Pisne veščine - komuniciranje z besedami

Komuniciranje z besedami

Od vseh razredov, ki sem jih opravil na šoli in podiplomski šoli, sta mi, ki sta mi najbolj pomagala v svoji karieri, angleška sestava in poslovni angleščini. V teh razredih sem se naučil učinkovite pisalne spretnosti, ki sem jih uporabil pri vseh delovnih mestih, ki sem jih kdaj imel. Nobena druga naloga, vendar moje delo na tej spletni strani je vključevalo pisanje kot del opisa mojega dela . Kljub temu sem moral v vsaki službi pisati in samoumevno sem mislil, da bom to mogel storiti.

To velja za večino delovnih mest - ali morate napisati notranje beležke, ustrezati strankam ali pomagati pri načrtovanju prodajnih gradiv. Pisanje lepe proze in poezije je talent. Učinkovito pisanje je spretnost, ki jo lahko naučimo.

Organizirajte pisanje

Ne glede na to, ali sestavljate beležko vašemu sodelavcu ali poročilo za svojega šefa, se morate odločiti, katere informacije želite poslati. Tukaj je, kako narediti to:

1. Navedite vsak predmet, ki ga potrebujete za razpravo v vašem beležki ali poročilo.
2. Vrnite jih v red - od najbolj najmanj pomembnih.
3. Napišite kratek povzetek celotnega beležka - to bo vaš prvi odstavek.
4. Razširite na vsakem elementu, navedenem v 1. koraku.
5. Če bi moral prejemnik ukrepati, navedite v svojem zadnjem odstavku.

Nekaj ​​nasvetov

Izogibajte se pogumenosti. Izgovorite glasno, kar poskušate pisati. Poslušajte, kako zvok zveni. Na primer, stavek "Ugotovil sem, da bi si moral ogledati naše pretekle podatke o prodaji, da bi pripravili načrt, ki nam bo pomagal ponovno ovrednotiti našo prodajno tehniko", bi lahko bilo bolj preprosto označeno kot "moram vzeti si oglejte naše pretekle podatke o prodaji, da ponovno ocenite našo prodajno tehniko. "

Zapišite si svoje občinstvo.

Uporabite preprost jezik. Ne želite, da bralnik potrebuje slovar, da bi dešifrirali tisto, kar poskušate reči. Ne bi smeli poskušati vtisniti vašega bralca v svoj ogromen besednjak. Verjetno boste namesto tega onemogočili vašega bralca. Večina ljudi hkrati opravlja več nalog in jih zanima le prejemanje potrebnih informacij.

Odgovorni ste za to, da se to zgodi. Namesto da bi rekel: "Njegova hudobna narava mu verjame kot odličnega kandidata za delo", pravi: "Njegova prijaznost ga naredi najboljši kandidat za delo."

Bodite stran od žargona, ki ga vaš bralec morda ne bo razumel. Če je vaše delo zelo tehnično, toda oseba, ki jo pišete, na tem področju ni dobro seznanjena z besedami, ki jih bo oseba razumela. Na primer, če ste oblikovalec spletnega mesta, ta stavek v sporoćilu za svoje stranke, psihologa, ne bo smiselno: "Kaj bi rad rad uporabil kot BGCOLOR za vaše spletno mesto: # ADD8E6 ali #FFFFFF?" Vsakdo, ki se je znašel v oblikovanju spletne strani, ve, da je to vprašanje mogoče prevedeno v "Kaj bi radi imeli barvo ozadja vaše spletne strani: svetlo modra ali bela?" Vendar ne pričakujte, da bo vaša stranka bolj seznanjena s tem tehničnim žargonom, kot bi bila z njeno razpravo o psihološkem izrazu, kot je trichotillomania.

Klišeja na dan bere bralca - ali vsaj to ne naredi, da se ne spomni, kaj govoriš. Želite, da je vaše pisanje nepozabno. Ker pogosto slišimo klišeje, jim postanemo desenzibilizirani. Torej besede niso enolično povezane z vašim pisanjem.

Namesto da bi rekli "Ne odloži do jutri, kaj lahko storite danes" v sporocilu podrejeni osebi, ki jo poskušate motivirati. Preprosto reci: "Nehaj odlašaj, opravi delo zdaj."

Če je mogoče, uporabite aktivni glas. Aktivni glas naredi vaš stavek močnejši in ponavadi krajši. Poskusimo te primere. Pasivni glas: "Prodaja se je povečala zaradi omrežja, ki sem jo naredil." Aktivni glas: "Moje omrežje je povečalo prodajo."

Ne bodi odveč. Ni treba reči "2 pm popoldne" ali "pričakovana noseča ženska". Če rečete "2 pm" ali "2 popoldne" ali "pričakovana ženska" ali "noseča ženska", vsi sporočajo, kaj želite reči in so manj pogumen.

Seveda bodite pozorni na slovnico. Uporabite Elemente sloga Strunk in White, ki so na voljo na spletu. Dober slovar mora biti v bližini, skupaj s tezavri.

Tezaver vam bo omogočil, da bo vaše pisanje sveže, saj vam bo pomagal najti različne besede za uporabo. Mnogi od teh virov so na voljo na spletu.

Lektoriranje je ena najpomembnejših stvari, ki jih lahko storite. Ker verjetno večino svojega pisanja uporabljate na računalniku, imate dostop do avtomatiziranih črkovanja in slovničnih dama . Pazite, čeprav - nekatere besede, uporabljene v napačnem kontekstu, se lahko zgodi z računalniškimi kontrolniki črkovanja. Na primer stavek "Za zaposlene obiskane preveč sestankov, dve se učita o programski opremi gnu", bi šel skozi preverjanje črkovanja, ne da bi zaznali napačno črkovanje. Če je mogoče, vam bo nekdo drug popravil vaš dokument. Če čas dopušča, dal svoj sestavek proč in ga popravite pozneje, ali še bolje, naslednji dan.