Če pišete pismo kot predstavnik svoje organizacije, vedite, da medtem ko nekatera podjetja dovolijo svojim zaposlenim prosto pisanje referenčnih črk, jih lahko drugi cenzurirajo ali prepovejo v celoti.
Torej, se prepričajte, da ugotovite, kakšne so vaše politike delodajalca pred odobritvijo.
Številne organizacije imajo tudi reference, ki potekajo prek človeških virov (HR). Pred nadaljevanjem preverite s politikami vašega podjetja.
Če ste lastnik podjetja in trenutni ali nekdanji izvajalec zahteva priporočeno pismo od vas, preberite naslednji vodič, da uporabite svojo diskrecijsko pravico.
Kdaj naj napišete priporočilno pismo
Kandidat mora biti nekdo, ki ga poznate precej dobro in s katerim ste nedavno delali. Na primer, verjetno ne morete predložiti priporočila za nekoga, s katerim ste delali, pred desetimi leti ali s katerim ste delali samo en mesec. Čeprav je morda skušnjava, bi se zanašali na stare ali ne dovolj, informacije, ki bi lahko bile zavajajoče. Ni ravno mogoče vedeti. Torej, če ne morete resnično govoriti z nečim obstoječimi veščinami, vljudno zavrnite njihovo zahtevo.
Kandidat morate poznati v vlogi, ki vam omogoča pisanje smiselne reference. Na primer, če ste delali z osebo kot samostojnega pisatelja, vendar je zdaj začel poskrbeti za hojo v hoji, ne morete potrditi svojih sposobnosti na drugem področju.
V takih primerih je najbolje zavrniti in morda ponuditi nasvet o tem, kdo bo bolje kandidat. Če hoče začeti psa za hojo, mora imeti že stalno klientelo, ki lahko resnično jamči za svoje sposobnosti.
Napišite pismo samo, če lahko iskreno ponudite pozitivno referenco. Če nimate ničesar pozitivnega povedati o njihovi uspešnosti, naredite iskreno stvar in rečeš, da ne morete prispevati.
Če se vam zdi dolžna izgovoriti, zakaj:
- Bodite popolnoma iskreni in pravite, da se v njihovem imenu ne počutite udobno.
- Povejte belo laž, kot je: "Nisem sposoben napisati pisem priporočil."
Čeprav se boste morda počutili nerodno ali krivega, zaupajte svoji intuiciji. Poleg tega neupravičeno pismo ne bo delalo niti prosilcu niti njegovemu potencialnemu delodajalcu.
Drži se dejstev
Ko se strinjate, da napišete pismo, ga osredotočite in vključite samo informacijo, ki je dejansko in resnična . Izogibajte se izgovarjanju nečesa, kar je strogo prepričljivo - morda bo delovalo proti nekoga, ki se obravnava za prihodnje zaposlitve, in bi lahko privedlo do pravnih težav za vas in vaše podjetje. Izkoristite zahtevo, kot je "Louisa je briljanten pisatelj", sama po sebi je nevarna. Lahko ga podpirate z zunanjim priznanjem ali nagrado, ki jo prejme njeno delo. Če ne morete, bi rekli: "Louisa dosledno je ustvarila veliko vsebino za nas."
V istem smislu se izogibajte pretiranim in preveč pozitivnim izjavam. Če nekdo zgrabi preveč, pismo morda nima nobene teže pri bodočih strankah ali delodajalcih.
Kako zgraditi referenčno pismo
1. Predstavite se v uvodnem odstavku, da nastavite svoj položaj in vaš odnos do kandidata.
Naj bralec ve, zakaj ste pripravljeni za pripravo takega pisma.
2. Potrdite dejstva o kandidatu in kje trenutno zaposluje (če je):
- Naziv delovnega mesta in podjetje
- Kako dolgo si delal z osebo
- Ko ste delali z osebo, če trenutno niste
- Narava vašega poslovnega odnosa ali sposobnosti, v kateri ste delali s kandidatom.
- Ponudi svoje mnenje o sposobnosti kandidata in njegovih kakovostnih storitvah. Poudarite njihove najbolj dragocene lastnosti, kot so pisanje, reševanje težav ali upravljanje s časom. Izkoristite lahko izjemne sposobnosti, navedite, da jih boste ves čas znova namestili, in natančno opišite, kako so vaše strokovne storitve koristile vi in vaša organizacija.
4. Uporabite zadnji odstavek, če želite dodati kakršne koli dodatne primere ali anekdote, kot se vam zdi primerno.
5. Nazadnje, v bližnji prihodnosti odgovorite na vsa nadaljnja vprašanja ali zagotovite nadaljnje informacije.
Poslovna referenčna pisma, ki priporočajo strokovne storitve
Preberite naslednje poslovne reference, ki priporočajo strokovne storitve.
Primer # 1
Dragi gospod Eggleston,
Pišem, da priporočam storitve Daniel Lightheart, CPA. Daniel je v zadnjih petnajstih letih delal za moje odvetniško pisarno kot naš računovodja in knjigovodja. Njegovo znanje in pozornost do podrobnosti sta pripomogla k ohranjanju našega podjetja na poti med nedavno recesijo in velikim prestrukturiranjem.
Prepričan sem, da priporočam Danielove računovodske storitve.
On ni samo temeljit, ampak tudi enostaven za delo in vedno pripravljen vzeti čas, da razpravlja o mojih skrbeh in odgovori na vprašanja.
Če imate dodatna vprašanja, vas prosimo, da me kontaktirate.
S spoštovanjem,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
Urad: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Primer # 2
Spoštovana gospa Kelly,
Jaz sem podpredsednik ABC Watches, ki pišem, da priporočam tržne storitve Michaele Brown. Michaela je od julija 2012 do januarja 2016 ustvarila in izvedla številne uspešne kampanje.
Njena strokovna izkušnja s programsko opremo, skupaj z njenim sodelovalnim in inovativnim duhom, je postala strokovnjak za naše najpomembnejše projekte. S samo eno roko je naša Twitter sledila od 1.000 do več kot 52.000 v samo treh mesecih z uporabo naprednih strategij. Bila je podrobno usmerjena, organizirana in vedno odprta za konstruktivne povratne informacije, zaradi česar je naš poslovni odnos tako preprost kot prijeten.
Michaeli priporočam za vsako vlogo, s katero lahko prispeva njeno izjemno ustvarjalnost in predanost. Če ste zaposleni, sem prepričan, da bo vaša tržna prizadevanja dosegla nove višine.
Če imate dodatna vprašanja, vas prosimo, da me kontaktirate.
S spoštovanjem,
Lisa Moore
Podpredsednik, ure ABC
Pisarna: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Odgovorite na vsa naslednja vprašanja
Pošiljanje priporočenega pisma je bistvenega pomena za potencialnega kandidata za zaposlitev ali ponudnika storitev in tako, da sledite tej obliki, vam bo priskrbel koristne informacije bodoči stranki ali delodajalcu. Morda boste prejeli preprost odziv na "hvala", ali pa lahko za vlagatelja vprašajo podrobnejša vprašanja. V vsakem primeru se prepričajte, da se takoj odzoveš.