7 Vprašanja, kako se vprašati, preden jih pošlješ Pošlji
E-pošta je lahko vaša prvotna točka stika z nekom in zaradi tega je to vaša prva priložnost, da naredite vtis. Bodite previdni pri sestavljanju sporočil. Preden pošljete sporočilo, odgovorite na ta 7 vprašanj.
1. Ali je sporočilo brez napak?
Preverjanje e-pošte za napake je najpomembnejša stvar, ki jo lahko storite, preden jo pošljete. Nepravilno črkovanje in slaba slovnica vam bodo pomirili. To je v nasprotju z vtisom, ki ga poskušate narediti, še posebej, če se prijavljate za službo.
Dokument, dokler niste prepričani, da ste ujeli vse črkovalne in slovnične napake, kot tudi napake. Grammarly.com ima brezplačna orodja, vključno z razširitvijo brskalnika Chrome, ki vam lahko pomaga pri tem.
2. Kaj pomeni moj e-poštni naslov o meni?
Vaš e-poštni naslov dela, ki ga mimogrede ne uporabljate za iskanje zaposlitve, je verjetno zelo preprost. Najverjetneje gre za nekaj različic svojega imena.
Morda ste izbrali manj poslovnega naslova, ki ga lahko uporabite za osebni e-poštni naslov. Naslov, ki je sugestiven, otročen ali srčkan, je v redu, če ga uporabljate samo za pošiljanje sporočil svojim prijateljem in družinskim članom, če pa želite napisati profesionalen e-poštni naslov, se prijavite na nov račun, ki prinaša strokovnost .
Nastavite e-poštni naslov, ki uporablja vaše dejansko ime. Preizkusite svoje ime in priimek; vaše ime, srednji začetni in priimek; ali kakšna kombinacija teh. Nikoli ne pošljite strokovnega e-poštnega sporočila na naslov chickybabe@mymail.com.
3. Ali je ime in e-poštni naslov v polju »To« pravilno?
Ko v polje "To" začnete vnašati ime prejemnika, bo večina e-poštnih odjemalcev vnesel preostanek imena z enim iz vaših stikov. Lahko bi na koncu prišli do napačnega imena na tem področju, zato bodite pozorni na to.
Predstavljajte si, kakšne težave se lahko pojavijo, če slučajno pošljete e-poštni naslov napačnemu prejemniku. Recimo, da iščete zaposlitev, medtem ko ste še zaposleni . Vodja zaposlitve pri bodočem delodajalcu bi lahko imel ime, ki se začne z isto črko, kot je ime vašega trenutnega šefa. Kako neprijetno bi bilo, če bi šefu poslal sporočilo, ki je bilo namenjeno temu zaposlenemu? Ne samo, da želite zagotoviti, da vaše sporočilo doseže nameravani cilj, ampak tudi želite biti prepričani, da ne doseže nenamerne.
4. Ali sem uporabil ustrezen naslov za naslov prejemnika?
Če ste že na podlagi imena z osebo, s katero pošiljate e-pošto, je v vašem sporočilu v redu, da jih obravnavate tako.
Če pa to prvič komunicirate z nekom ali pa niste prepričani, kako bi jih radi naslovili, je bolje, da uporabite uradni naslov, kot sta gospod, gospa, gospa ali dr. In zadnji prejemnik ime.
Vedno poskrbite za previdnost. Ne more biti boli, da bi bil formalni. Če nameravate nasloviti nekoga, s katerim že imate vzpostavljeno razmerje, si oglejte predhodna sporočila in si oglejte, kako so podpisani. To vam bo pomagalo odločiti, kaj storiti.
5. Ali moj ton dobro posreduje sporočilo?
Kot pravi rekel: "To ni tisto, kar si rekel, ampak kako si to rekel." Ko govorite z osebo iz oči v oči, se lahko zanesete na intonacijo, jezik telesa in izraz obraza, ki vam pomaga dati dodaten pomen svojim besedam.
Ko poskušate sporočiti isto sporočilo v pisni obliki , obstaja več prostora za nesporazume, ker bralec ne vidi obraza, prebral vaš jezik telesa ali slišal vaš glas.
Prepričajte se, da je vaše sporočilo vljudno in zvočno prijazno, in da je vaš predvideni pomen jasen.
6. Ali je moje sporočilo preprosto, a ne kriptično?
Poskrbite, da bodo vaša sporočila kratka in sladka, da jih boste lažje razumeli. Hkrati ne smete izpustiti ničesar pomembnega. Ne želite, da bi prejemnik vašega e-poštnega sporočila prisilil, da ugibate, kar poskušate povedati. Vaše sporočilo mora biti čim bolj natančno, vendar mora vsebovati vse potrebne podatke.
7. Ali sem vključil neželene priloge?
Mnogi ljudje ne želijo odpreti e-poštnih prilog, ki jih ne pričakujejo. Prav se jim je treba izogniti temu. Računalniški virusi se pogosto prenašajo v teh prilogah. Če želite nekoga poslati datoteko, na primer v svoj življenjepis, najprej vprašajte svojega prejemnika za njegovo dovoljenje. Pošljite ga le, če pravi, da je v redu.