Kako napisati učinkovite e-pošte

01 Najprej upoštevajte sporočilo in prejemnika

Nato upoštevajte vidik prejemnika. Katere informacije potrebuje za ukrepanje ali razumevanje vašega sporočila? Navedite potrebne (vendar ne pretirane) informacije o ozadju. Upoštevajte tudi ustrezno etiketo za ta določen prejemnik. Emoticons in okrajšave, kot so OMG ali LOL, niso primerne za aplikacije za delo in večino poslovnih e-poštnih sporočil.

02 Napišite opisno e-poštno linijo e-pošte

Ko napišete e-poštno sporočilo, ne napišite nekaj nejasnega v vrstici vrstic, na primer »hi« ali »delo na domu« ali pustite prazno. E-poštna sporočila s to vrsto zadevne vrstice imajo dobre možnosti, da se končajo v polju neželene pošte prejemnika ali se preprosto prezrejo. Če se prijavljate za delo, v naslovno vrstico postavite ime položaja. Če je e-poštni naslov kolegi, naredite svojo vsebino v kratkem stavek, ki povzema namen sporočila. Druga prednost pisanja opisne vrstice je, da boste lažje našli v mapi »Prejeto«, če jo boste pozneje morali iskati. Nekaj ​​z e-poštno vrstico, kot je »Vprašanje«, ne bo pa koristno.

03 Pozdravite prejemnika

Če poznate ime vašega prejemnika, vendar ga osebno ne poznate, pozdravite z naslovom, npr. Dragi gospa Brunelli. (Uporabite "Ms." za ženske, ko se prepričate, ali je "gospa" ali "gospa" primerna.) Če niste prepričani o spolu, preprosto uporabite ime in priimek, npr. Dear Chris Smith. Če ne poznate imena osebe, začnite svojo e-pošto brez pozdrava ali uporabite preprost pozdrav, npr. Pozdravljeni, Lep pozdrav, Spoštovani upravitelj, itd.

Če je e-poštno sporočilo kolegi ali drugemu, ki ga poznate, uporabite ime, ki ga boste uporabili osebno ali v telefonu.

04 Uporabi pravilne slovnice in interpunkcije

Zelo pomembno je, da v e-pošti uporabite pravilno slovnico. Bralci zavestno ali podzavestno kaznujejo pošiljatelje za slovnične napake.

• Sankcije, ki se izvajajo - ko napišete e-pošto, ne upoštevajte obdobij. Ta majhna pavza bralcem omogoča, da v besedah ​​pomenijo besede. Kratki stavki omogočajo več teh majhnih premorov. Razbijanje dolgih stavkov, tudi če niso tehnično izvedeni stavki.
• Commas - Preveč ali preveč zapovedi je lahko zmedeno. Naučite se pravilno uporabljati vejico.
• Sporazum o verjetnem grškem jeziku - Kazni s tovrstno napako so rdeče zastave za delodajalce, ki iščejo kandidate z dobrimi komunikacijskimi sposobnostmi. Pravila pregleda za sporazum o verjetnem glagolu.

05 Preverite črkovanje in kapitalizacijo

Uporabite preverjanje črkovanja, vendar se ne zanašajte na to. Preveritelj črkovanja ne bo ujel "oni" za "" ali "tam" za "svoje", in ta vrsta napake kaže na neprevidnost. Ne uporabljajte besedilnih okrajšav, kot je "u" za "vi" ali "tho" za "čeprav".

Uporabi pravilne kapitalizacije. Večina ljudi ve, da izkoristijo začetek stavka in ustrezne imenike, a mnogi to ne delajo v e-poštnih sporočilih. Pokažite, da vam ni všeč, da vzamete ta dodaten del sekunde, da zadete s tipko Shift. Po drugi strani pa lahko preveč velikih črk odvrne od bralca. Izogibajte se pisanju besednih zvez v vseh zgornjih oznakah (ki mnogi interpretirajo kot ekvivalent kričanja osebno), prav tako pa je treba poudariti prvo črko besed, ki niso na začetku stavka ali ustreznih samostalnikov.

06 Uporabite preprosto oblikovanje v e-pošti

Ne pozabite, da se vsi e-poštni programi prikazujejo drugače. Tisto, kar izgleda popolnoma poravnano na vašem zaslonu, se lahko prikazuje na nečem drugem. Izogibajte se temu, da v e-poštnem sporočilu ne preglejte visoko oblikovanega besedilnega dokumenta za obdelavo besedil, kot je povzetek ali spremno pismo. Uporabite dokumente, napisane v obliki navadnega besedila.

Odstrani odstavke. Tako kot obdobja, odstavni odstavki dajejo bralcu oči počitek. Nekdo, ki bere e-pošto na mobilni telefon, bo imel koristi od kratkih odstavkov. Bodite previdni, da še vedno upoštevate osnovna pravila glede odstavkov.

07 Be Concise

Razmišljajoča e-poštna sporočila, ki pokopljejo točko, so vložena in sčasoma pozabljena. Ali še huje, so morda napačno razumljeni. Naredite svoj namen jasno, z uporabo jedrnatega jezika.

• Odpravite Wordiness - pisati z aktivnimi glagoli. "Jack mi je poslal obrazce" uporablja aktivni glagol. "Obrazci so mi poslali Jack" je pasiven. Pasivna oblika uporablja le še nekaj besed, vendar se doda. Bolj kot to zahteva od bralcev, da preuredijo ideje v svoje glave.
• Držite se točke - upirajte skušnjavo, da dodate tuja obvestila ali ideje. Shranite jih za drugo e-pošto.
• Uporabite oznake točk - to omogoča, da vaš bralec uporabi vizualne sledi, da se zavzame, kar je pomembno. Ampak, če ste v dvomih o tem, kako bodo kazali prikazane, uporabite zvezde ali vezaje, da ustvarite oznake.

08 Prijava e-pošte ustrezno

Če vaš e-poštni naslov privzeto ustreza standardnemu podpisu, se prepričajte, da je primerno za določeno e-poštno sporočilo, ki ga pošiljate. Podpisi s političnimi izjavami ali imena in starosti vaših otrok so v redu za osebni e-poštni naslov, vendar za delo uporabljate manj oseben podpis. Odvisno od vaše zaposlitve in delodajalca lahko še vedno prilagodite svoj e-poštni podpis s ponudbo. Izberi nekaj ne-kontroverznega. Če iščete zaposlitev, uporabite svoj podpis, da podate ustrezne kontaktne informacije brez kakršnih koli ponudb ali dodatne osebnosti.

09 Ponovno preberi / ponovno preberi pred pošiljanjem Pošlji

Preverite, ali so črkovanje in ločila napačne, preden pošljete sporočilo. Če v e-poštnem sporočilu najdete napako za aplikacijo za delo, jo popravite, nato pa še enkrat ponovite, preden pošljete sporočilo. Ampak tudi ponovite za vsebino. Če je vaš e-poštni naslov dolgo, razmislite o načinih, kako narediti bolj jedrnat. In če je vaš e-poštni naslov sporen ali je bil napisan v jezo, kliknite Shrani ne pošlji. Vrnite se k njej nekaj ur ali en dan kasneje in preverite, ali ga še vedno želite poslati.

Pred pošiljanjem e-pošte se to lahko zdi veliko, vendar če pošiljate učinkovite e-pošte in učinkoviteje organizirate e-pošto, boste ugotovili, da imate dejansko več časa.