Zahteva za dopust v pisni obliki poveča tudi možnosti, da bo vaš upravitelj odobril vašo zahtevo in vam bo pomagal ohraniti svoje stališče pri delu, da bi čim bolj zmanjšali škodo za svojo kariero.
Proces za zahtevo za odhod iz dela
Tipičen postopek za zahtevo za formalno odsotnost z dela je, da razpravljate o vašem položaju s svojim vodjo ali oddelkom za človeške vire.
V idealnem primeru bi morali najprej napisati pismo (ali bolj običajno e-poštno sporočilo) svojemu neposrednemu nadzorniku, ki zahteva sestanek, da bi razpravljali, ali in kako bi morali zaprositi za dopust.
V tem pismu morate zagotoviti:
- Vaš razlog za potrebo po odsotnosti (kot so rojstvo ali posvojitev otroka, vprašanja osebnega ali družinskega zdravja, izguba ljubljene osebe ali olajšanje zaradi pretiranega stresa pri delu)
- Stvari, ki ste jih pripravljeni pomagati pripraviti na svojo odsotnost (primeri: usposabljanje za zamenjavo, pisanje podrobnega priročnika o vsakodnevnih delovnih procesih ali ponujanje, da ostanejo na voljo za vprašanja v času vaše odsotnosti)
- Datum odhoda in vrnitev na delo, ki ga predvidevate
- Zahteva za pomoč nadzornika, ki vam pomaga pri pogajanju o postopku odsotnosti z višjim vodstvom in / ali službo za kadre
Ko ste se udeležili tega srečanja z nadzornikom, nadaljujte s pogovorom s pisnim zahtevkom za dopust.
To bo potekalo v vaši osebni datoteki, da bi začeli postopek formalne odsotnosti in predložili dokumentacijo, da bo vaš dopust lahko odobren.
V podjetju je morda vzpostavljen pravilnik o zahtevi za odhod z dela, ki določa razloge, ki jih lahko odobri dopust in koliko časa so zaposleni upravičeni do uporabe.
Za podrobnosti preberite priročnik za zaposlene. Če imate vzpostavljeno politiko, se prepričajte, da upoštevate te smernice za prošnjo za odsotnost.
Dos in Don'ts za prošnjo za odsotnost
Pomembno je, da na najboljši možni način zaprosite za dopust. Naslednje smernice vam bodo pomagale, da napišete zahtevo, ki je učinkovita, strokovna in pozorna.
- Dajte čim več obvestil. Potreben je čas, da uredite pokritost za svoje delo in se spopadate s HR zahtevami, povezanimi z dopustom.
- Poznaj svoje pravice. Zakon o družini in bolniškem dopustu daje številnim delavcem pravico do neplačanega dopusta za obravnavo zdravstvenih pogojev in družinskih potreb, kot so rojstvo ali posvojitev otroka ali izredne razmere v zvezi z aktivno vojaško službo družinskega člana. Upravičeni zaposleni, ki delajo za podjetja s 50 ali več zaposlenimi, imajo pravico do 12 delovnih tednov neplačanega dopusta v dvanajstmesečnem obdobju. Preverite, ali ste pokriti, preden zahtevate dopust.
- Najprej se obrnite na svojega neposrednega nadzornika in pisno predstavite svojo zahtevo.
Kaj vključiti v vaše uradno pismo
Pri zaprosilu za formalni dopust mora vaše pismo vsebovati:
- Zahteva za dopust
- Datumi, za katere pričakujete, da so odsotni z dela
- Datum, ki ga nameravate vrniti na delo
- Ponudba za nudenje pomoči, če je to izvedljivo
- Hvala, ker ste upoštevali vašo zahtevo
V nadaljevanju glej primere pisem, ki zahtevajo formalni dopust, pa tudi pismo in e-poštna sporočila, v katerih je naveden razlog za daljši čas, ki je daljši od dela.
Zahtevek za pisni zahtevek za pisni opomin: pisni primer
V tem dopisu o dopustu je uradna prošnja za odsotnost z dela po razpravi z mentorjem delavca.
Tvoje ime
Vaš naslov
Vaše mesto, država, poštna številka
Vaša telefonska številka
Datum
Ime nadzornika
Naslov
Organizacija
Naslov
Mesto, država, poštna številka
Spoštovani g. Priimek:
To pismo je formalna zahteva za dopust, da se spremljamo na našem včerajšnjem sestanku. Kot smo razpravljali, bi rad zahteval odsotnost od 1. aprila do 30. junija 20XX.
1. julija 20XX se bom vrnil na delo.
Prosim, povejte mi, če lahko zagotovim dodatne informacije ali če imate kakšna vprašanja.
Najlepša hvala za vašo pozornost pri zagotavljanju moje priložnosti za osebni dopust.
S spoštovanjem,
Vaš podpis (črka v tiskani obliki)
Vaše vneseno ime
Kako poslati formalen zahtevek za odsotnost
Tukaj je primer e-poštnega sporočila, ki zahteva odsotnost.
Predmet: Odhod odsotnosti - John Dooley
Dragi Jennifer,
Kot smo razpravljali včeraj, bi rad prosil za uradni dopust zaradi moje zaposlitve. Načrtujem se od 1. julija 20XX - 31. decembra 20XX, ki se vrnem na delo 1. januarja 20XX.
Če bi bila odobrena, bi z veseljem pomagal pri načrtu, da bi pokril svojo delovno obremenitev v odsotnosti. Na voljo bi bil tudi odgovoriti na vprašanja in zagotoviti pomoč, ko sem odsoten.
Povejte mi, če potrebujete dodatne informacije. Najlepša hvala za vašo obravnavo moje prošnje.
Najboljše,
John
Več primerov pisma: Pismo o odsotnosti - družinski razlogi Odsotnost Izgovorna pisma | Osnovni dopust za odsotnost | Zahtevek za odsotnost z zdravljenjem