1. 8.00 uri jutranjih osebnih sestankov
Problem s tem srečanjem je, da nihče ni pripravljen za to. Navsezadnje je v ponedeljek zjutraj ob 08:00, nič se ni zgodilo in karkoli se je zgodilo prejšnji teden, je večinoma starodavna zgodovina.
Druga težava s tem srečanjem je, da morajo biti za vsakogar pripravljeni, da morajo delati v nedeljo zvečer, ki je včasih v redu, vendar vam zagotavlja nekaj resnih glasov za "kretanje leta" od zaposlenih in družinskih članov zaposlenih.
Rešitev: če morate v ponedeljek voditi ekipno srečanje, jo potisnite pozneje zjutraj ali zgodaj popoldne. Še bolje, potisni ga do torek zjutraj.
2. Sestanki z okroglo mizo
Ta sestanek poznaš. To je tisto, v katerem se ljudje gibljejo po sobi in si izmenjujejo najnovejše posodobitve, sage, fantazije in sanje. Sedite na napačnem mestu in na koncu pridete kot 22. oseba, ki bo ponudila posodobitev skupini, katere mehurji so preobremenjeni in možgani odvrnejo od politično usmerjenih posodobitev, ki izhajajo iz usta kolegov v daljnih funkcijah.
Rešitev: izpolnite, če morate, vendar določite pravila za posodobitve. Prosite ljudi, da se osredotočijo na pomembne novice, ki vplivajo na vsakogar ali prepoznajo izzive, ki zahtevajo pomoč pri različnih funkcijah.
Naredite nekaj, kar bi omejilo boleč pohod brezplačnih in samopostrežnih posodobitev statusa, ki jih ustvarjajo nedisciplinski sestanki okrogle mize.
3. Ponavljajoča se srečanja, ki so izgubila svoj namen
Vsako ponavljajoče se srečanje, na katerem se nihče ne more spomniti, zakaj se sestanek še vedno odvija, je kandidat za takojšnjo odpravo.
Zakoni fizike prenosa na sestanke in srečanja na urniku običajno ostanejo na urniku, potem ko je izkoristil svojo uporabnost na delovnem mestu. Eden novega menedžerja je pregledal ponavljajoči se seznam srečanj v razporedu svoje ekipe in odpovedal dve izmed njih, ker ni mogel odkriti razloga za obstoj teh srečanj. Prejel je več kot nekaj zahvalnih opomb in nekaj pripomb ljudi, ki se sprašujejo, kako mu je uspelo ubiti to srečanje, ki so ga poskušali znebiti v preteklem letu.
Rešitev: preglejte vse ponavljajoče seje, ki jih podvržete svoji ekipi, ali da ste udeleženi, in jih odstranite iz svojega življenja in življenja članov vaše ekipe. Če niste gostitelj sestanka, obvestite gostitelja o svoji nameri in vaši perspektivi o uporabnosti sestanka. Če ste gostitelj / sponzor, anketirate člane ekipe in jim dajte glas in glas. Malo drakonskega rezanja ponavljajočih se srečanj odpre dragocen čas za druge pomembnejše dejavnosti.
4. Skupinski sestanki Word-Smithing
To je vsak sestanek, kjer združite skupino ljudi, da bi delali na besedilu za nekaj: vizijo, misijo, strateško izjavo, izjavo o obsegu pri vodenju projektov.
Rezultat teh sej je ponavadi vrsta nerodno sestavljenih stavkov, ki odražajo kompromise s strani odgovorne osebe. Nihče v sobi se ne strinja s končnim izdelkom, toda vsi prikrijo svoje glave v privolitev, takoj ko se besedilo premakne nad smešno, da je grozno, da bi odpravili bolečino.
Sklenitev: nikoli ne prepusti grobega besedila nečemu odboru. Na samem predmetu bodite zabodeni, ga odklanjate s kolegi in ko pristopite k nečemu, ki se začne z delom za vas, zelo skrbno prosite za vnos iz skupine. Vprašajte pojasnjevalna vprašanja, vzemite odlične opombe in nato izginite in preoblikujte izjave, ponovite postopek, kot je potrebno.
5. Strategija sestankov predlog
Končal sem, kje sem začel, z zelo razčlenjenim strateškim srečanjem, opisanim v začetku tega članka.
Ni čarobnega procesa ali predloge ali celo preproste vrste korakov, ki pomagajo pri strateški jasnosti. Izvajanje analize SWOT (prednosti, slabosti, priložnosti in groženj) ni vedno na kritični poti za natančno oceno razmer in priložnosti. Številke in cilji ter rast niso strategije. Bodite pozorni na vsakogar, ki pravi, da imajo preprost postopek za to zapleteno temo.
Rešitev: investirajte v visoko kvalificiranega in izkušenega strategijskega vodjo ali svetovalca, ki razume, kako voditi, včasih voditi in včasih slediti v prizadevanjih za razvoj učinkovite in smiselne strategije. Pravi strokovnjak bo odgovoren za iskanje odgovorov na pravih (težkih) vprašanjih, ki jih je treba odgovoriti na poti k strateški jasnosti.
Spodnja črta
Srečanja so neprecenljive priložnosti za povezovanje, komuniciranje, vzpostavljanje odnosov in spodbujanje ustvarjalnega reševanja problemov. So tudi priložnosti zrele zaradi prekomerne uporabe in celo zlorabe. Prizadevati si biti vodja, ki spoštuje moč in pomen sestankov. Uporabite te forume iz pravih razlogov, tako da jih arhitektiramo, da se osredotočijo na ključna vprašanja, sklicujejo ideje in, kar je pomembno, spoštujejo čas, ki ga vsi vnesejo v seje. Vaši člani ekipe bodo cenili vaš pozitivni pristop več, kot bi kdaj veste.