Ne zapustite svoje sporočilo v rokah nekoga drugega
Tukaj je več pojasnil, ki vam pomagajo razumeti pomen vašega sporočila "izven pisarne" in zakaj bi morali časovno razporediti, da bi delal na njem.
Nastavi pričakovanja ... za vse
(Upajmo, da boš vzel porodniški dopust po rojstvu otroka. Ta čas stran od pisarne je zaseben in zelo poseben. Tega časa ne boste nikoli dobili s svojim novorojencem. Kdaj. Zato je pomembno, da to obdobje zaščitite v svojem življenju.
Veš, kako se počuti, da dobiš službeni e-poštni naslov na počitnicah, kajne? Počutite se prisiljeni, da pošljete hiter odgovor! Toda, medtem ko ste na dopustu, res nimate časa za "hiter" odgovor.
Vi in vaša družina pozdravljata še enega člana na svetu. Ta čas vezave bo zapolnjen z nespametnimi noči, nepredvidljivim razporedom, hormonskimi nihanji, imenovanji zdravnikov, obiskovalci in kdo ve, kaj drugega. Prav tako bo v vas in vsakogar okoli vas, ki ga boste želeli upravljati, na voljo veliko sprememb.
Pisanje e-poštnih sporočil pod temi pogoji ne bo ustvarilo vašega najboljšega dela. Sporočilo "izven pisarne" vas bo zaščitilo pred prekinitvami pri delu in slabo premišljenimi e-poštnimi sporočili.
V tem času je treba nastaviti meje. Da bi pomagali pri ohranjanju vašega delovnega življenja, postavite novo prednostno nalogo, da je vaše novo rojstvo in vse, kar prihaja z njo, na prvem mestu.
Ko ustvarite pravo izven pisarne, vaše stranke, sodelavci in vsi, ki vas poskušajo doseči, razume, kaj je vaša nova prednostna naloga, in upajmo, da ne bomo prešli.
Torej, kako ustvarite odlično sporočilo "ne moti", da bi zaščitili tako poseben čas?
Dajte svoje sporočilo "Out of Office" Nekateri misli
Ko ste približno 26 tednov noseče začeli delati na vašem "Out of Office" sporočilo. Če imate možnost, da shranite naslov za to sporočilo, ga označite kot »Materinski dopust - izven urada«.
Priprava sporočila pred časom vam daje več nadzora nad tem, kaj bo vaše sporočilo povedalo. Ti si tisti, ki pozna svoje delo, kdo bo prevzel svoje odgovornosti, in ko se lahko vrnete v pisarno. Odločite se, ali želite povedati, da se boste vrnili na določen dan, v določenem tednu ali sploh ne omenjali datuma. Če ne navedete določene osebe, s katero se lahko pošilja pošiljatelj, se odločite, ali želite omeniti e-poštni naslov upravitelja ali telefonsko številko, ki bi jo lahko poklicali.
Pri ustvarjanju tega sporočila pred časom boste prihranili vse, tudi sebe, časa in energije. Morda boste morali nepričakovano zapustiti pisarno (saj veste, da ste priskrbeli svojega otroka), tako da je nastavljeno sporočilo vašemu administratorju IT ali upravitelju pripravljeno sporočilo za uporabo.
Ali želite, da IT ali vaš manager nastavi ton tega sporočila? Ne, ne!
Ko je shranjeno sporočilo "izven pisarne", povejte svojemu upravitelju. Všeč bodo, da boste slišali, da ste pripravljeni na svoj izstop in da boste potrebovali eno manj stvari, ki jih boste potrebovali za podporo.
Stvari, ki jih vključite v svoje sporočilo
Spodaj je vzorec »izven pisarne«, ki ga lahko uporabite. Ko omogočite sporočilo v svoji e-poštni programski opremi, se bo samodejno odzval na vsa e-poštna sporočila, poslana vam v določenem času, ki ste ga nastavili.
Na vas je, če želite prejemnike obvestiti, kje ste. Lahko preprosto rečeš, da ste "izven pisarne" ali pa jih lahko obvestite, da ste na porodniškem dopustu. Če ne želite, da vsakdo obvestite, da ste na porodniškem dopustu , preprosto izbrišite tri besede "za porodniški dopust". Za podaljšane počitnice ali službena potovanja lahko uporabite tudi različico tega e-poštnega sporočila!
Kjer vidite (oklepaje), vstavite ustrezne besede ali fraze za vaše okoliščine.
Hvala za vašo elektronsko pošto. Sem na uradni porodniškem dopustu do (datum pričakujete, da se vrnete).
Če potrebujete takojšnjo pomoč, se obrnite (ime kolega, ki vas pokriva, s kontaktnimi podatki, e-poštnim naslovom upravitelja ali telefonsko številko).
(Če imate določene projekte, ki jih pokrivate, navedite ime projekta in osebo, ki vas pokriva).
Če vaša stvar ni nujna, se bom vrnil na vaš e-poštni naslov.
Prijazni pozdravi,
(Tvoje ime)