Kako ostati pri nadzoru poslovnih sestankov

Strategije srečanja pri reševanju vprašanj zaposlenih

Poslovna srečanja lahko potekajo neskončno, če odprete tla, če želite postaviti vprašanja zaposlenim, če od začetka ne vzpostavite parametrov in ohranite nadzor nad tlemi. Izraz "v enaki množici" se dobro uporablja v kontekstu poslovnih srečanj, saj so nezadovoljni delavci pogosto bolj pripravljeni spregovoriti v skupinskih nastavitvah. Vse, kar je potrebno, je negativen komentar ali vprašanje, da se drugi privabijo v soglasje.

Toda obratno je lahko tudi res: začeti pozitiven pogovor in povabiti druge, naj se pridružijo in rezultat je lahko produktiven sestanek pri vsakem odhodu, saj je srečanje vredno njihovega časa.

Ena od največjih pritožb o poslovnih srečanjih je, da so pogosto nepotrebni in odpadni dragocen delovni čas. Prepričajte se, da jasno navedete namen svojega sestanka , vnaprej določite čas, ki ga boste posvetili sestanku (in vsem odprtim razpravam), nato pa se držite sej in načrtovanega trajanja. Morda bi želeli srečanja narediti še bolj zanimivo s srečanjem ledenikov ali aktivnosti za ogrevanje .

Tu so strategije za ravnanje z zaposlenimi, ki postavljajo vprašanja med srečanji, ki jih ne želite takoj odgovoriti, ali da se ne želite obračati na kateri koli točki med sestankom.

Kdaj ukrepati na vprašanju takoj

Če je vprašanje pravočasno in na nalogi in menite, da je treba nasloviti, odgovorite takoj - vendar na kratko - in nato nadaljujte z navedbo, da boste na koncu sestanka vzeli več vprašanj, če imate čas.

Podpirajte svojo izjavo, da se gibljete s telesnim jezikom. Oglejte si svoje opombe ali se obrnite na tablo, itd. S trenutnim premikom kontakta z očmi lahko pokažete, da se premikate naprej. Če pogledate v občinstvo (še posebej z dvignjenimi obrvmi), morda pošiljate signal, ki zapusti odprtino za več vprašanj.

Če je občinstvo negativno ali sovražno, priznajte svoje skrbi, vendar samo posredno. Vzemite si trenutek, da razložite, da razumete in delite zaskrbljenost, vendar če se odpravite pred tema, se ne bo nič zgodilo. Predlagajte, da ljudje zapišeta svoja vprašanja za pozneje, ali se dogovorite, da se boste spoznali zasebno, kjer boste podrobneje razpravljali o svojih vprašanjih.

Odgovor na eno vprašanje je priročen, ker:

• Omogoča, da imetnik srečanja obravnava nekaj, za kar morda niso razmišljali;
• Pošilja sporočilo, da poslušate svoje občinstvo;
• S samo enim vprašanjem pošljete sporočilo, da še vedno nadzirate sestanek, vendar skrbite, kaj razmišljajo udeleženci.

Kako pravilno odložiti vprašanje

Če bo vprašanje postavljeno, bo obravnavano kasneje na sestanku, navedite: "To je dobro vprašanje in na katero se bomo kmalu obračali."

Če je vprašanje postavljeno zunaj teme in se na sestanku ne bo obravnavalo, podajte niz posebnih navodil za reševanje. Če preprosto nočeš odgovoriti na vprašanje ali prejeti sodbo, "to ni namen tega sestanka", lahko na koncu pošljete napačno sporočilo svojim zaposlenim: vodstvo ne skrbi.

Drug način za odlaganje vprašanj, na katera se ne bo govoril na sestanku, je, da zaprosite osebo, da se sestane z vami (ali drugim ustreznim članom uprave) zasebno, da bi podrobneje razpravljala o svojih pomislekih.

Morda celo predlagate (če je to primerno), da je vprašanje dovolj pomembno, da se upravičeno upošteva obravnava na ločenem sestanku v prihodnosti.

Odpravljanje vprašanja je koristno, ker:

• Zaposleni v priložnostnem delovnem okolju se lahko počutijo preveč svobodno, da bi lahko govorili svoje misli in lahko prevzamejo nadzor nad srečanjem;
• Večina jeznih ali nezadovoljnih zaposlenih želi biti slišati bolj kot karkoli drugega. Dajanje zvočne plošče v pravem trenutku in nastavitev lahko pomaga preprečiti, da bi majhne težave postale večje težave; in
• Zaposleni potrebujejo in se odzivajo na dobro vodstvo. Če upravljanje na pošten in uravnotežen način ohranja nadzor, pošlje sporočilo zaposlenim, ki jih posluša uprava, vendar mora določiti ustrezne meje.