Kako napisati RFP

Ustvarite RFP, ki bo dobil rezultate

Zahteva za predlog

, ki se včasih imenuje RFP ali RFQ za "zahtevek za kotacijo", je dokument, ki ga podjetje izda, ko želi kupiti izdelek, in želi, da se njegove specifikacije dajo na voljo javnosti. To je ponavadi v primeru, ko bo več podjetij ponudilo delo ali delo in vabi k bolj konkurenčnim cenam. Toda vaš trud lahko privede do ponudb, ki so izgubljanje časa ali, še huje, sploh nobenih ponudb, če ne pripravite pravilnega RFP-ja.

Tukaj je, kako iti o tem za najboljši uspeh.

Težavnost: Povprečno

Potreben čas: pogosto traja nekaj dni

Evo kako:

1. Naredite svojo domačo nalogo: ugotovite, kaj potrebujete, kaj želite, in kaj je mogoče, preden začnete pisati svoje RFP. Ne izdajte RFP za stroj, ki lahko proizvede 1500 pripomočkov na uro, če nikoli več ne prodate več kot 25 na mesec. Ni smisla pri izdaji RFP za leteči avto, ko lahko glasnik dobi promet tako hitro kot na kolesu.
2. Razlikovati svoje potrebe in želje: če želite kupiti aplikacijo, ki lahko posreduje slike med sedežem in vašimi kombiji na delovišču, lahko določite število slik, ki jih potrebujete na sekundo, največjo velikost slik, ki jih potrebujete, in potrebno resolucijo. Seveda bi bilo lepo imeti te slike v barvah, a ali je to res potrebno? Če zares potrebujete določen specifičen, uporabite besede, kot so "voljo", "se," in "mora." To pomeni, da gre za zahteve. Specifikacije, ki so zgolj "hoče", je treba opredeliti z besedami, kot so "lahko," "lahko," in "neobvezno."

1. Odločite se, kakšen bo zmagovalec : Predlogi, ki jih dobite kot odziv na vašo ponudbo, se bodo razlikovali. Vsaka odzivna družba bo imela različne prednosti in pomanjkljivosti. Nekateri se bodo osredotočili na najnižje stroške. Drugi bodo pripomogli k najboljši kakovosti . Še vedno pa bodo drugi ponudili celoten nabor funkcij. Odločite se spredaj, kar iščete - najnižja cena, najhitrejša dostava ali kombinacija obeh.

1. Organizirajte dokument : za vse, kar pišete za podjetja, je treba veliko razmišljati in organizirati. Oris je dober kraj za začetek. Kot minimum potrebujete poglavja za uvod, zahteve, izbirna merila, roke in postopek. Mnogi od teh oddelkov bodo imeli podsekcije.
2. Napišite uvod : tukaj boste potencialnim ponudnikom razložili, zakaj objavljate RFP in kaj želite doseči s tem. Uvedba lahko vključuje tudi povzetek ključnih točk iz drugih delov, vključno z datumom zapadlosti. Uvedba RFP za sistem prenosa slik bi lahko prebrala nekaj takega: "Družba XYZ zahteva predloge za zelo zanesljiv in enostaven za uporabo sistem, ki lahko prenaša slike iz glavnega urada v kombije kjerkoli v metropolitanskem območju. je treba prejeti do ponedeljka, 5. marca 2007, ob 8. uri PST. "
3. Pojasnite zahteve : ta razdelek je eden najpomembnejših in običajno traja največ časa. Določiti morate velikost in jasnost slik, ki jih želite poslati, in potrebno hitrost. Bodite specifični, vendar ponudnikom ne povejte, kako želite doseči delo, razen če je to nujno. Morda boste želeli prekiniti ta del v podsekcije po sistemu. Na primer: a) velikost in kakovost slike b) prenos (ki bi lahko vključeval tako želeno hitrost kot tudi vse zahteve, ki omogočajo varno pošiljanje) in c) želene možnosti (kjer lahko barvo označite kot želeno možnost).

1. Merila za izbiro : tukaj poveste ponudnikom, kako boste izbrali zmagovalno ponudbo. Razkrijete lahko toliko ali malo, kot želite. Dobra ideja je, da vključite stavek, kot je: "Izbrani ponudnik, če obstaja, bo izbran izključno s sodbo družbe XYZ." Nekatere vladne RFP so zelo specifične glede izbirnih meril, vendar je večina komercialnih RFP-jev manj natančnih. Morda boste želeli ustvariti preglednico, ki vsako posamezno ponudbo dodeli določeno točko točk, nato pa ekipa izberi najboljšo ponudbo od tistih z najvišjimi točkami.
2. Časovni okviri : ta razdelek govori podjetjem, ki želijo ponudbo na vašem RFP, kako hitro morajo ukrepati, in kako dolgo bo postopek pričakovan. Bodite razumni, ko nastavite roke. Ne prosi za predloge za zapletene sisteme, nato ponudite samo nekaj dni, da se odzovejo. Dajte več časa za pripravo ponudbe, če je vaš RFP velik, če je zaželen nakup zapleten ali če potrebujete podrobnejši odgovor. To je tudi, če lahko poveste ponudnikom, kako dolgo bo postopek ocenjevanja, ko bodo obveščeni, če bodo uspešni, in kako hitro morajo dostaviti.

1. Proces: v tem razdelku pojasnite, kako bo proces deloval, od pošiljanja RFP do dodelitve pogodbe in začetka dela. V tem razdelku bi lahko rekli: "Ponudbe so zapadle na datum, naveden v 8. koraku. Vse ponudbe bodo pregledane, da se prepričajo, ali izpolnjujejo vse zahteve in so odzivne. Vse odzivne ponudbe bodo zabeležene v kategorijah X (kategorije lahko imenujete, če ki jih želi skupina), trije ponudbeni elementi pa bodo ocenjevalna skupina izbrala zmagovitega ponudnika in namestnika. Pričakuje se, da bodo pogajanja z zmagovalnim ponudnikom povzročila oddajo naročila v roku dveh tednov. "
2. Odločite se, kako poslati RFP : Večina RFP-jev je poslana, vendar jih ni treba. RFP lahko pošljete po elektronski pošti ali pa ga objavite na spletni strani vašega podjetja. Samo določite ime ali številko, ki jo morajo ponudniki uporabiti za prepoznavanje RFP, na katerega se odzivajo.
3. Odločite se, kdo bo prejel RFP: Morda ste že prepoznali dobavitelje, ki jih želite kupiti. Vaše podjetje ima lahko celo seznam sprejemljivih prodajalcev. Če ne, lahko poiščete morebitne prodajalce prek vaše poklicne mreže , z iskanjem po spletu ali z vprašanji zaupnih prodajalcev drugih gradiv za svoja priporočila. Ne omejujte seznama, kdo prejme vaše RFP samo "velikim" podjetjem ali "uveljavljenim" prodajalcem. Morda boste našli boljše ideje in še boljše cene od manjših prodajalcev, ki so pogosto bolj zainteresirani za zmago vašega podjetja.
4. Pošlji RFP.