Objavljeno dne 8/1/2015
Verjetno je, ko bo nekdo napredoval v svojo prvo vodstveno vlogo, bo to prvič, ko bo vodil oddelčni proračun.
Večina novih menedžerjev dobi malo ali nič formalne izobrazbe za pripravo proračunske napovedi, spremljanje njihovih stroškov ali kako prilagoditi sredino leta. Pogosto predajo preglednico ali poročajo od svojega upravitelja ali finančnega oddelka in pričakujejo, da bodo vedeli, kako to storiti, ali se učijo s poskusi in napakami.
Medtem ko je »poskus in napaka« lahko učinkovit način za učenje nove veščine, bi bilo bolje, če novemu upravitelju ni bilo treba narediti preveč bolnih napak.
Tukaj je nekaj lekcij, pridobljenih iz lastnega preskušanja in učenja napak, za katere verjamem, da bi večina novih menedžerjev lahko imela koristi od:
Investirajte čas, da se naučite takoj od začetka
Ni boljšega časa, da bi vprašali »neumna« vprašanja, kot če ste čisto nov na nekaj in še nikoli niste storili. Bolje vprašati in preživeti čas vnaprejšnje učenje, ne pa počakati, dokler nekdo ne opazi svojih napak . Zahtevajte čas od svojega upravitelja (ali predhodnika, če lahko), da pregledate osnovno filozofijo, glavne cilje, obliko in vsako postavko postavke. Če ima vaša organizacija finančno osebo, prosite to osebo, da preživi čas z vami. Večina bo laskala in pripravljena deliti svoje strokovno znanje. Navsezadnje, če vas bodo lahko naučili, kako stvari narediti v skladu s svojimi specifikacijami vnaprej, boste pozneje z njim manj glavobol.
Izvedite tečaj "Finančni in proračunski načrt za nefinančne managerje"
Preverite s svojimi lokalnimi univerzitetnimi poslovnimi šolami pod "Izvajalsko izobraževanje". Večina poslovnih šol ponuja eno do tri dni ne-kreditne tečaje. Med ali po tečaju si vzemite čas, da pregledate letno poročilo svojega podjetja in razumete različne finančne kazalnike in poročila.
Upravljajte svoj oddelčni proračun, kot je vaš lasten posel
Ko delamo za velike organizacije, se ukvarjamo z denarjem podjetja, kot je raste na drevesih. Ne, in sedaj je vaša naloga, da upravljate osebno lastništvo sredstev vašega oddelka.
Bodi ekipni igralec
Če je mogoče, preglejte proračun svojega upravitelja. Medtem ko je pomembno, da prevzamete lastništvo nad vašim proračunom, je vaša enota del večje entitete. Vprašajte svojega vodjo, da vam pokaže, kje se vaš proračun ujema in podpira veliko sliko, pa tudi medsebojna odvisnost s svojimi vrstniki. Morda je čas, ko drugi oddelek potrebuje denar za cilje, ki so višji od vaših. Ne čakajte, da bi ga vprašali ali ga odnesli - bodite proaktivni in ponudite, da pomagate svojemu vrstniku. Boste kot strateški in sodelovali .
Ne igraj neumnih iger
Samo zato, ker "vsi to počnejo", ne pomeni, da podjetje ni neumno in slabo. Primer tipične neumne proračunske igre, ki jo upravitelji igrajo, je "uporabite ali izgubite porabo." Ko se približujete koncu leta, se vaš proračun izvaja pod vašo napovedjo. V preteklih letih, ko nisi, je vaš proračun za prihodnje leto določen glede na to leto.
Torej, če ne boste znova znižali proračuna, pojdite na nakupovanje - kupujte stvari, ki jih ne potrebujete, ali zaloge, če jih boste potrebovali.
Spremljajte mesečne stroške in naredite proaktivne popravke
Ne predpostavljajte, da vam bo "nekdo" povedal, ko ste nad proračunom. Dejansko boste morda celo morali vprašati za mesečna poročila ali pa se spremljati. Ne čakajte do konca leta, ko je presenečenje (za vas in vašega šefa). Do takrat je prepozno raziskati in popraviti. Bodite odgovorni, merite sami in proaktivno poročajte svojemu upravitelju.
Bodite pregledni in vključite svojo ekipo
Delite svoj proračun s svojo ekipo, morda celo vključite v nastavitev napovedi. Vključevanje vaše ekipe in pomoč pri razumevanju procesa oblikovanja proračuna ustvarja občutek skupne odgovornosti in spodbuja vaše zaposlene k iskanju ustvarjalnih načinov upravljanja stroškov.
Bodite strateški
Ne vzemite samo lanskoletnih dejstev in dodajte deset odstotkov napoved prihodnjega leta. Začnite z razvojem strategije in ciljev ter nato določite sredstva, potrebna za dosego teh ciljev. Če potrebujete več kot lani, pripravite poslovni primer, da upravičite vašo zahtevo za dodatno financiranje.
Ne pretiravajte
Čeprav je vodenje proračuna pomembno za upravitelja, nikoli ne pozabite na najpomembnejša sredstva: vaše ljudi! Prepričajte se, da porabite najmanj petkrat toliko časa, v katerem ste razvili svojo ekipo, da boste krili številke.