Vnašanje podatkov v teh časopisih, ponavadi osebje v oddelku za ustvarjanje , hrani čas, ki je porabljen za vsak del projekta.
To ne pomeni le ustvarjanja kampanje, temveč prvotnega informiranja , prezentacije stranke in celo časa, porabljenega v poganjkih in proizvodnih studiih. Le s pridobivanjem jasne slike o tem, kako je porabljen čas, lahko agencija učinkovito obvlada delovno obremenitev, ureditev zaračunavanja strank in način dodeljevanja časa med skupinami.
Timesheet na kratko
V prvih dneh oglaševanja, tako kot toliko nalog te dobe, je bil čas ročno zapisan na papirju s svinčniki in svinčniki (in veliko brisanja). V teh dneh se v računalnik ali tablični računalnik vnese čas s prefinjenim kosom programske opreme, ki lahko pokaže poročila o vseh sortah. Večina trgovin ima zelo podobno predlogo, ki vključuje:
- Številka službe
- Stranka
- Naloga pri roki
- Vsako in vse dodeljeno osebje
- Datum in število opravljenih ur
- Cena na uro
- Čez čas
Pri zagonu projekta za odjemalca upravitelj računa ali upravitelj prometa odpre številko posla in začne slediti urami.
Ti se običajno ujemajo s predlogom ali ponudbo za stranko in se razčlenijo na uro, porabljene predvsem v: raziskovanju, načrtovanju in strategiji, kreativnem razvoju, proizvodnji in upravljanju projektov.
Če gre za načrt, bodo dejanske ure, porabljene za projekt, lepo povezana z oceno, vendar to običajno ni tako.
Ustvarjalni razvoj pogosto pojesti več časa kot katerikoli drugi del procesa, zaradi spremembe v smeri, povratne informacije odjemalca ali nezmožnosti razbijanja. To lahko postane točka spora s stranko, ker ne želijo porabiti veliko dodatnega denarja v ustvarjalnem času, ker kreativna služba ima težave pri prepoznavanju rešitve.
Vendar pa je treba časovni list pravilno izpolniti, da bi spremljali ta čas in pokazali stranki, kako je bil porabljen denar, in kako deluje agencija. Dober način je preveriti, ali so nekateri projekti preveč delovno intenzivni, da bi spremenili dobiček ali če so drugi tako dobičkonosni, da bi vlagali v to stranko za nadaljnje delo. In na kratko, to je vloga časovnega razporeda.
The Pros Timesheets
Evo, zakaj so časovni razponi življenjska sila katere koli agencije:
- Denar - časopisni listi prikazujejo agencijo (celo notranjo), koliko ur je bilo zabeleženih za vsak del vsake oglaševalske akcije. Preprosto je torej ugotoviti, ali je stranka zadrževalec vreden, ali če je čas, da se stran odda na podlagi projekta. Z notranjo agencijo ta čas ne more neposredno pripeljati do zaračunavanja, vendar pa kaže, kako učinkovito uporabljajo čas ustvarjalnega oddelka. Če je odkrito, porabijo 90% svojega časa na samo enem vidiku podjetja, kar lahko ustvari nekaj rdečih zastav.
- Preglednost - če so časovni razporedi pravilno opravljeni, je preprosto videti, kje stvari delujejo gladko, in kjer se ozka grla ali neučinkovitost ujamejo. Zakaj en kopirajoči pisec porabi polovico časa za eno odjemalca, kot je drugi? In če je potrebnih več oglasov, bo hiter pregled časovnega razporeda preveril, ali je oddelek preobremenjen.
- Zavezanost in odgovornost - večina strank pričakuje, da bo določen čas porabljen za projekt. Če ne verjamejo, da je bila pravilna količina napora dana v službo, lahko časovni listi zagotovijo podatke, da bi rekli drugače. To je tudi način, kako nekaterim strankam pokažite, koliko vrednosti dobijo od agencije.
- Analiza - Pretekla uspešnost je pogosto dober pokazatelj prihodnosti. Če stranka sesuje življenje iz agencije in jo naredi za vraga na vsakogar, lahko podatki iz časopisov kažejo, ali je vredno obdržati stranko ali če je čas, da jih pusti. Na drugi strani enačbe lahko agenciji prikaže dobičkonosnost nekaterih strank, ki zahtevajo minimalno ustvarjalno delo in trud, vendar največjo donosnost naložbe.
Upoštevanje časopisov
Z vsemi tistimi točkami, v čem je problem? Torej, obstaja razlog, da so časovni razponi skoraj vsi opustili skoraj vsi, razen številnih drobilcev agencije:
- Čas - Mnogi ljudje v agencijah, zlasti v kreativnih oddelkih, ne želijo posvetiti nobenih svojih časov upravi. Kot ustvarjalen, je lahko škodljivo, da se oddaljite od velikega ustvarjalnega možganskega viharja, da izpolnite uro. Mnogi upravitelji računov imajo enake težave. Ironično je, vendar je čas za časovni razpored redko dodeljen.
- Napake - to gre neposredno na prvo točko. Mnogi oglasi bodo zapustili preglednice do zadnje minute pred koncem mesečnega poročila o obračunu. To pomeni, da točnost časovnega lista poteka od precej dobrega do grozljivega. Težko je zapomniti, koliko minut ste opravili na enem delovnem mestu pred dvema tednoma, zato je pogosto del ugibanja. Če so vsi časovni listi ugibani, jih naredi skoraj neuporabna.
- Slabo središče - čas ni dober pokazatelj odličnega oglaševanja. Ena trgovina bi lahko porabila 40 ur in ne bi prinesla ničesar, da bi opazila, druga bi lahko delovala 10 in izdelala mojstrovino. Timesheets ne zapisujejo kakovosti razmišljanja, samo čas, ki ga porabi.
Prihodnost časopisov
Timesheets so tukaj, da ostanejo, in jih je treba storiti ročno. Avtomatsko sledenje časom ne deluje, ker zahteva ročno zagon in zaustavitev. Če ste pozabili začeti uro, izgubite uro. Pozabite, da ga ustavite in nekateri revni stranki zaračunavajo ure dela, ki so bili porabljeni za drug projekt. To bi lahko povzročilo težave (in celo tožbe) s prekomerno zaračunavanjem in izgubo dragocene stranke.
Edini način, da zagotovimo dobro sledenje časom, je, da vse osebe v agenciji posodabljamo časovne liste vsaj dvakrat dnevno, enkrat pred kosilom in nato še enkrat, preden gremo domov. Če je to storjeno, bodo časovni listi točni in koristni. In če to ni storjeno, bi morale agencije postati ustvarjalne z motivacijo. Poiščite način, kako spodbuditi postopek sledenja času.
Dajte tistim zaposlenim, ki natančno zabeležijo svoj čas tedenski bonus ali nekaj ur ob petkih. Morda se zdi, da je izguba časa in denarja, toda natančni časovni listi so lahko vredni veliko več za agencijo kot nekaj sto dolarjev tu ali tam vsak teden.