Vsakič, ko je eden od teh predstavnikov podjetja imel stik s stranko ali prospektom (bodisi osebno, po telefonu, po elektronski pošti ali po pošti), mora ta oseba vnesti podatke o tem kontaktu v kontaktno poslovodstvo sistem (ali CMS, na kratko).
Razlogi za sledenje so:
- Oceniti te predstavnike in določiti njihovo nadomestilo.
- Da se zagotovi, da se stranki ali prospektu dotikajo z ustrezno frekvenco, ne prepogosto ali preveč redko.
- Če želite slediti rezultatom teh stikov, na primer zbranih finančnih sredstvih ali zmagalih naložbenih bančnih storitev.
Kot kaže zadnja točka, bi morali v vložke v celovit sistem vodenja kakovosti vključiti tudi opombe o rezultatih teh stikov, vključno z vrstami meritev, ki morajo biti del režima poročanja o upravljanju podjetja. O dosežkih, ki jih navedejo strokovnjaki, ki vstopajo v CMS, je treba neodvisno potrditi.
Študija primera:
Visoki neto strokovnjaki, ki so jih zaposlili oddelek za trženje velikega neto vrednosti v Merrill Lynchu , tedaj znani kot zasebni svetovalni službi, so imeli bonus program, ki je bil večinoma formuliran na podlagi zbranih sredstev gospodinjstev . Strokovnjaki Merrill Lynch v višini neto vrednosti CMS strokovnjaki vnesejo znesek sredstev, ki jih je stranka ali prosojnica deponirala (ali obljubila, da bo deponirala) pri podjetju v skladu s svojimi tržnimi prizadevanji.
Nadzornik zasebnih svetovalnih služb bi nato spremljal dejavnost v računih teh strank, da bi potrdil, ali so bili ti depoziti dejansko izvedeni. Poleg tega bi se vnosi v CMS uporabljali za subjektivni del bonusa, da bi ocenili, kako so bili strokovnjaki aktivni pri spremljanju nalog.
Poleg tega bi bili vpisi v CMS kategorizirani glede na specifične marketinške pobude, kot so Vintage Motor Sports, Merrill Lynch Shootout in sponzorstva simfonije ali muzejskih noči. Ti podatki bi bili uporabljeni tudi za oceno finančnega donosa iz sponzorstev in promocij .