Sodni tajniki so zaposleni v pravnih podjetjih vseh velikosti. Nekateri sekretarji zagotavljajo zgolj administrativno podporo. Vendar pa sekretarji v mnogih podjetjih opravljajo hibridno vlogo, ki deluje kot sekretar in paralgalna tožba.
Spodaj je nekaj najpogostejših nalog sodnega tajnika v celotnem življenjskem ciklu pravde.
Sekretarske vloge se razlikujejo glede na podjetje, vrsto pravdnih postopkov in velikost osebja.
Presejanje primerov
V tožnikovih podjetjih je prvi korak primera preverjanje primera zaslug. Ali ima potencialna stranka vzrok za ukrepanje? Ali obstajajo kakršni koli konflikti? Sekretar lahko pomaga pri pripravi obrazcev za pregled primerov in načrtuje začetne sestanke med odvetnikom in potencialnim odjemalcem. V nekaterih primerih bo tajnik zaključil začetni pregled, tako da vpraša morebitna vprašanja strank po telefonu. Če je stranka podpisana, bo sekretar vzpostavil novo dokumentacijo in posredoval pogodbo o hrambi in druge dokumente stranki.
Preiskava
V številnih primerih stranke izvedejo preiskavo pred vložitvijo tožbe. Ta preiskava lahko vključuje iskanje in zaslišanje prič, preverjanje mesta nesreče in zbiranje dokumentarnih in drugih dokazov. Tajnik tajnika lahko v procesu pomaga pri načrtovanju sestankov in telefonskih konferenc v imenu odvetnika, pri pripravi seznamov priča, pri organiziranju dokazov in drugih dokumentov ter pri ustvarjanju zanesljivega sistema za prijavo papirnih in elektronskih dokumentov.
Pritožbe
Če je vložena tožba, bo tajnik pripravil prošnje v programu za obdelavo besedil. Vložki lahko vključujejo poziv, pritožbo, pisne izjave, zahteve za sprejem in predloge. Sekretar za reševanje sporov pogosto ustvarja pisne veznike, ki organizirajo in indeksirajo vse vloge za določen primer.
Tajnik lahko te dokumente predloži sodišču, bodisi osebno bodisi elektronsko, čeprav to nalogo pogosto opravlja pravosodni ali sodni posrednik .
Odkritje
Odkritje je najdaljša faza sodnega procesa. Med odkritjem tajnik tajnika lahko opravlja vse ali nekatere od naslednjih nalog:
- Priprava dokumentov odkrivanja v sistemu za obdelavo besedil, vključno z vprašanji in zahtevami za produkcijo
- Vnašanje, pošiljanje in sledenje sodnim pozivom
- Načrtovanje izplačil z več strankami, vključno z odvetnikom, strankami, nasprotnimi svetovalci in sodnimi poročevalci
- Razporeditev neodvisnih zdravniških pregledov in drugih imen, ki jih zahtevata pravila civilnega postopka
- Ustvarjanje veziv za odkrivanje; indeksiranje in vložitev dokumentov o odkrivanju
- Organiziranje in vložitev dokumentov o zadevah
- Pregledi na spletnih mestih
- Iskanje in komuniciranje s strokovnjaki; organiziranje in vlaganje strokovnih poročil
Pre-poskus
Ko je določen poskusni datum, sekretar pomaga pravni skupini pripraviti na poskus. Vloga sekretarja lahko vključuje:
- Vnašanje in oblikovanje predkazenskih dokumentov, vključno s predlogi, obvestili, sodnimi pozivi in seznami prič
- Zbiranje in organiziranje eksponatov
- Ustvarjanje, organiziranje in / ali indeksiranje poskusnih vezalcev
- Pomoč pri organizaciji lažnih preizkusov
- Sledenje rokov in pošiljanje opomnikov pravni ekipi
- Cite-checking in lektoriranje kratke in pravne dokumente
- Zagotoviti, da so dokumenti ustrezno oblikovani v skladu s sodnimi pravili
- Koordinacija prič
Preizkus
Sodni tajnik opravlja pomembno vlogo pri poskusu. Njegove naloge lahko vključujejo:
- Priprava, tipkanje in oblikovanje poskusnih dokumentov
- Usklajevanje priprave grafikonov, grafikonov in drugih videoposnetkov v dvorani
- Kurirje za razporejanje, sodni poročevalci in izvedenci
- Organiziranje, vložitev in upravljanje dokumentov, eksponatov in poskusnih vezalcev
- Usklajevanje ureditev potovanj za odvetnike, priče, stranke in druge
Druge upravne naloge
Za tiste, ki delajo na obrambni strani, tajnik za pravdne zadeve bo v čas in sistem zaračunavanja podjetja vnesel odvetniški in pravni osebi čas, porabljen za vsak primer posebej.
Naročnik bo tudi pošiljal periodične račune in spremljal zamujena plačila. Druge splošne naloge, ki jih opravlja tajnik tajnika, vključujejo:
- Pridobivanje informacij s prepisovanjem, oblikovanjem, vnosom, pridobivanjem, kopiranjem in prenosom besedila, podatkov in grafike
- Sledenje rokov primera
- Ustreza strankam, pričam in nasprotnim svetovalcem
- Odgovor na telefon
- Ustvarjanje preglednic za sledenje stroškov, razstav in drugih informacij
- Prepisovanje narekovanja
- Vzdrževanje priklopnih sistemov
- Routing korespondence, poročila in pravne dokumente
- Organiziranje konferenc strank in odvetniških sestankov
- Priprava poročil o stroških
- Ohranjanje odvetniškega koledarja z načrtovanjem in načrtovanjem konferenc, telekonferenc, depozitov in potovanj
- Naročanje zalog
Sodna tajnica Izobraževanje
Veliko sodnih tajnikov zaključi certifikat ali dodiplomski študijski program na trgovski šoli ali skupni šoli. Vendar imajo sekretarji s štiriletnimi univerzitetnimi stopnjami največ možnosti za napredovanje v pravni družbi. Na delovnem mestu se pogosto pojavlja usposabljanje v zvezi s spori. Izkušeni sekretarji sodnih postopkov se pogosto premikajo v druge vloge v podjetju, vključno s položaji paralegalnega in pisarniškega upravljanja.
Litigation Skills in znanja
Sekretarji sodnih postopkov morajo imeti različne medosebne, tehnološke in pisarniške spretnosti ter pravno in postopkovno znanje. Zahtevane spretnosti in znanja vključujejo:
- Znanje s programom za obdelavo besedil, preglednico, predstavitvijo ter programsko opremo za čas in obračun; poznavanje zbirke Microsoft Office
- Znanje s transkripcijsko opremo
- Odlično pisno in verbalno znanje
- Poznavanje lokalnih, državnih in zveznih sodnih sporov in postopkov za vložitev tožbe
- Dobro znanje z zbirkami dokumentov, kot so., Summation in Concordance
- E-vložitev izkušnje
- Poznavanje pisarniških postopkov in pravne terminologije
- Močne tipke za tipkanje
- Trdne veščine organizacije in spretnosti večpredstavnosti
- Zmožnost profesionalnega sodelovanja z vsemi ravnmi osebja