-poštno sporočilo, vam olajša vzpostavitev stika z vami. Vključite podpis s svojim polnim imenom, elektronskim naslovom in telefonsko številko. Vključite svoj poštni naslov, če zahtevate pisni odgovor ali da vam nekaj pošljete. Nastavite svoj e-poštni podpis .
Preverjanje in preverjanje črkovanja. Ko se predstavljate sami, je pomembno, da pred pošiljanjem preverite in preverite črkovanje . Imate samo eno priložnost, da naredite dober vtis, in tipkanje lahko preneha pošiljati e-poštno sporočilo.
Pošljite testno sporočilo. Da bi bili prepričani, da je vaše sporočilo popolno, ga najprej pošljite sami, tako da lahko dvakrat preverite, kako se bere in da ga dokončno pogledate, da boste prepričani, da je to tisto, kar želite poslati.
Bcc: sami. Vedno je dobra ideja za Bcc: (slepa kopija) sami na sporočilu.
Imeli boste zapis o pošiljanju in ga boste lahko enostavno vrnili k nadaljnjim sporočilom.
Primeri e-poštnih uvodnih linij
- Uvod Od [Vaše ime ]
- Poizvedovanje o priložnostih
- Sem vas našel skozi [ Alumni Network, LinkedIn, Professional Association, itd. )
- [ Ime ] Priporočeno vas kontaktiram
- [ Ime ] Predlagano I Reach Out
- Napotitev iz [ Ime ]
- Napisal [ Ime ]
Ko uvajate dve drugi osebi drug drugemu:
- Uvod: [ Ime ] - [ Ime ]
- Predstavljamo [ Ime ] do [ Ime ]
- Povezava: [ Ime ] - [ Ime ]
- [ Ime ] in [ Ime ] Uvod
Primeri e-poštnih predstavitev
Formalni uvod
Spoštovana gospa Smith,
Moje ime je Marcus Anderson, in pišem, da zaprosite za svojo pomoč. Zelo bi vam bila všeč vaša pomoč in nasvet.
Casual Uvod
Zdravo prvo ime,
Moje ime je Cynthia, in delam za tehnološko podjetje, ki se imenuje ABCD. Upam, da si dobro! Rad bi vam povedal več o dogodku, ki ga začenjamo.
Uvod s napotitvijo
Spoštovana gospa Smith,
Sem Alisa Markers prijateljica in me je spodbudila, da vam predstavim svoj povzetek. Z Aliso sva skupaj delala na več projektih in pomislila je, da bi mi lahko pomagali pri iskanju zaposlitve.
E-pošta Predstavljamo nekoga drugega
Dragi Jonas,
Upam, da te dobro najde! Danes sem prišel, da predstavim kolegu Samanto Billings, ki se je nedavno pridružil našemu podjetju in prevzema komunikacijo za podjetje DBC.
Primeri pregleda: vzorčna predstavitev e-poštnih sporočil in črk
Predlagano branje: Navodila za pisanje strokovnega sporočila elektronske pošte Kako oblikovati e-poštno sporočilo