Ključne spretnosti za življenjepis, kritje in intervjuje
Medtem ko mnoga podjetja pričakujejo, da so izvršni pomočniki dokončali nekaj ustreznih študijskih programov, le malo jih zahteva stopnjo. Obsežne ustrezne delovne izkušnje so pomembnejše, idealno več let kot izvršni ali upravni pomočnik.
Izvršni pomočnik
Izvršilni asistent opravlja enake naloge kot upravni pomočnik: sprejemanje in sprejemanje telefonskih klicev; pošiljanje beležk, e-poštnih sporočil in pisem v imenu izvršilne oblasti; prejemanje obiskovalcev in načrtovanje rokovanja. Vendar pa delujejo tudi kot vratarja, sprejemajo odločitve o tem, kdo dobi dostop do izvršne oblasti in katere informacije dobi izvršilna oblast.
Pogosto vodijo raziskave in pripravljajo poročila, ki vplivajo na politiko podjetja. Te odgovornosti pomenijo, da morajo izvršni pomočniki temeljito razumeti delo delodajalca. Zaradi tega lahko ti delavci delujejo tudi kot povezava med izvršilno in ostalo uradno osebje.
Kako uporabljati sezname spretnosti
Bodite prepričani, da napišete svojo spremno pismo in nadaljujete, da poudarite spretnosti, ki jih vaš potencialni delodajalec želi. Z naslednjim seznamom si lahko ogledate, kakšne so te želene spretnosti, a ne pozabite, da natančno preberete opis delovnega mesta, ker vsa podjetja v izvršnem asistentu ne iščejo iste stvari.
Preverite tudi naše kompilacije spretnosti, ki so naštete glede na zaposlitev in vrste spretnosti . Med pripravami na vaš intervju nameravate dati primere določenih časov, ki ste jih vključili v različne spretnosti, ki jih vaš potencialni delodajalec želi.
Primeri izvršnih asistentskih spretnosti
Naslednji seznam ni izčrpen in zahtevana znanja se lahko nekoliko razlikujejo od ene družbe do druge ali celo iz ene pisarne v drugo v isti družbi. Kljub temu pa je večina najpomembnejših in iskanih spretnosti, ki jih mora imeti potencialni izvršni pomočnik, tukaj.
Pisne in verbalne komunikacijske spretnosti
Eden od načinov razmišljanja o vlogi izvršnega asistenta je pravzaprav kot strokovnjak za komunikacijo. Pomemben del dela vključuje komunikacijo in usklajevanje z ljudmi po celotni družbi, včasih s strankami, odvisno od vrste posla. Zmožnost profesionalnega, jasnega, artikuliranega in natančnega besednega in pisnega besedila je na vrhu seznama zahtev za brezhibno komunikacijsko znanje .
Računalniška znanja
Izvršni pomočniki potrebujejo več kot preprosto znanje s programi za obdelavo besedil in preglednic. Potrebne računalniške spretnosti vključujejo tudi sposobnost vzpostavitve in vzdrževanja sistemov elektronske pošte, sistemov za izmenjavo datotek in koledarjev ter strokovnosti s statistično programsko opremo, založniškimi programi in bazami podatkov.
Biti lasten strokovnjak za tehnično podporo je vedno plus, še posebej, ker se izvršni pomočniki pogosto pričakujejo, da bodo storili vse od določanja tiskalnika do predlaganja nove programske opreme.
Medosebne spretnosti
Močne medosebne spretnosti so tudi nuja za interakcijo s strankami, usposabljanje drugih administrativnih delavcev in delo z direktorji in vodji na najvišji ravni. Ker izvršni pomočniki pogosto ravnajo z občutljivimi informacijami o podjetjih, je pomembno, da ne le ohranijo ustrezno zaupnost, temveč tudi vedno ravnati na način, ki predlaga osebno diskrecijo in integriteto. Skratka, potrebno je navdihniti zaupanje.
Upravljanje časa
Izvršni pomočnik ne potrebuje le dobro obvladati svojega časa, ampak tudi šefa. To pomeni usklajevanje potreb in zahtev več ljudi, da ustvarijo izvedljiv urnik in nato pogosto spreminjajo ta urnik v kratkem času, ko se situacija spremeni.
V službi bi lahko tudi taktično vključevali prepričanje, da izvršni direktor ostane v urniku, ne da bi ga vznemirili.
Raziskovalne spretnosti
Raziskave so samo spretnosti, ki zahtevajo poznavanje več iskalnikov in informacijskih virov, ki so pomembni za posamezna področja, ki so v interesu podjetja. Brez teh sposobnosti izvršilni pomočnik ne bi mogel pripraviti poročil, ki jih potrebuje izvršilna oblast.
Izvršni pomočnik seznama spretnosti
Tehnična znanja
- Usklajevanje video in avdio konferenčnih klicev
- Ustvarjanje in vzdrževanje podatkovnih baz
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Pisarniška oprema
Upravne spretnosti
- Računovodstvo / knjigovodstvo
- Administrativna podpora
- Imenovanja
- Upravljanje koledarja
- Pisarniško
- Odnosi s strankami
- Oblikovanje in vzdrževanje zbirke podatkov
- Organiziranje sestankov
- Ohranjajte koledarje
- Vodenje evidence
- Potovalni aranžmaji
- Tipkanje
- Načrtovanje dogodkov
- Priprava poročil
- Obdelava poročil o stroških
- Lektoriranje
- Načrtovanje
- Srečanje minut
Komunikacijske sposobnosti
- Korespondenca
- Storitev za stranke
- Upravljanje odnosov s strankami
- Obdelava telefonskih klicev in zahtev
- Pisne / verbalne komunikacije
Osebne lastnosti
- Natančnost
- Aktivno poslušanje
- Sposobnost slediti navodilom
- Sposobnost samostojnega dela
- Odpornost
- Analitično
- Sodelovanje
- Energičen
- Diplomatsko
- Odločanje
- Zanesljivost
- Podrobno orientirano
- Prilagodljivost
- Slediti skozi
- Pobuda
- Dober sodnik
- Motiviran
- Večopravilnost
- Ohranjanje zaupnih informacij
- Zasedanje rokov
- Prednostna naloga
- Proaktivno
- Reševanje problema
- Vodenje projektov
- Zanesljivost
- Samozavest
- Self Directed
- Skupinsko delo
- Upravljanje časa
- Hitro delo
- Delajmo pod pritiskom
Več o izvrstnih pomočnikih in spretnostih
- Kako dobiti službo kot administrativni pomočnik
- Spretnosti Office Managerja
- 7 Nasveti za učinkovito upravljanje s časom
- Kako delati hitreje in bolj učinkovito