Zaposleni imajo pogosto tudi pisanje izgovarjalnih dopisov za daljše odsotnost ali drug podaljšan čas.
Formalna izgovorna pisma se uporabljajo tudi v drugih situacijah, kot je odsotnost zaradi dolžnosti žirije ali odsotnosti iz šole.
Spodaj si preberite nasvete o pisanju uradnega izgovarjalnega pisma in dveh vzorčnih črk: enega vzorca, da pošljete delodajalca, preden zamudite delo in eno za drugo.
Nasveti za pisanje formalnega izgovornega pisma
- Sledite obliki poslovnega pisma. Pri pisanju pisma uporabite uradni obrazec poslovnega pisma. Želite, da je to pismo strokovno.
- Razumevanje politik vašega delodajalca. Preden zamudite delo, poskrbite, da boste vedeli, da je pravilnik o tem, da bo vaš šef vedel, da boste odsotni. Vedite, ali morate povedati svojemu šefu in kako mu morate dati podatke (npr. Telefonski klic, pismo, e-poštno sporočilo). Preverite tudi, kako daleč vnaprej morate povedati svojemu delodajalcu.
- Pošljite pismo čim prej. Če je mogoče, pošljite izgovor, preden zamudite delo. Delodajalcu želite dati čas, da prerazporedi katero koli od svojih nalog. Če zahtevate daljši dopust, pošljite to pismo čim prej. Če nimate časa za pošiljanje uradnega pisma, namesto tega pošljite izgovor .
- Skratka. Ne pojdite v veliko podrobnosti o tem, zakaj vam manjka delo (na primer dolg seznam vaših simptomov, če ste bolni ali podrobna zgodba o osebnem problemu). Namesto tega preprosto na kratko navedite dan ali dni, ko boste odsotni, in pojasnite (na kratko) zakaj.
- Ponudite za pomoč. Morda boste pomislili, da boste na nek način nadomestili svojo odsotnost. Na primer, morda rečete, da boste še vedno na elektronski pošti med vašo odsotnostjo ali pa boste morda ponudili delo za dodatno uro ali dve pozneje, da dokončate nekaj neodgovorjenih projektov. Če lahko vnaprej pripravite svojo odsotnost, prosite enega ali dva od svojih kolegov ali zaposlenih, da vam pomagajo izpolniti vse naloge, ki jih manjkajo. To bo še posebej pomembno, če zahtevate daljši odsotnost.
Sample Formal Izgovorna pisma (pred manjkajočim delom)
Datum
Ime zaposlenega
Naslov delodajalca
Organizacija
Naslov
Mesto, država, poštna številka
Spoštovani g. Priimek:
Prosim, sprejmite to pismo kot uradno obvestilo, da se ne bom udeležil dela od 1. septembra 20XX do 5. septembra 20XX. Udeležil se bo strokovne razvojne konference, o kateri sem govoril o vas prejšnji teden.
V času delovnega časa sem uredil, da sem na elektronski pošti, enkrat dnevno se pokličem in prijavim v pisarno, da vidim, kaj sem zamudil.
Prosim, povejte mi, če lahko zagotovim kakršne koli dodatne informacije ali če potrebujete kaj drugega od mene, da bo moja odsotnost nemoteno potekala. Hvala, ker si mi dovolil, da vzamem to čudovito priložnost.
S spoštovanjem,
Vaš podpis (črka v tiskani obliki)
Vaše vneseno ime
Sample Formal Izgovorna pisma (po manjkajočem delu)
Datum
Ime zaposlenega
Naslov delodajalca
Organizacija
Naslov
Mesto, država, poštna številka
Spoštovani g. Priimek:
Prosim, sprejmite to pismo kot uradno obvestilo, da zaradi bolezni nisem mogel obiskovati dela 1. septembra 20XX. Za ta teden sem opravil naloge, ki sem jih zamudil med mojo odsotnostjo.
Prosim, povejte mi, če lahko zagotovim dodatne informacije. Hvala za razumevanje.
S spoštovanjem,
Vaš podpis (črka v tiskani obliki)
Vaše vneseno ime
Pošiljanje e-poštnega sporočila
Včasih je smiselno pošiljati e-poštno sporočilo, ki pojasnjuje vašo odsotnost. Če želite, na primer, čim prej povedati svojega šefa, da ne boste na delovnem mestu, je elektronska pošta najhitrejši način za izmenjavo teh informacij. Nekateri delodajalci celo prosijo, da jih zaposleni opozorijo na odsotnost prek e-pošte.
Če pošljete e-poštno sporočilo izgovor za vašo odsotnost, poskrbite, da bo e-poštno sporočilo kratko, preprosto navedite datume, ki jih boste odsotili, in kratko pojasnite, zakaj ne boste več stran.
Poskrbite tudi za jasno vsebino. V naslovni vrstici lahko preprosto napišete »Odsotnost z dela«. To jasno razloži namen vašega e-poštnega sporočila svojemu šefu.
Če bi raje poslali e-pošto, pošljite strokovno e-poštno sporočilo .