Kako najti pomembne zapise hitro in enostavno
Edini čas, ko mislite, da razmišlja o vaših pomembnih dokumentih, je, ko jih potrebujete. In pogosto jih ne najdete, ko jih potrebujete, ker nimate organiziranega in centraliziranega sistema za shranjevanje pomembnih dokumentov in / ali ko ste jih zadnjič potrebovali, ste ga preprosto vrgli v morje papirje v vaši domači pisarni namesto, da bi ga vrnili nazaj, kjer je pripadal.
Sliši se dobro?
Z vsemi vašimi pomembnimi dokumenti, ki se širijo po vaši hiši, si zapravljate veliko časa in energije, ki jih iščejo. Tudi vi ste v nevarnosti, da boste nekaj izgubili. Toda z nekaj preprostimi koraki lahko organizirate pomembne papirne dokumente v eni uri ta vikend!
Potrebovali boste majhno omarico za vložitev dveh predalov ali prenosno škatlo za visečo datoteko, večbarvne viseče datoteke (6 različnih barv), manilske tretje rezane zgornje zavihke in ognjevarni sef (neobvezno). Ali pa lahko kupite velike veziva in vložke. Ko dobite blago tukaj, je šest korakov, ki jih boste spremljali, da organizirate svoje dokumente.
Prvi korak: zbrati vse svoje dokumente
Preden lahko organizirate vse pomembne dokumente, jih morate najti. To je včasih lažje reči kot storiti.
Preverite svojo domovino, tako kot v predalih, in papirje, nameščene na mizo ali mizo. Preverite, da so kupi papirja neredi vaših kuhinjskih pultov ter kuhinjskih predalov in košare.
Oglejte si spalnico in nočno omarico (lahko bi jih pustili tam zjutraj in pozabili na njih). Nazadnje, ne nazadnje, preverite svojo torbico ali aktovko za pomembne dokumente, ki ste jih po nesreči še vedno nosili (opps).
Drugi korak: kategorizirajte svoje dokumente
Najpomembnejši dokumenti sodijo v eno od naslednjih šestih kategorij.
Razvrsti vse svoje zbrane dokumente na naslednji način:
- Evidenca domov in nepremičnin - hipoteke, nepremičninska dejanja, domači projekti in prejemki, priročniki za uporabo in garancije, informacije o davku na nepremičnine, domače zavarovalne police in priročniki
- Samodejni zapisi - naslovi, evidenca o vzdrževanju, zavarovalne police in informacije, informacije o posojilih in evidenca plačil
- Zdravstveni zapisi - zavarovalne police, priročniki za dajatve za zdravstveno zavarovanje, pojasnila o zdravstvenih koristih, zdravniški računi, seznami receptov, prilagodljive informacije o porabi, zdravstveni prejemki, zdravstvene smernice, življenjska zavarovanja
- Finančne zapise - bančni izpiski, davčne napovedi, evidenca davčne olajšave, investicijske evidence, evidence posojil, izkazi kreditnih kartic
- Elektronski zapisi - naročila mobilnih telefonov in priročniki; prodajni prejemki in garancije za računalnike, prenosne računalnike in iPade; kabelske in internetne načrte in račune; potrdilo o prodaji brezžičnega usmerjevalnika in ročno
- Osebni zapisi - rojstni listi, potrdila o poroki, potrdilo o razvezi, dokumenti o skrbništvu, informacije o socialni varnosti, evidence o imunizaciji, potne liste, evidenco o vojaških službah, potrdila o krsta in potrditvi, oporoke, pogrebni načrt in podatke o pokopu. Če imate hišne ljubljenčke, lahko v to kategorijo vključite tudi pomembne dokumente, kot so informacije o veterinarju in cepivu.
Tretji korak: Poiščite pomembne dokumente
Večina vaših pomembnih dokumentov je mogoče shraniti v redni zbirni omarici ali prenosni škatli. Vendar pa obstaja nekaj, ki bi jih bilo treba resnično shraniti v ognjevarni varni ali zunanji lokaciji za shranjevanje, kot je sef.
Vitalni dokumenti so dokumenti, ki bi bili zelo težki ali zelo zamudni za zamenjavo. Lahko vsebujejo občutljive osebne podatke, ki bi jih lahko ogrozili v primeru zloma ali ropa. V primeru, da je bil vaš dom uničen z ognjem ali poplavo, bi želeli, da ti vitalni dokumenti ostanejo nedotaknjeni.
Za večino ljudi se šteje, da so pomembni naslednji dokumenti: informacije o socialni varnosti, rojstni listi, zavarovalne police in kontaktne informacije vašega zastopnika, oporoke, lastninska dejanja, naslovi avtomobilov, vaš potni list in katera koli pogodba ali pogodba, ki zahteva vaš izvirni podpis.
Naredite glavni seznam vseh pomembnih dokumentov, ki jih shranite v ognjevarnem varnem ali v zunanjem pomnilniku.
Četrti korak: podvojite denarnico
Večina nas dnevno nosi ključne informacije v naših denarnicah. Ali poznate vse, kar je v vaši denarnici? Kaj bi storili, če bi bila denarnica izgubljena ali ukradena?
Naredite kopije vaše vozniško dovoljenje, kartico donatorja, kartico zdravstvenega zavarovanja, članske karte, kot so kartice za zvestobo trgovin za telovadnico, skladiščni klubi in, kar je najpomembneje, vse kreditne in debetne kartice (kopiranje spredaj in nazaj). Te kopije hranite z drugimi pomembnimi papirnimi dokumenti:
5. korak: ustvarite preprost sistem za prijavo
Enostavnejši sistem za prijavo, bolj verjetno je, da ga uporabljate dosledno. Vzemite vsako kategorijo pomembnega dokumenta in ji dodajte barvno datoteko:
- Dom in lastnine
- Samodejni zapisi
- Zdravstveni zapisi
- Finančni zapisi
- Electronics Records
- Osebni zapisi
Dodajte ustrezno število datotek za visečo datoteko v vašo zbirko za število dokumentov, ki jih imate v vsaki kategoriji.
Uporabite mape manila in ustvarite mapo za vsak posamezen dokument v vsaki kategoriji. Mape postavite v ustrezen barvni odsek datoteke.
Če ste kupili veliko tri-ring vezivo in vložki, označite jezičke z zgornjimi imeni ploščic, papirno luknjo pa vso dokumentacijo in jih organizirajte. Če papirja ne bi smela biti papirnata luknja, je luknja papirja potiskana v mapo in postavite dokumente v mapo.
Zdaj, če papirja ravno ni vaša stvar, je to morda trenutek za sprostitev. Vse te dokumente lahko optično preberete, jih shranite na trdi disk in nato vse skupaj. Toda uporabite svojo lastno presojo, saj je nekaj dokumentov bolje shranjeno. Uporabite svojo najboljšo presojo.
Tekoče vzdrževanje
Zdaj, ko so organizirani pomembni dokumenti, jih organiziramo. Vsak mesec, ko plačate račune, vložite vse nove dokumente v ustrezni del vašega sistema za prijavo. Istočasno poiščite vse dokumente, ki ste jih odstranili iz sistema v mesecu, ki so morda še vedno izven zbirke podatkov. Ponovno jih predloži. Vsaj dvakrat letno preglejte dokumente v vašem sistemu za prijavo in preverite, ali je mogoče čiščenje. Dober urnik, ki ga je treba upoštevati, je prvi letnik in ob koncu vsakega šolskega leta.
Z malo truda lahko dolgoročno koristite z organiziranjem pomembnih papirnih dokumentov.
Uredila Elizabeth McGrory.