V vedno večjem številu sektorjev imajo sekretarji diplomo ali pridobijo certifikate s posebnim poudarkom, kot je akreditirani pravni sekretar ali pooblaščeni zdravstveni upravni pomočnik.
Zahteve glede zaposlitve za sekretarje / upravne pomočnike
Če želite delovati v upravnem položaju , se vam pričakuje, da boste pri uporabi tehnologije uporabljali na različne načine. Morda boste morali ustvariti dokumente, sestaviti predstavitve diapozitivov, ustvariti preglednice, upravljati baze podatkov in vzdrževati spletne strani. Morate biti prijetno uporabljati Microsoft Office, elektronsko pošto in internet. Za delo v malem podjetju boste morda morali biti seznanjeni z QuickBooks ali drugimi programi računovodskega programiranja.
Pomembne so dobre govorne in pisne komunikacijske spretnosti. Ko delate na pisarniškem delu, morate biti podrobno usmerjeni in imeti lektorske sposobnosti. Imeti morate trdno znanje angleškega jezika, vključno z znanjem o pisanju / urejanju. Nekatere naloge za zaposlitev lahko vključujejo ustvarjanje dokumentov in / ali spletnih mest. Morali boste biti zadovoljni z revizijo ali sestavljanjem komunikacij ali spletne vsebine.
Vloga upravnega direktorja je lahko del vaše odgovornosti. Če želite biti uspešen manager, morate biti sposobni večopravilnosti in biti dobro organizirani. Kot upravitelj boste pogosto načrtovali osebne dogodke, kot so nagrade za večerje in prireditve za zbiranje sredstev ali načrtovanje sestankov s strankami in organiziranje urnikov za sodelavce.
Kako najti službo kot tajnica / upravni pomočnik
Preden začnete s iskanjem, zbirajte reference od prejšnjih delodajalcev. Če nimate veliko delovnih izkušenj, lahko uporabite osebno sklicevanje .
Delodajalci, ki zaposlujejo tajnika ali upravnega pomočnika, iščejo posameznika, s katerim lahko delajo udobno, ki se bo dobro združil z drugim osebjem in jim zaupal zaupne informacije. Močne priporočilne črke lahko dokažejo te lastnosti.
Dotaknite se v svoje omrežje, da pridobite vodje na delovnih mestih. Dosezite na stike s Facebookom in LinkedIn, družinske prijatelje, sosede in nekdanje delodajalce in jim sporočite, da bi cenili predstavitve za vsakogar, za katerega vedo, da ga lahko najamejo.
Če se na primer osredotočate na iskanje v sektorju, kot so zakonodaja, medicina, založništvo ali visokošolsko izobraževanje, prosite svoje kontaktne osebe posebej za napotitve na strokovnjake, ki jih poznajo na teh področjih zaposlitve.
Prijavljanje v osebi
Boste predstavnik podjetja, ki vas zaposli in pogosto daje prvi vtis strankam ali strankam. To pomeni, da imajo sekretarji in upravni pomočniki čisto sliko in močne medosebne spretnosti.
Če boste našli potencialne delodajalce, ki bi jih lahko opazili, vam lahko ponudijo rob kot kandidat. S svojimi priporočili in nadaljevanjem v roki obiščite lokalne organizacije in podjetja. Tukaj je, kako zaprositi za delo v podjetju .
Očarite vratarje in vprašajte, ali lahko s katerim koli nadzornikom ali menedžerji o podpori zaposlenih v organizaciji govorite. Če menedžerji niso na voljo, receptorju povejte nekaj ključnih dejstev o svojih poverilnicah in vprašajte, ali bi bili morda dovolj prijazni, da bodo svoje življenje delili s svojimi šefi.
Iskanje delovnega mesta na spletu
Na Googlu iščite odprtje delovnih mest s ključnimi besedami, kot so upravni pomočnik, marketinški pomočnik, uredniški pomočnik, zdravniški tajnik, pravni tajnik in pomočnik za pisanje delovnih mest. Veliko administrativnih delovnih mest bo oglaševano tudi na delovnem mestu spletnega mesta za vaš lokalni časopis ali gospodarsko zbornico.
Anketiranje za delovna mesta administrativnega asistenta
Vaše osebno podobo in medosebne spretnosti bodo delodajalci ovrednotili, ko boste intervjuvali za odprto pozicijo. Prepričajte se, da ste brezhibno oblečeni in pripravljeni. Pozdravite svojega intervjuja s toplim nasmehom in trdnim rokovanjem. Pri vsakem anketirancu opravite primeren stik z očmi v skupinskih situacijah.
Bodite pripravljeni na pogovor, tako da zgodovino raziskovate podjetje. Spoznajte, kaj delajo v pisarni in kdo je njihova stranka. Prav tako se pripravite na prodajo s poudarkom na 5-7 sredstev, ki vam bodo omogočili, da boste učinkovito opravljali svojo vlogo tajnika ali upravnega pomočnika v organizaciji. Za vsako sredstvo, ki ga omenjate, bodite pripravljeni na referenco o vlogi, projektu ali zaposlitvi, kjer ste uporabili to moč in ustvarili nekaj pozitivnih rezultatov.
Če govorite o teh zgodbah o tem, kako ste se v preteklosti odlično odrezali, lahko daleč preveč prepričate delodajalce, da imate na pravem mestu odlične stvari. Previdno pregledajte oglas ali opis delovnega mesta za položaj in naredite seznam njihovih želja / zahtev. Za vsako kvalifikacijo si oglejte primer, kako ste pokazali takšno kakovost ali uporabili to znanje.
Pripravite odgovore na druga pogosta vprašanja za upravne razgovore, kot so vaše slabosti in izzivi, ki ste jih spoznali v preteklosti. Verjetno vas bodo delodajalci vprašali o odnosih z nadzorniki v preteklosti, zato bodite pripravljeni, da se seznanite s tem, kako dobro ste delali s šefi in se učinkovito soočili z izzivalnimi osebnostmi in so te pisne reference priročne.
Nadaljujte po intervjuju
Takoj po razgovoru pripravite zahvalno kartico ali pismo, ki jasno kaže, da bi rad delal s tem delodajalcem. Izrazite, kako cenite jih, da si vzamete čas, da se srečate z vami, in na kratko pojasnite, kako ste odlično primerni za položaj.
Če ste se srečali z več anketiranci, poskusite v vsakem sporočilu vključiti nekaj drugačnega, da boste pokazali, da ste zelo motivirani in premišljeni posameznik.