1. Razmislite svoje načine
Tudi v svetu, v katerem se trudimo, da čim hitreje naredimo stvari, da bi lahko nadaljevali z naslednjo nalogo, vzemite čas, da v svojem e-pošti uporabite dobre načine.
Ne zanemarjajte reči "prosim" in "hvala."
Pri obravnavanju oseb, ki jih ne poznate dobro ali sploh, ali s katerimi imate le formalno razmerje, jih naslovite po njihovem imenu in priimku, razen če so vas prosili, da storite drugače. Na primer, recite "Dragi gospod White" ali "Dragi gospa Gray." Če odgovorite na e-poštno sporočilo in ga je pošiljatelj prvotnega sporočila podpisal samo z njegovim prvim imenom, potem lahko varno domnevate, da je prav, da jih obravnavamo na enak način.
2. Pazi na svoj ton
Tone je, kako lahko kot pisatelj izraziš svoj odnos v e-poštnem sporočilu. Vpliva na to, kako je prejeto. Ponavadi se želite prepričati, da ste prišli do prejemnika kot spoštljiv, prijazen in dostopen. Ne želite se zvokati ali zahtevati. Sporočilo preberi večkrat pred hitrim pošiljanjem.
Ko pišete nekemu, s katerim ste komunicirali prej, začnite tako, da izgovorite nekaj prijaznega, kot je »Upam, da ste dobro«. Medtem ko lahko emojis lažje prenaša ton, jih ne uporabljajte v strokovni e-pošti, razen če pišete nekomu, s katerim imate zelo neformalno razmerje.
Nikoli jih ne uporabljajte pri pisanju za bodočega delodajalca.
Vedno se šteje, da je slabo e-poštno etiketo pisati e-pošto ali del ene v vseh velikih črkah. Izgledal bo, kot da kričiš.
3. Bodite jedrnati
Zasedeni ljudje nimajo niti časa niti nagnjenja, da bi porabili več kot minuto branja posameznega e-poštnega sporočila.
Če želite svojemu prejemniku omogočiti, da hitro prebere sporočilo in ga še vedno razume, ga morate hraniti kratko.
Vendar ne puščajte ustreznih podrobnosti, vendar. Prepričajte se, da vaše sporočilo jasno prenaša vaš razlog za njegovo pisanje. Nihče ne prihrani časa, če na koncu obrnete naprej in nazaj, medtem ko poskušate razložiti podrobnosti, ki ste jih izpustili.
4. Izogibajte se kraticam sporočanja
Čeprav želite prihraniti čas, ne smete uporabljati kratkih sporočil v vašem strokovnem e-poštnem sporočilu. Če veliko pošiljate besedila, vas bo morda navadilo, da uporabite vrsto kratkega stika za pogovor s prijatelji. Na primer, lahko uporabite »u«, »ur« in »plz« namesto »vi«, »vaš« in »prosim«. Te kratice nimajo prostora za poslovno korespondenco, razen če je prejemnik nekdo, s katerim imate priložnostno razmerje.
5. Uporabite strokovni e-poštni naslov
Za sporočila, povezana z vašim trenutnim poslom, vedno uporabite e-poštni naslov, ki vam ga je dodelil delodajalec. Vendar ga nikoli ne smete uporabljati za pošiljanje sporočil, ki niso povezana z vašim delom, na primer če iščete novo. Namesto tega uporabite osebni e-poštni račun.
Če nimate osebnega računa, na primer tistega, ki ste ga ponudili pri ponudniku internetnih storitev, ko ste se prijavili za storitev, dobite brezplačen e-poštni račun.
Če želite nastaviti naslov, ki zveni profesionalno, uporabite Gmail ali drugo storitev. Ne uporabljajte ničesar neumnega ali sugestivnega. Vaše prvo ime in priimek ali vaše polno ime sta primerna izbira.
6. Ne pozabite črkovanja in gramatike
Nujno je, da skrbno popravite svoj e-poštni naslov. Nikoli ne prezrite tega kritičnega koraka, ne glede na to, kako si zaposlen. Stvari, na katere želite biti pozorni, so pravilna črkovanja in ustrezna slovnica. Poleg pravilnega črkovanja pogostih besed, prav tako želite pravopisno črkovati imena ljudi, vključno s tistimi o vašem prejemniku in imenu njegovega ali njenega podjetja.
Bodite previdni, da se preveč zanašate na čarovnike. Pri napačni uporabi morda ne bodo zaznali napačnih besed. Na primer, čarovnik ne bo označil besede "do" v stavku, "Imam vprašanja za vas", čeprav bi v tem kontekstu morala biti "dva". Preverjanje z dvojnim čekom, s katerim niste prepričani, če uporabljate brezplačen spletni slovar, kot je Merriam-Webster.