Kako se sestanek minut

Vodenje pisnega zapisa sestanka ali konference na delovnem mestu

Sestanki so podrobne opombe, ki služijo kot uradni zapisnik sestanka ali konference. Oseba, ki je zadolžena za zbiranje, običajno zahteva enega od udeležencev, da si prizadeva za to nalogo. Nekega dne bi lahko bil kdo tisti! Medtem ko to ni strašno težka naloga, je to pomembno. Ker so zapisniki sestankov uradni zapisi o tem, kaj se je zgodilo, je potrebna natančnost. Boste morali sprejeti podrobne opombe, da se morajo ljudje po potrebi pozneje pozanimati.

Tukaj je nekaj kazalnikov, ki vam bodo pomagali pri opravljanju te naloge s fino privlačnostjo. Preberite, kaj početi pred, med in po srečanju.

Pred srečanjem

• Izberite orodje za snemanje: prva stvar, ki jo morate storiti, je, da se odločite, kako boste vzeli svoje beležke. Ali boš šel v staro šolo in uporabil pero in papir ali pa boš šel tech in uporabil prenosni računalnik, tablični računalnik ali pametni telefon. Preverite s svojim šefom, da vidite, ali vam ali ona raje uporabi določen način. Ni verjetno, a mogoče.
• Prepričajte se, da je vaše izbirno orodje v delovnem vrstnem redu in imate varnostno kopijo v primeru, da izvirnik ne uspe. Če prinesite na primer prenosni računalnik, ima tudi pero in papir priročen. Ne želite, da bi morali ustaviti srečanje, medtem ko iščete nekaj, na katerega želite pisati, če se vaš računalnik zruši.
• Pred začetkom sestanka preberite dnevni red sestanka. To vam bo omogočilo, da oblikujete osnutek vašega zapisnika. Pustite nekaj prostora pod vsako postavko na njej in napišite svoje note tam. To bo vaše delo malo lažje, če se oseba, ki vodi sejo, pridruži dnevnemu redu.

Med srečanjem

• Pokažite stran za udeležbo in se prepričajte, da se vsi prijavijo. V zapisnike uradnega sestanka boste morali navesti seznam vseh udeležencev.
• Poskrbite, da boste vedeli, kdo je. Na ta način boste lahko prepoznali, kdo govori in pravilno zabeleži te podatke.
• Upoštevajte čas začetka srečanja.

• Ne poskušajte zapisati vsakega posameznega komentarja. Vključeno je le glavne ideje. Bodite previdni, da ne pustite predmetov, s katerimi se ne strinjate. Vaše pristranskosti ne smejo vplivati ​​na vas. Ne pozabite, da je to uradni račun in ne vaše mnenje o tem, kaj se je zgodilo!
• Zapišite vse predloge, ki so jih naredili, in rezultate glasov, če sploh so; vam ni treba zapisati, kdo je napotil predlog. Seveda se pravila vaše organizacije lahko razlikujejo, tako da jih najprej preverite.
• Če se glasovi o kakršnih koli predlogih ali razpravah odložijo do naslednje seje, o tem obvestite.
• Zapišite čas zaključka sestanka.

Po srečanju

• Čim prej po sestanku vnesite minute, medtem ko je vse še vedno sveže v mislih. Če v svojih zapiskah ugotovite napako ali če imate vprašanje, ga lahko hitro razjasnite s pogovorom z drugimi udeleženci.
• Na zadnji izvod zapisnika Vključite ime organizacije, naziv odbora, vrsto sestanka (dnevno, tedensko, mesečno, letno ali posebno) in njegov namen.
• Daj čas, da se je začelo in končalo.
• Navedite seznam udeležencev in obvestilo o tem, kdo je vodil srečanje. Prav tako lahko tukaj navedete, da ste vzeli zapisnik. Vključite svoje ime na seznam udeležencev in v oklepajih po svojem imenu reci, da ste vzeli zapisnik. Druga možnost je, da se na koncu dokumenta lahko odjavite s pisanjem "V skladu s tem", ki ji sledi vaše ime.

• Preden jih pošljete, pred pospravite zapisnik. Vprašajte nekoga drugega, ki se je udeležil, da jih tudi pogleda. Povedal vam bo lahko, če bi pomotoma kaj storili.
• Pošljite jih osebi, ki je vodila sestanek, razen če mu ni bilo naročeno.